Étape 1 : essayez l’outil de navigation rapide
Peu d’utilisateurs le connaissent. Pourtant, il est simple à exploiter et permet de se déplacer facilement de page en page, ou de commentaire en commentaire.1 Regardez tout en bas à droite de la fenêtre de Word, sous la barre de défilement verticale. Vous verrez trois boutons.2 Le bouton rond, au milieu, permet de choisir le mode de navigation. Cliquez dessus, puis choisissez un mode de défilement, par exemple Parcourir par page.3 Désormais, chaque clic sur les boutons qui encadrent ce bouton rond vous fait avancer ? ou reculer ? d’une page (dans notre exemple), ou d’une note, ou encore d’une illustration, si vous choisissez un autre mode de navigation.
Étape 2 : insérez des signets
Comme dans un gros roman de plage, vous pouvez insérer des signets dans un document, puis y accéder immédiatement.1 Pour poser un signet, placez le point d’insertion à l’endroit de votre choix, puis, dans le menu Insertion, cliquez sur Signet. Saisissez un nom pour le signet (ce nom ne doit pas comporter d’espace, remplacez-les par le tiret du 8), puis cliquez sur Ajouter.2 Vous voulez accéder à un signet ? Appuyez sur F5. Dans la liste Atteindre, cliquez sur Signet, choisissez-le dans la liste de droite et cliquez sur Atteindre, puis sur Fermer.3 Moins simple, mais plus rapide pour accéder directement à un signet : utilisez des liens hypertextes. Au début de votre document, saisissez un mot (de préférence en rapport avec le signet) et sélectionnez-le. Dans le menu Insertion, cliquez sur le bouton Lien hypertexte. Dans le volet Lier à, cliquez sur Emplacement dans ce document. La liste des signets du texte s’affiche. Choisissez-en un, ici Bugdet dépassé et cliquez sur OK.Désormais, le mot que vous aviez sélectionné est en bleu et souligné (comme un lien sur les pages Web). Maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur ce lien : vous accédez immédiatement au signet correspondant. Bien entendu, vous pouvez mettre plusieurs hyperliens de ce type en tête de votre fichier : vous aurez ainsi un accès facile aux différentes parties de votre document.
Étape 3 : affichez l’Explorateur de documents
Word peut ouvrir, sur la gauche de votre document, un volet où ne figureront que les titres de chapitre.1 Pour cela, dans le menu Affichage, cochez Volet de navigation. Dans ce volet, il suffit de cliquer sur un titre de chapitre pour que ce dernier s’affiche immédiatement dans la fenêtre principale.2 Si vous ne voyez rien s’afficher dans le volet de navigation, c’est que Word n’a pas reconnu la structure de votre texte. Vous allez l’aider en attribuant aux titres des styles prédéfinis : le style Titre1 pour les têtes de chapitres, Titre2 pour les sous-chapitres et ainsi de suite (vous pouvez créer ainsi jusqu’à neuf niveaux hiérarchiques !). Pour attribuer un style à un titre, sélectionnez ce dernier et, dans le menu Accueil, cliquez sur Titre1 (ou Titre2, Titre3…). Toutes les lignes ainsi “ stylées ” seront maintenant visibles dans le volet de navigation.3 Le Volet de navigation permet aussi de balayer facilement un document (structuré ou non) comportant de nombreuses images ou illustrations. Vous allez, pour cela, afficher des miniatures de vos pages (comme le font les lecteurs de PDF). Dans le Volet de navigation, cliquez sur l’icône du milieu (Parcourir les pages…). Ici aussi, un clic sur une miniature sélectionne immédiatement la page correspondante.
Étape 4 : et avec Excel 2010 ?
Un bon moyen d’explorer des documents avec Excel 2010 est de nommer des champs. C’est presque l’équivalent des signets dans Word : vous pouvez donner un nom à une cellule ou une plage de cellules quelconque, ce qui vous permettra de l’atteindre rapidement.1 Pour attribuer un nom à un champ de cellules, sélectionnez ce champ et tapez le nom (au moins quatre lettres) en haut à gauche de la fenêtre d’Excel, au-dessus de l’en-tête de la colonne A et validez par Entrée. Par exemple, nous nommons Pommes le champ B2:B6.2 Vous pouvez sélectionner rapidement une zone que vous avez déjà nommée. Pour cela, déroulez la liste au-dessus de la colonne A et choisissez un nom. Les champs nommés peuvent librement se chevaucher. Sachez que vous pouvez attribuer plusieurs noms à la même cellule.3 Autre technique pour atteindre un champ nommé : appuyez sur F5. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez un nom, ici Pommes et cliquez sur OK.4 Vous pouvez aussi placer, dans un classeur Excel, des hyperliens vers un champ nommé. La marche à suivre étant quasiment la même que pour Word, nous ne la détaillerons pas ici.
🔴 Pour ne manquer aucune actualité de 01net, suivez-nous sur Google Actualités et WhatsApp.
