e-RH : pour mettre fin au casse-tête des 35 h

RTT, horaires flexibles, temps partiel, modulation annuelle : le passage aux 35 heures a été, et reste, un vrai cauchemar pour la plupart des responsables des ressources humaines (RH) des PME françaises. Les obligations légales
liées à la paie et aux déclarations sociales sont certes désormais intégrées. Mais la gestion des congés individuels et des plannings reste un casse-tête sans le recours à l’informatique.Avec les RTT, un salarié peut en effet effectuer quinze demandes de congés par an. Sachant que ces demandes sont à multiplier par le nombre de salariés d’une PME, le département RH d’une entreprise de 200 salariés ­ qui se limite le
plus souvent à la personne responsable de la paie et de l’administration du personnel ­ est amené à gérer 3000 demandes par an. Autant dire qu’elle doit vite faire le choix entre éditer les paies ou valider les demandes de congés !‘ Avec plus de 30 configurations différentes, le recours à un logiciel était notre seule chance de gérer correctement les horaires individuels de nos 360 salariés ‘, illustre Jean-Louis
Beaudon, responsable des ressources humaines de Lecasud, une centrale d’achats approvisionnant 33 hypermarchés du groupe Leclerc. Sans compter que dans le contexte économique actuel, nombre d’entreprises ne peuvent se permettre de payer des heures
supplémentaires à tout-va ou de laisser s’envenimer un climat social parfois déjà tendu.Optimiser l’adéquation entre les besoins de l’entreprise et les demandes individuelles est devenu un enjeu majeur. ‘ Les PME recherchent avant tout un soutien à l’optimisation des processus. Elles souhaitent
fluidifier les démarches administratives liées aux congés, à la RTT, etc., tout en optimisant le planning global de l’entreprise et en tenant compte des v?”ux individuels ‘, confirme Laurent Dubernais, directeur de
l’activité SIRH de CCMX.Avec 80 % de son temps de travail consacrés au traitement de tâches administratives répétitives (saisie de la paie, traitement des congés, obligations légales, etc.), le responsable RH n’a que deux solutions,
‘ l’embauche de personnel peu qualifié pour saisir les données dans la paie ­ ce qui ne libère pas de temps ­ ou la mise en place d’un intranet RH qui automatise les processus administratifs et offre de multiples services à la
cellule RH, aux managers et aux salariés ‘, ajoute Olivier Le Guillou, directeur marketing de l’éditeur Amalthis. Pas étonnant dans ces conditions que l’intranet RH soit plébiscité par l’ensemble des employés qui y ont
goûté.

L’utilisation : un self-service pour les salariés

Cette interface web s’insère entre le département RH et les salariés. D’un côté, elle permet aux salariés de consulter leur solde de congés et de saisir leurs demandes ; de l’autre, elle offre aux managers une vue en temps réel
des plannings et la possibilité de valider plus rapidement une demande. Sans compter que toutes ces données alimentent directement le logiciel d’optimisation de planning, la paie, etc. L’intranet e-RH ou
‘ self-service ‘ s’inscrit donc dans une logique d’optimisation et de services. Il supprime les ressaisies, diminue le poids du papier et du téléphone, libérant ainsi du temps pour l’ensemble des
salariés. Chez Aquitem, une PME de 70 personnes spécialisée dans le développement de progiciels destinés à la parfumerie sélective, la synchronisation manuelle des agendas est vite devenue impossible après le passage aux 35 heures.
‘ Il y avait trop de collisions d’informations. Nous ne savions pas toujours qui était où. Difficile dans ces conditions d’optimiser le planning de nos interventions. Nous avons donc profité des obligations légales des 35
heures pour repenser notre gestion des ressources humaines et pour améliorer la gestion de notre planning en mettant en place un intranet e-RH ‘, explique Jean-Pierre Cassagne, responsable RH d’Aquitem. Raccordé au logiciel
de paie, Tooltime.net, l’intranet RH d’Aquitem, repose sur la saisie des informations par les utilisateurs : présence, demande de congés, arrêt maladie, etc. Même constat à Caisse de retraite du personnel navigant de l’Aéronautique civile,
‘ nous éprouvions de plus en plus de difficultés à gérer efficacement les demandes de congés du personnel ‘, explique Christophe Ollivier, son responsable informatique. Aujourd’hui équipés de RH Place
e-RH de CCMX, les salariés peuvent saisir directement leurs demandes de congés dans l’intranet et consulter le solde de leurs différents compteurs (congés, RTT, etc.). Les demandes sont ensuite validées par le responsable hiérarchique en utilisant
le workflow de l’intranet RH qui lui fournit une vue immédiate du planning de son équipe.

