Quand vous envoyez un courrier professionnel ou privé à un groupe de personnes, vous souhaitez sans doute le personnaliser afin de le rendre plus convivial. Ainsi, un destinataire sera plus attentif si le texte commence par citer son nom. De plus, avec les fonctions avancées de mailing que Word vous offre, vous pouvez créer des courriers encore plus ciblés en ajoutant, par exemple, des paragraphes sélectifs, envoyés seulement à certaines personnes. Pour cela, vous allez mêler deux éléments : une lettre type, sorte de squelette où se trouvent les éléments communs à tous les destinataires et une base de données. C’est lors de la dernière étape du processus, la fusion proprement dite, que les contenus de la base seront insérés dans les courriers adressés aux différentes personnes.
01. Préparez la liste de destinataires
Il est possible d’utiliser la liste des contacts Outlook ou Outlook Express comme liste des destinataires. Mais, pour notre exemple, nous exploiterons plutôt une feuille Excel et cela pour deux raisons. D’abord, c’est souvent sous cette forme que se présentent les fichiers clients. Enfin, une feuille de calcul peut, plus facilement qu’une base de contacts, recevoir des champs dont le contenu peut influer sur le contenu du message. Ainsi, un paragraphe ne sera envoyé qu’aux destinataires ayant commandé une certaine quantité de produits. Il faut, bien entendu, qu’un des champs de votre base contienne les adresses mail de vos destinataires. Attention : pour faciliter la création du mailing, vous devez vous assurer que votre feuille Excel ne contient aucun nom de champ. Pour cela, dans Excel, activez le menu Formules, cliquez sur Gestionnaire de noms. Pour chaque nom apparaissant dans la fenêtre, sélectionnez-le, cliquez sur Supprimer et validez par Oui. Quand vous avez terminé, cliquez sur Fermer. Une fois votre base constituée, fermez le classeur Excel et revenez dans Word.
02. Créez la lettre type
Lancez Word et ouvrez le document type (ou créez-le de toutes pièces). Ce dernier doit contenir l’ensemble des éléments invariables, ceux qui sont les mêmes pour tous les destinataires. Pour éviter des coupures de lignes disgracieuses, évitez de placer en fin de ligne les données de longueur imprévisible, comme les noms de personnes.
03. Reliez la lettre au fichier de destinataires
Activez le menu Publipostage puis cliquez sur Démarrer la fusion et le publipostage. Dans la liste qui s’affiche, sélectionnez Messages électroniques. Cliquez maintenant sur Sélection des destinataires et choisissez Utiliser la liste existante. Dans la fenêtre qui s’affiche, parcourez l’arborescence de votre disque dur et ouvrez la feuille Excel que vous avez préparée à l’étape 01. Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez votre feuille Excel (son nom est suivi du caractère “ $ ”) puis cliquez sur OK.
04. Spécifiez les destinataires concernés
Si vous comptez envoyer votre mailing à toutes les personnes de la base, ignorez cette étape. Sinon, cliquez sur Sélection des destinataires. Vous avez alors plusieurs méthodes pour filtrer les destinataires. Pour une sélection arbitraire, décochez simplement les personnes à exclure de votre envoi. Si vous voulez appliquer un critère de sélection, par exemple Ville=Paris, cliquez sur le petit triangle placé dans l’en-tête de la colonne Ville. Dans la liste qui s’affiche, cliquez sur Avancées. Modifiez les listes afin d’obtenir VILLE, Egal à, Paris. En exploitant les opérateurs Et, Ou…, vous pouvez ainsi combiner les critères (personnes habitant Paris ET âgées de plus de 30 ans). Cliquez sur OK pour valider. Vous avez alors un aperçu de la liste de vos futurs destinataires. Vous constatez que le triangle dans l’en-tête de la colonne Ville est maintenant coloré en gris, afin de vous rappeler que vous avez posé un filtre sur ce critère. Pour afficher de nouveau tous vos destinataires, cliquez sur ce triangle et choisissez Tout. Vous pouvez également trier la liste de destinataires sur n’importe quel champ en cliquant sur son en-tête, mais cela ne modifie pas le nombre de courriers obtenus.
