-Listez les derniers fichiers usités
-Comme la plupart des logiciels courants, Excel affiche la liste des derniers fichiers utilisés. Ceux-ci apparaissent dans la partie inférieure du menu Fichier. Néanmoins, la liste est très vite insuffisante (elle est limitée à quatre dans le cas d’Excel 97). Pour l’augmenter, sélectionnez le menu Outils puis la commande Options. Choisissez l’onglet Général. Saisissez le nombre souhaité dans le champ intitulé Liste des derniers fichiers utilisés. Attention, cette modification ne prendra effet qu’au prochain lancement du tableur.
-Spécifiez votre police de caractères
-Généralement, on travaille avec la même police de caractères pour mettre en forme ses feuilles de calcul. Lorsque la police ne correspond pas à celle définie par défaut il faut, à chaque fois, créer un classeur et indiquer quel caractère utiliser. Pour éviter ce travail répétitif, choisissez la commande Outils/Options puis l’onglet Général. Dans la liste déroulante Police standard, choisissez celle que vous souhaitez employer systématiquement. Remarquez qu’il vous est également possible de sélectionner un corps par défaut.
-Automatisez la saisie des données
-Listes de contacts, postes budgétaires… Il est fastidieux d’avoir à taper régulièrement les mêmes séries de données. Surtout lorsque le tableur est capable d’automatiser cette tâche. Pour cela, sélectionnez Outils/ Options, puis cliquez sur l’onglet Listes pers. Dans Listes personnalisées, choisissez Nouvelle liste et cliquez sur [ajouter]. Saisissez les entrées devant alimenter la liste. Pour insérer la liste de données dans une feuille de calcul, tapez la première entrée, puis lorsque le pointeur prend la forme d’une croix, étendez la sélection.
-Adaptez les menus à vos besoins
-En plus des barres d’outils Standard et Mise en forme, Excel en dispose de nombreuses autres dans lesquelles sont regroupées des icônes donnant accès à des commandes. Pour les afficher, il suffit de sélectionner la commande Personnaliser du menu Outils et de choisir l’onglet Barres d’outils. Ensuite, cochez la case associée à la barre d’outils que vous désirez faire apparaître, puis cliquez sur le bouton [ok].-Il est possible d’ajouter aisément des icônes aux barres d’outils. Commencez par sélectionner une barre d’outils comme indiqué précédemment. Puis, choisissez Outils/Personnaliser, et cliquez sur l’onglet Commandes. Sélectionnez la catégorie qui vous intéresse, puis cliquez sur la commande à ajouter. Sans relâcher le bouton de la souris, effectuez un glisser-lâcher de la commande vers la barre d’outils dans laquelle l’icône doit s’insérer.
-Créez des formats personnalisés
-Excel dispose d’un très grand nombre de formats d’affichage prédéfinis. Ainsi, en appliquant le format monétaire, le tableur peut, par exemple, ajouter au nombre saisi un symbole monétaire. Il est également possible de créer des formats personnalisés. Voici comment définir un format monétaire qui affiche les nombres entrés en KF, c’est-à-dire en kilofrancs. Optez pour la commande Format/Cellule puis l’onglet Nombre. Cliquez sur la catégorie Personnalisé et saisissez, dans la zone Type, le format suivant : # ##0 ” KF”.
-Travaillez à plusieurs sur un classeur
-Pour faciliter le travail de groupe, plusieurs utilisateurs peuvent exploiter un même classeur, successivement et même simultanément. Dans ce dernier cas, il faut disposer d’un réseau local et paramétrer Excel en conséquence. Choisissez la commande Outils/Partage du classeur Excel. Dans l’onglet Modification, cochez la case [permettre une modification multi-utilisateur…]. Il est également possible de suivre les contributions apportées par chacun des utilisateurs du classeur. Pour cela, dans le menu Outils, optez pour la commande Suivi des modifications/Afficher les modifications. Dans la fenêtre qui apparaît, cochez la case [suivre les modifications au fur et à mesure. Le classeur est partagé].
-Enregistrez des macrocommandes
-Lorsque aucune commande ne répond à votre besoin, vous pouvez toujours élaborer un petit programme, c’est-à-dire une macrocommande. Voici comment réaliser une macro chargée de mettre en forme une portion de texte de la façon suivante : mise en gras, soulignement, police de caractères Arial de taille 20. Commencez par sélectionner la commande Outils/Macro/Nouvelle Macro. Donnez-lui un nom (titre, par exemple), et cliquez sur [OK]. Effectuez alors les actions à enregistrer (mise en gras, choix de la police de caractères, etc.), puis cliquez sur l’icône Arrêter l’enregistrement de la barre d’outils Macro. Pour lancer cette macro, il suffit de choisir la commande Outils/Macro/Macros, puis de sélectionner la macro à exécuter.
-Naviguez dans les feuilles de calcul
-Il n’est pas toujours évident de localiser une donnée dans un classeur qui contient un grand nombre d’informations. Pour y parvenir facilement, il faut concevoir des liens hypertextes grâce auxquels on navigue directement vers telle ou telle partie du classeur. Commencez par vous positionner sur la cellule devant contenir le lien hypertexte. Effectuez un clic droit et choisissez Lien hypertexte. Dans la fenêtre Insérer un lien hypertexte, cliquez sur [signet]. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez la référence de la cellule vers laquelle doit pointer le lien hypertexte et sélectionnez sa feuille de calcul. Après avoir cliqué deux fois sur [ok], vous constaterez que la cellule se présente sous la forme d’un lien hypertexte.
-Ajustez la mise en page
-Afin qu’une feuille de calcul soit correctement imprimée, il convient d’intervenir sur la mise en page. Première chose : définir une zone d’impression dans laquelle ne figurent que les données pour lesquelles vous avez besoin d’obtenir une sortie papier. Pour cela, sélectionnez la plage de données à imprimer, puis choisissez la commande Fichier/Zone d’impression/ Définir. Ensuite, lancez un aperçu avant impression. Si vous constatez que des lignes ou des colonnes débordent sur une autre page, cliquez sur [page] et choisissez l’onglet Page. Dans la zone Echelle, effectuez les réglages nécessaires (ajustement du nombre de pages en hauteur et en largeur), puis contrôlez le résultat par un aperçu avant impression.
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