La mise en ?”uvre : quelques semaines suffisent

Deux critères sont fondamentaux dans le choix d’un logiciel e-RH : sa capacité à se raccorder au système d’information de l’entreprise et sa simplicité d’utilisation. ‘ Nous avons retenu RH Place e-RH de
CCMX parce qu’il s’intégrait bien au module de paie déjà en place au sein de notre organisme et aussi pour la simplicité de mise en ?”uvre de son interface utilisateur ‘, confirme Christophe Ollivier. Ce dernier point est
d’autant plus important lorsque l’entreprise compte des salariés peu familiarisés avec l’informatique. Grâce à son mode intranet, le déploiement d’un logiciel e-RH s’effectue en général en quelques semaines : le temps d’installer le logiciel
sur le serveur et de le paramétrer. Intégration au système d’information et paramétrage sont les deux étapes-clés de la mise en ?”uvre. L’intégration consiste à relier l’intranet aux différents logiciels et matériels qu’il interface : paie,
gestion de planning, badgeuse, etc. Cette intégration s’effectue généralement au travers de fichiers plats ou de connexions aux bases de données par l’intermédiaire d’un connecteur ODBC ou JDBC. Installé sur un AS/400, le logiciel Anael RH de Geac
utilisé par Lecasud a, par exemple, été intégré au module de paie de l’entreprise par le biais d’un connecteur ODBC et aux badgeuses grâce à des fichiers plats. De son côté, Tooltime.net utilisé par Aquitem stocke l’ensemble des données du planning
qui ont un impact sur la paie (horaires effectués, congés, absences, etc.) dans un fichier de paramètres importé dans son logiciel de paie. Une fois l’intranet RH intégré au système d’information, il faut ensuite récupérer les données existantes
(fichier du personnel, règles de gestion, etc.), et le paramétrer : création des différents workflow de validation, interface graphique, etc. À l’image de Brother, la plupart des petites entreprises utilisent les services d’intégration de
l’éditeur. ‘ L’installation a été réalisée par Amalthis, éditeur de notre logiciel WeSoft, en liaison avec notre administrateur réseaux ‘, explique Hervé Philippe, responsable des ressources humaines de
Brother.

Les ressources : un budget à taille humaine

Côté budget, les intranets e-RH ne génèrent pas de mauvaises surprises. Le coût des licences dépasse en effet rarement plus de 50 000 euros pour 250 salariés. La Caisse de retraite du personnel navigant de l’Aéronautique civile
a, par exemple, déboursé 23 000 euros pour 65 utilisateurs, Brother, 25 000 eurospour 135 utilisateurs et Aquitem, 7 500 eurospour 70 personnes. Des tarifs qui fluctuent essentiellement en fonction de la couverture fonctionnelle des
logiciels.La formation des utilisateurs se limite également au strict minimum. ‘ Trois personnes ont suivi la formation CCMX d’une journée et ont ensuite formé l’ensemble du personnel en interne ‘,
explique Christophe Ollivier. Même approche chez Brother : ‘ nous avons formé quelques utilisateurs dans chaque entité, qui ont ensuite dispensé la formation auprès de leurs collègues ‘, explique
Hervé Philippe.Pour Jean-Louis Beaudon, l’un des critères fonctionnels fonda mentaux d’une gestion des temps est sa capacité à évoluer. ‘ L’environnement social évolue en permanence et oblige par conséquent à reparamétrer
fréquemment le logiciel ‘, analyse-t-il. Il faut donc tenir compte de cette contrainte lors de la signature d’un contrat de services avec l’éditeur de l’outil et prévoir des jours d’intervention pour adapter le paramétrage
de l’application aux nouvelles contraintes légales.

Les écueils : la technique avant tout

‘ Le personnel était demandeur et a bien perçu notre démarche ‘, constate Hervé Philippe. Les problèmes humains sont donc rares lors du déploiement d’un intranet RH. En revanche, quelques
soucis de montée en charge ­ ‘ sans gravité et en cours de résolution ‘, assure-t-on chez Brother ­ ont pénalisé les temps de réponse de l’application. La Caisse de retraite du personnel navigant de
l’Aéronautique civile a également rencontré des problèmes de blocage de l’application dus à l’utilisation d’une base de données Oracle commune avec un autre progiciel. Un problème résolu par la création d’instances de bases de données
distinctes.L’intranet e-RH interfaçant des outils existants, il peut également obliger l’entreprise à mettre à jour certaines briques sous-jacentes pour bénéficier de 100 % des fonctionnalités. ‘ Nous n’avons pas
activé la fonction d’alerte par courrier électronique indiquant aux responsables hiérarchiques qu’une demande de congé a été faite par un collaborateur, car elle nécessitait une mise à niveau de Lotus Notes ‘, illustre, à son
tour, Christophe Ollivier.

Les gains : une organisation plus efficace

Les bénéfices des intranets e-RH sont nombreux : rationalisation et automatisation d’un grand nombre de procédures administratives, outils de pilotage des équipes pour les managers, amélioration de la productivité des employés,
etc. ‘ Notre intranet RH représente bien plus qu’un simple outil de contrôle imposé par les contraintes légales. Il nous permet d’économiser du temps sur les tâches administratives et de jouer la transparence envers nos
collaborateurs qui, se sentant plus responsables, autorégulent les plannings ‘, illustre Jean-Pierre Cassagne chez Aquitem. Depuis l’installation de son intranet e-RH, cette PME affine aussi ses calculs de coûts de revient
par rapport à ses budgets prévisionnels car chaque employé saisit le temps passé sur chaque dossier.La Caisse de retraite du personnel navigant de l’Aéronautique civile note, elle, un gain de temps, une simplification du processus de prise de congés, un suivi et un contrôle plus efficace, et au final des économies de papier.
‘ Pourquoi ne pas avoir adopté cette solution plus tôt ? ‘, s’interroge Christophe Ollivier.

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