L’offre web générique de travail de groupe, enablon Connect, consiste, dans sa version 3.0, en une suite logicielle exploitée en mode FAH ou client-serveur. Elle s’articule essentiellement autour du module enablon Project, destiné à gérer les projets clients-fournisseurs. enablon complète son offre avec trois autres modules, consacrés à la gestion d’une base clients (Sales), au service après-vente (Care) et au pilotage opérationnel (Operations).
Un système d’aide pratique et détaillé
enablon Project se présente aux yeux de l’administrateur sous la forme d’un plan de travail séparé en deux onglets : une partie Accueil et une dédiée à la gestion de projets proprement dite. La première dis- pose en colonne les éléments de navigation qui permettront de consulter les informations générales d’un extranet, mais aussi de personnaliser son espace de travail : mots de passe, raccourcis vers les pages les plus visitées, etc.Cette colonne de fonctions reste affichée à l’écran systématiquement; son entrée Support ?” dirigeant vers une aide en ligne ?” suit donc également l’utilisateur dans sa navigation. enablon Project 3.0 propose un système d’aide qui indique la marche à suivre pour effectuer des opérations simples comme se connecter, remplir sa carte de visite, modifier un enregistrement ou poster une nouvelle version d’un document. Notons que l’outil étiquette les différentes versions d’un même fichier.Autre fonction intéressante, les utilisateurs en difficulté disposent d’un espace dédié pour interroger l’administrateur de l’extranet. Cet espace permet la recherche parmi des requêtes déjà postées et d’alerter les collègues de l’arrivée d’une réponse. L’entrée Options d’administration de la colonne Accueil vise à paramétrer l’extranet. Elle est réservée aux responsables chargés de la cohésion technique de l’outil. Y sont définis le nom de l’extranet, son apparence visuelle (logo, texte d’introduction) ou ses fonctions avancées (langue utilisée, format de dates, téléchargement de documents, modes batch, etc.). Ces fonctions permettent l’affichage des annonces génériques visibles dès la page d’accueil de l’extranet, ainsi que celles des groupes d’utilisateurs auquel il est possible d’écrire collectivement. Les fonctions d’administration restent aussi présentes à l’écran, aux côtés des outils de consultation. Pourtant, l’ajout d’un utilisateur se fait au travers du menu Informations et du lien Utilisateurs, situé en dehors de la zone d’administration. Même si la man?”uvre paraît logique d’un point de vue lexical, elle oblige à quitter l’espace d’administration. Pour le reste, des masques de saisie facilitent le travail de paramétrage du système : définition des contacts, cartes de visite, droits d’utilisation, etc. La zone Utilisateurs autorise l’importation de tout type de fichier (Word, Excel, etc.) notamment au format CSV, reconnu par la plupart des bases de données, et les données issues de Lotus Notes.
Définir l’architecture logique
Dernière étape avant l’exploitation, la définition de zones de rendez-vous virtuels. L’entrée Groupes de projets se charge de ce traitement, par le biais d’une réorganisation logique des éléments définis au préalable : nom du projet, participants, téléchargements, agendas partagés, calendrier de groupe, etc. Cet espace, découpé en sous-pro-jets, centralise l’hébergement de documents sous la forme de répertoires. La personnalisation de l’espace de travail et la construction de son architecture logique sont assurées par enablon, un travail indispensable pour, par exemple, transformer l’extranet générique en outil de suivi d’une base client.
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