Exploiter les fonctions de Gmail

À l’origine, Gmail n’était qu’un service permettant à tout internaute, moyennant la création d’un compte gratuit, de lire et d’envoyer ses mails à partir de n’importe quel ordinateur connecté à Internet, un simple navigateur étant suffisant. Gmail s’est enrichi au fur et à mesure des versions, et a emprunté de nombreuses fonctions aux “ grands ” logiciels de messagerie, tel Outlook. Toutefois, ce service n’est pas encore exempt de défauts : il lui manque encore quelques fonctions élémentaires, comme le simple tri des messages selon le critère de son choix ou la création de dossiers de mails. Voici quelques manipulations souvent méconnues qui vous permettront de l’utiliser plus confortablement.

Créez une nouvelle fenêtre

Normalement, quand vous créez un nouveau message, la fenêtre consacrée à ce dernier masque la liste des messages reçus. Pour écrire votre courrier en gardant affichée la Boîte de réception, maintenez la touche Maj quand vous cliquez sur Nouveau message.

Retrouvez l’heure d’envoi et de réception

Gmail ne vous donne l’heure de réception des messages que pour ceux parvenus le jour-même. Pour les autres, il n’affiche que la date. Si vous souhaitez connaître aussi l’heure de réception de ces messages, laissez le pointeur de la souris sur la date de réception : une infobulle affiche l’heure. Cette astuce marche aussi pour les messages envoyés et les brouillons.

Envoyez plusieurs pièces jointes

Jusqu’à maintenant, quand vous vouliez ajouter une dizaine de fichiers en tant que pièces jointes, vous deviez les ajouter une par une via le lien Ajouter un autre fichier. Désormais, Gmail vous permet de joindre d’un seul coup un groupe de fichiers. Dans une fenêtre de messages, cliquez sur le lien (mal nommé !) Joindre un fichier. La fenêtre de sélection de fichiers s’ouvre. Pour en sélectionner plusieurs, maintenez la touche Ctrl et cliquez sur chaque fichier à sélectionner. S’ils sont voisins, cliquez sur le premier, maintenez la touche Maj et cliquez sur le dernier. Enfin, validez par Ouvrir. Une barre de progression indique l’avancement de l’opération.

Affectez des libellés à vos messages

Avec les logiciels de retouche d’images, vous pouvez mettre des étiquettes sur des clichés (Vacances, Bretagne, Martine…) afin de les retrouver plus facilement. Gmail vous permet de faire la même chose sur les messages que vous avez reçus. Vous devez au préalable créer des libellés (catégories), par exemple Urgent et Personnel. Dans l’écran principal de la boîte de réception, cliquez sur Libellés et choisissez Gérer les libellés. Dans le champ Créer un libellé, tapez Urgent et validez par OK. Dans ce même champ, tapez maintenant Personnel et validez. Cliquez sur Boîte de réception pour afficher tous vos messages. Cochez les courriers auxquels vous voulez affecter une catégorie. Cliquez sur Libellés, cochez une ou plusieurs catégories et sélectionnez Appliquer. La catégorie apparaît désormais devant l’objet des messages. Pour n’afficher que les courriers affectés d’un libellé, cliquez sur ce dernier dans la zone Libellés, dans le volet de gauche de l’écran.

Colorez les libellés

Vous rendrez plus visibles les courriers affectés d’un libellé si ces derniers sont en couleur. Pour y parvenir, vous devez passer non pas par le bouton Libellés, mais par la zone Libellés, dans le volet gauche de la fenêtre. Dans cette zone, cliquez sur le petit triangle placé à droite du libellé à colorer et choisissez une teinte dans la palette ouverte. Aussitôt, les libellés dans la Boîte de réception sont colorés.

