Depuis 1997, la caisse régionale du Crédit Agricole (CRCA) de la Somme planche sur ses problèmes d’archivage. Elle estime les avoir résolus. Au siège, une solution de lecture automatique de documents (LAD) cohabite aujourd’hui avec une solution de gestion électronique de documents (GED). “Nous avons décidé de constituer un dossier client électronique qui rassemblerait toutes les informations relatives à un client, explique Roger Théret, chargé de mission responsable du projet. Dès le départ, nous voulions savoir, par exemple, quels courriers il avait reçus de son agence ou du siège.” Declica, le dossier client électronique du Crédit Agricole, était né.*Pourtant, la caisse régionale partait de loin – notamment avec plusieurs mois de retard dans son archivage. Elle traite en outre chaque année quarante millions de documents papier et trois millions de relevés de compte, et possède quelque quatre cent mille documents relatifs à des dossiers de prêt. Seuls ces derniers, ainsi que les dépôts sur compte d’épargne, étaient régulièrement microfilmés et indexés. L’index, assez sommaire, indiquait l’emplacement du microfilm et la position du document dans le microfilm.L’archivage proprement dit était confié à trois opérateurs, qui se relayaient sur deux postes de microfilmage. Quant à la consultation, un seul poste était prévu, générant d’inévitables files d’attente. Le projet Declica a éliminé la plupart de ces entraves. D’une part, les utilisateurs consultent directement les archives – scannées au fil de l’eau – depuis leur poste de travail. D’autre part, l’indexation prend plus d’informations en compte : le nom du client (et plus seulement un simple numéro), un identifiant personnel et un numéro de contrat. “Mais il faut aussi indexer d’autres informations, comme le nom de l’avocat dans un dossier de contentieux “, explique Roger Théret. Et d’ajouter : “Le scannage des documents prend deux heures supplémentaires par jour, mais le service contentieux en gagne quatorze sur le temps de recherche.”Ainsi, les 4 millions de francs investis dans les logiciels, le matériel – dont vingt-cinq postes de travail – et les services semblent rentabilisés. Ce qui pousse la CRCA de la Somme à envisager d’équiper son réseau d’agences. Elle attendait pour cela la disponibilité d’une interface de type navigateur, problème technique en passe d’être réglé. Un intranet va donc être mis en ?”uvre pour relier le siège et les agences. Un guichetier pourra alors consulter le dossier électronique d’un client en direct.Cette approche globale du ” dossier client ” intéresse d’autres caisses régionales du Crédit Agricole, qui sont en train d’étudier l’adaptation de la solution à leur cas. Par ailleurs, les éditeurs reconnaissent avoir été contactés par d’autres établissements bancaires. Il n’existe pas de solution équivalente pour l’instant .
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