L’aventure commence au moment de la rédaction du cahier des charges. Il devra donner des objectifs précis et clarifier les moyens à mettre en oeuvre, humains, financiers et fonctionnels. “Bien avant de nous décider sur le progiciel, nous avions compris qu’il nous fallait un configurateur [logiciel de paramétrage, Ndlr], rapporte Stéphane Sabattier, responsable informatique de Leygatech, car notre métier n’a rien à voir avec l’assemblage, ce que font traditionnellement les PGI. Nous devions donc l’adapter assez profondément à notre activité.”vant la mise en oeuvre, la création de l’équipe du projet, nommément constituée, devra, tout comme le calcul du budget, tenir compte des missions à remplir : pilotage par la direction, développements informatiques, administration des droits des utilisateurs, conseils internes ou externes, ressaisie des données (un travail souvent sous-estimé), formation des utilisateurs, communication interne. Dans son ouvrage Piloter un projet ERP, Jean-Luc Deixonne insiste sur la gestion de ce dernier point, “trop souvent le parent pauvre des projets de systèmes d’information”. Il faudra savoir convaincre, mais aussi écouter. Durant la mise en place, en effet, l’adaptation devient le maître mot, à la fois pour assouplir le projet au vu des premiers résultats et pour changer les habitudes quand il le faut. Les utilisateurs, ou au moins certains d’entre eux, devront être consultés pour déterminer ce qui devra être modifié et ce qui pourra être conservé.“Nous avons consulté les utilisateurs clés, témoigne Stéphane Sabattier. Mais nous ne pouvions pas non plus faire des réunions toutes les cinq minutes. Parfois, nous avons dû trancher.”
Des bénéfices qualitatifs
ette volonté qui doit être affichée par la direction est d’autant plus nécessaire que le retour sur investissement d’un PGI est difficile à mesurer, voire subjectif. “Si l’entreprise cherche des effets bénéfiques à court terme, c’est une erreur”, affirme Francesco Vigorito, directeur d’agence de Hopen, une SSII. Même les éditeurs restent évasifs sur ce point pourtant crucial. Les bénéfices attendus concernent l’accès à l’information, l’allégement du travail du service administratif, comptable en particulier, et un suivi plus fin de l’activité, autant de paramètres qualitatifs. Il en va de même pour ce que l’on appelle parfois la deuxième génération de PGI : gestion de la relation client (GRC), gestion de la chaîne logistique ou commerce électronique. Les entreprises notent en général une réduction des erreurs de commandes, de livraisons ou de suivi des fournisseurs. Il semble très difficile en revanche de quantifier l’effet bénéfique de cette huile dans les rouages.
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