Créez votre signature

Sur votre demande, Gmail peut ajouter, à la fin de chaque courrier envoyé, une signature personnalisée et votre photo. Pour cela, cliquez sur le lien Paramètres en haut à gauche. Dans le champ Signature, cochez l’option en face de la zone de texte puis tapez votre signature dans cette zone. Dans le champ Mon image, cochez l’option Visible par tous et cliquez sur Modifier l’image. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez successivement Poste de travail puis Parcourir et choisissez une photo au format JPG, GIF ou PNG. Enfin, faites défiler l’écran vers le bas et cliquez sur Enregistrer les modifications.

Filtrez les courriers

Comme un logiciel de messagerie classique, Gmail vous permet de créer des règles qui s’appliqueront automatiquement à vos courriers reçus en fonction de leur contenu. Nous illustrerons cette technique avec un exemple : l’attribution automatique du libellé Spam probable à tous les messages contenant le mot Gratuit. Commencez par créer le libellé Spam probable. Pour créer la règle, cliquez sur le lien Paramètres dans l’écran principal (voir étape 04), puis activez l’onglet Filtres. Cliquez sur Créer un filtre. Vous allez maintenant préciser quels sont les messages à prendre en compte. Ici, nous éliminons tous les mails contenant le mot Gratuit, car il s’agit probablement de courriers publicitaires. Dans le champ Contenant les mots, tapez Gratuit, puis cliquez sur Étape suivante. Cochez l’option Appliquer le libellé et, dans la liste voisine, choisissez Spam probable. Enfin, cliquez sur Créer le filtre. Ce dernier est automatiquement activé. Désormais, tout mail reçu contenant le mot Gratuit recevra le libellé Spam probable.

Archivez vos messages

Pour faire régulièrement le ménage dans votre Boîte de réception, vous envoyez probablement à la Corbeille les courriers que vous avez lus. Mais savez-vous que les mails que vous y placez sont automatiquement effacés au bout de trente jours ? Au contraire, les courriers archivés ne sont effacés que sur votre demande. Pour archiver un groupe de messages, sélectionnez-les et cliquez sur Archiver. Pour rendre visibles les mails archivés, sélectionnez Tous les messages dans le volet de gauche.

Exploitez les raccourcis clavier

Gmail propose plusieurs raccourcis clavier capables de vous faire gagner du temps. Mais, avant de les utiliser, vous devez d’abord les activer. Pour cela, cliquez sur le lien Paramètres. Activez l’onglet Général, cochez l’option Activer les raccourcis clavier. Faites défiler la fenêtre vers le bas et activez Enregistrer les modifications.Désormais, dans la fenêtre principale de Gmail, tapez c pour créer un message, ou / pour rechercher un texte dans les messages. Pour consulter la liste des raccourcis clavier existants, nous vous proposons une astuce non documentée : tapez ? dans l’écran principal.

Utilisez le répondeur automatique

Si vous êtes absent, il est peut-être utile de prévenir vos correspondants que vous ne lirez pas leur courrier dès réception. Pour cela, dans la fenêtre principale, cliquez sur Paramètres. Dans la zone Répondeur automatique, cochez Répondeur activé. Saisissez un objet de message, par exemple Réponse automatique, puis le message lui-même. Enfin, faites défiler l’écran jusqu’en bas et cliquez sur Enregistrer les modifications.

Stockez des documents en ligne

L’extension gratuite Gmail Drive Shell Extension permet de transformer l’espace du compte Gmail en un disque dur virtuel, accessible en ligne de n’importe quel PC. Téléchargez cette extension sur www.clubic.com et installez-la. Vous disposez d’un espace de stockage en ligne, de la taille de votre webmail (plus de 7 Go), pour sauvegarder vos fichiers (20 Mo max). Pour y accéder, vous devrez indiquer votre nom d’utilisateur et votre mot de passe Gmail. Attention, GmailDrive ne dépend pas de Google, le service peut donc s’arrêter à tout moment.

Essayez les nouveautés du laboratoire

Google met à votre disposition les projets en cours de tests. Non garantis, ils peuvent rendre service. Cliquez sur Paramètres dans la page d’accueil, puis activez l’onglet Labs. La fonction Hors connexion, par exemple, vous permet de consulter vos mails sans être relié à Internet.