Depuis 1997, l’enseigne de parapharmacie et de beauté utilisait un logiciel spécifique à la gestion des pharmacies. “Cela s’expliquait par le parcours de notre PDG, issu du monde de la pharmacie. De plus, avant mon arrivée dans la société, il n’existait pas de service informatique, les choix étaient faits par la direction générale”, explique Ba-Son Pham, responsable informatique d’Euro Santé Beauté. “Malheureusement, le logiciel de l’éditeur SILMM ne répondait pas à nos besoins.” La gestion des promotions des articles de type service (pour l’activité soin) inexistante, la remontée des informations caisses peu sûre, une mauvaise gestion des remises, une évaluation peu fiable du prix de revient, etc. , empêchent toute consolidation financière sereine.
Privilégier un logiciel standard
Malgré l’insistance du responsable informatique, la direction de l’entreprise hésite à changer de système. “Le système informatique central, basé sur un vieux serveur Unix et le logiciel de SILMM, n’était pas leur priorité. Pourtant, l’informatique est bien au carrefour de l’activité de la société”, regrette Ba-Son Pham. C’est finalement le bug de l’an 2000 qui servira de déclencheur. “Nous avons effectué tous les correctifs préconisés par l’éditeur, respecté toutes les consignes avec rigueur. Mais cela n’a pas suffi, et nous avons perdu une partie de notre historique”, raconte Ba-Son Pham. La direction réagit : elle libère un budget de 2 millions de francs (0,3 million d’euros) et donne carte blanche au responsable informatique.“Nous souhaitions un logiciel standard, qui ne nécessite pas plus de 10 % de développement spécifique, quitte à modifier notre manière de travailler en l’adaptant aux fonctions du logiciel”, reprend Ba-Son Pham. Il étudie différentes offres dont celles de Cimsup et d’Intensia pour retenir, au final, Colombus Retail de Timeless.Sur les conseils de l’éditeur, Euro Santé Beauté modifie également son système central. En plus de la base de données Colombus, trois serveurs IIS et un serveur Exchange sont installés au siège. Les magasins sont équipés de deux caisses et d’un poste de back office, le tout géré par la version multi-caisse Retail du progiciel. Désormais, la gestion des stocks se fait quasiment en temps réel. La maintenance des données, la clôture comptable, les bilans ne sont plus affectés au responsable du magasin, ainsi déchargé des tâches administratives. “J’effectue les sauvegardes au siège une fois par jour. Nous avons enfin des comptes consolidés cohérents et chaque article, remise et promotion sont correctement intégrés dans notre gestion”, se félicite le responsable informatique. L’introduction de la nouvelle architecture, avec l’environnement Win- dows et l’utilisation de la souris, a néanmoins quelque peu dérouté certains utilisateurs, habitués à l’affichage texte et aux touches de fonction du précédent système.Cependant, la modernisation du système ne s’arrêtera pas là. “À terme, nous équiperons les caisses d’écrans tactiles, installerons un intranet et remplacerons le fax par la messagerie avec un système d’approbation des messages”, envisage Ba-Son Pham.
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