05. Ajoutez les codes de champ
Vous allez maintenant incorporer, dans votre lettre, des codes spéciaux. Lors de la création des mails, ces codes seront remplacés par les valeurs lues dans la base. Ainsi, le champ Nom sera remplacé, dans chaque mail, par le patronyme de son destinataire. Commencez par placer le point d’insertion là où le champ doit s’insérer, puis cliquez sur Insérer un champ de fusion. Dans la fenêtre qui apparaît, cochez Champs de la base de données. Sélectionnez par exemple GENRE (Monsieur, Madame ou Mademoiselle) et cliquez sur Insérer. Dans la lettre type, le nom du champ apparaît entouré de chevrons. Procédez de même pour ajouter, après le code GENRE, les codes PRENOM et NOM en laissant un espace entre chacun.
06. Insérez une clause facultative
Vous souhaitez offrir une remise de 15 % aux bons clients : ceux dont les commandes de l’année dernière dépassent 1 000 euros. Il faut, bien entendu, que ce montant soit un des champs de votre base de données. Placez le point d’insertion là où doit apparaître la clause et, dans le ruban, cliquez sur Règles, puis choisissez Si… Alors… Sinon (vous reconnaissez peut-être le célèbre If… then… else apprécié de tout programmeur). Sous le champ SI, modifiez les listes de façon à obtenir Commande, Est supérieur à, 1000. Dans le champ Insérer… saisissez le texte que ne doivent recevoir que les bons clients. Éventuellement, ajoutez un texte pour les autres, puis validez par OK. Le texte que vous avez tapé n’est probablement pas affiché : c’est normal.
07. Faites une répétition
Avant de lancer les mails, vous souhaitez sans doute savoir à quoi ressembleront vos courriers. Cela vous permettra peut-être d’éviter des aberrations du type “ Chère madame Maurice Dupont ”, qui indisposent généralement leurs destinataires. Dans le ruban, cliquez sur Aperçu des résultats. Le bouton s’enfonce et prend une couleur orangée. Les codes de champ sont alors remplacés par le contenu de la base. Pour faire défiler les destinataires, utilisez les boutons de type “ magnétoscope ” (Premier, Précédent, Suivant, Dernier) placés dans le ruban. Faites défiler la base : vous constaterez que le paragraphe optionnel que vous avez ajouté à l’étape précédente n’apparaît que pour les personnes concernées. Cliquez de nouveau sur le bouton Aperçu des résultats pour quitter ce mode.Le bouton reprend sa couleur d’origine.
08. Lancez la fusion
Si l’aperçu des résultats est satisfaisant, vous pouvez lancer la fusion (sous-entendu : fusion entre la lettre type et la base de données). Commencez, si ce n’est pas encore fait, par enregistrer la lettre type, non comme modèle mais comme un document ordinaire. Assurez-vous que vous n’êtes plus en mode Aperçu des résultats et cliquez sur Terminer et fusionner, puis choisissez Envoyer des messages électroniques. Dans la liste À, sélectionnez le champ contenant l’adresse électronique de vos destinataires. À noter que si ce champ s’appelle Mail, Word le reconnaît et le sélectionne automatiquement. Saisissez un texte pour indiquer l’objet de votre message, puis choisissez un format pour vos messages. Si votre courrier type ne comporte aucun enrichissement typographique ni image, choisissez Texte brut. Dans le cas contraire, optez pour HTML. Évitez le format Pièce jointe : vous obligeriez vos destinataires à ouvrir le fichier attaché pour lire votre message. Enfin, cliquez sur OK. Votre logiciel de messagerie se lance automatiquement et chaque destinataire reçoit alors son mail personnalisé.
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