Comment gérer au mieux le parc immobilier d’une société ? En 1997, Europay International se trouve confronté au problème d’une augmentation d’effectif et de l’épuisement de réserves foncières. Après la rénovation de 14 000 m2 de locaux et la location de 9 000 m2 supplémentaires, la société décide de s’équiper d’un logiciel de gestion pour rationaliser l’occupation de l’espace et les travaux de déménagement. “Nous souhaitions un outil qui gère les objets et leurs attributs de manière native, à l’opposé des concepts d’Autocad”, explique Roger-Jacques Flandin, directeur intérimaire d’Europay International.
Générer des informations chiffrées à partir d’un seul outil
C’est Building One, de l’éditeur Absia, qui sera choisi, un outil pour la gestion des espaces et des occupants, ainsi que son module associé, Project One, pour la simulation d’aménagement et de déménagement. “C’est un des rares logiciels sur le marché qui permette de faire de la simulation sur la base d’objets réels, estime Jean-Luc Stavaux, consultant services généraux pour Europay International, détaché par la société Total Office Management (TOM). Il suffit ensuite de valider le projet simulé pour qu’il devienne réel. La base de données est alors automatiquement mise à jour et les bons de travaux sont édités.”Surfaces disponibles, définition des locaux, implantation des personnes, répartition des surfaces par services, gestion des équipements du mobilier et même des plans de secours, Europay International gère l’ensemble de ces données avec Building One. “L’intérêt est de pouvoir générer des informations chiffrées à partir d’un seul outil et, à terme, de refacturer l’occupation de l’espace aux différents services”, illustre Roger-Jacques Flandin. D’ici à trois mois, le module Cabling One sera installé pour la gestion du câblage voix-données. Quant à l’inventaire et la gestion de parc informatique, ce sera pour la fin de l’année.
Building One est basé sur un système d’information géographique (SIG) orienté objet, développé par APIC. Installé sur un PC standard fonctionnant avec Windows NT, l’outil s’alimente en informations concernant les ressources humaines contenues dans SAP R/3, par l’intermédiaire de fichiers Excel. Tous les plans au format Autocad ont pu être récupérés et le logiciel qui gère le mobilier et l’inventaire informatique communiquera avec Building One par le tableur de Microsoft. “Nous avons mis en place des consignes avec nos fournisseurs de manière à pouvoir intégrer leurs plans dans Building One sans difficulté”, ajoute Jean-Luc Stavaux.
Europay International a préféré déléguer à TOM la création de la base de données et l’exploitation de l’outil pour la phase de déménagement. “Il faut avoir une bonne formation pour maîtriser l’outil ou, au moins, être familiarisé avec les logiciels de création et de représentation 3D”, confirme Jean-Luc Stavaux. “Nous pourrions même externaliser l’exploitation quotidienne qui demande certaines compétences”, renchérit Roger-Jacques Flandin.
D’ores et déjà, 22 000 m2 de locaux sont gérés à l’aide de Building One, et près de 1 000 déménagements ont été effectués. La société estime entre 40 et 50 le nombre de déménagements par mois, après l’emménagement dans les locaux rénovés.
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