Vous voulez gagner en lisibilité ou en précision et donner un peu de peps aux cellules contenant des nombres ? Pour cela, modifiez leur apparence en leur appliquant un format de nombre. Par exemple, votre cellule contient le nombre 10000,00 et vous souhaitez qu’elle affiche 10 000,000 ; ou bien vous voulez que son contenu change de couleur selon sa valeur… A travers six exercices, nous verrons comment créer des formats personnalisés adaptés à vos besoins (voir l’illustration 1). Nous verrons ensuite comment les conserver pour les utiliser dans d’autres classeurs
Brigitte Bourbé (Carm2i)
Étape 1 : Créez votre premier format personnalisé
Nous allons décrire ici les points à suivre pour créer un format personnalisé. Dans l’étape 2, d’autres formats seront expliqués.1 Ouvrez un nouveau document. Tapez, dans une cellule, le nombre que vous souhaitez mettre en forme. Cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et choisissez Formater les cellules.2 Cliquez sur l’onglet Nombres, puis, dans la liste Catégorie, sur Défini par l’utilisateur (voir l’illustration 2). Si une valeur apparaît dans la zone Description de format, sélectionnez-la et pressez la touche Suppr du clavier. Dans le cas contraire, cliquez dans cette zone.3 Notre premier format, qui consiste à imposer un affichage à cinq chiffres, est très utile pour la saisie des codes postaux.Exercice 1 (voir l’illustration 1) : vous souhaitez taper le code postal de Bourg-en-Bresse 01000. En tapant 1000, vous voulez que la cellule affiche 01000.Format à adopter : tapez cinq zéros, soit 00000.Remarque : à droite de cette fenêtre, le résultat s’affiche.4 Deux boutons deviennent accessibles à droite de la zone Description du format.Cliquez sur le premier bouton qui permet de valider le format.Donnez maintenant un nom à votre format pour le retrouver ensuite facilement dans la liste.Cliquez sur le second bouton et utilisez la zone Défini par l’utilisateur qui apparaît sous la partie Description du format, pour taper celui qui vous convient, ici Codes postaux.Validez en cliquant sur OK.
Étape 2 : Créez d’autres formats
Avant de créer l’un des formats suivants, reprenez les points 1 et 2 de l’étape précédente.A la fin de chaque exercice, reprenez le point 4 de l’étape 1.Attention : pour certains exercices, les espaces sont importants : nous les avons matérialisés par des points orange (•).Complétez la cellule avec du texteExercice 2 (voir l’illustration 1) : vous souhaitez que le nombre affiché dans la cellule soit précédé et suivi d’une phrase.Ici, si vous tapez 145, la cellule devra afficher Surface totale : 145 m.Format à adopter : tapez, entre guillemets, le texte qui doit précéder le nombre, ici “Surface totale :”. Tapez un zéro (0) pour représenter le nombre de la cellule.Puis, sans ajouter d’espace après le 0, tapez, entre guillemets, la phrase qui doit suivre, ici “m”. Vous obtenez “Surface•totale•:•“0”•m” :Présentez vos nombresExercice 3 (voir l’illustration 1) : votre tableau comporte des nombres très longs, par exemple 123456. Pour faciliter leur lecture, vous voulez ajouter un espace entre les centaines et les milliers et obtenir 123 456.Pour plus de précision, le nombre devra comporter trois chiffres après la virgule et afficher 123 456,000.Format à adopter : tapez #•##0,000
Convertissez des mètres en kilomètresExercice 4 (voir l’illustration 1) : vous organisez une randonnée et vous avez défini, en mètres, la longueur de chacun de ses tronçons. Vous voulez présenter la distance totale en kilomètres.Format à adopter : tapez 0,00•“•Km”Remarques :
Les deux zéros après la virgule permettent de présenter le nombre avec deux décimales.
C’est l’espace entre l’expression 0,00 et le premier guillemet qui permet la division par mille et donc la conversion en kilomètres.
Ce format peut être utilisé également pour convertir des grammes en kilogrammes, par exemple.Changez la couleur de la police en fonction du contenu de la celluleExemple 5 (voir l’illustration 1) : vous souhaitez faire ressortir les nombres positifs en les affichant, ici en bleu et les nombres négatifs en rouge.Format à adopter : tapez [>0][BLUE]0 ;[RED]0Remarques :
Ce type de format est conditionnel, c’est-à-dire que vous imposez une apparence en fonction du contenu de la cellule : [>0] veut dire “ si le chiffre est supérieur à 0 ”, alors vous avez décidé que le contenu de la cellule apparaîtra en bleu ([BLUE]) et sans décimale (0). Le point-virgule (;) marque la fin de la première condition. La partie [RED]0 indique que la cellule apparaîtra, dans le cas contraire, en rouge et toujours sans décimale.
D’autres couleurs sont disponibles : [GREEN], [GRAY] ou [MAGENTA] pour obtenir respectivement du vert, du gris ou du rose.
Vous pouvez définir au maximum trois conditions, toujours séparées par un point-virgule (;).Combinez couleur, format et texteExercice 6 (voir l’illustration 1) : et si vous combiniez les exemples 2, 3 et 5 ?Format à adopter : [>10] [BLUE]”Bravo,•tu•auras•“0,0”•Euros”;[<10] [RED ] 0”•est•en•dessous•de•la• moyenne.•Attention•!”; [GREEN]”Courage•!”. L’illustration 1 donne un exemple des six exercices en affichant la mise en forme des cellules avant et après les formats.
Étape 3 : Enregistrez vos formats
Les formats personnalisés sont enregistrés dans le classeur où ils ont été créés. Pour les retrouver dans vos futurs classeurs, il faut créer un modèle.1 Enregistrez votre document en cliquant dans le menu Fichier sur Enregistrer. Choisissez le dossier où le classeur doit être enregistré, puis tapez un libellé, ici Exercice, dans Nom de fichier.Cliquez sur Enregistrer.Nous allons maintenant utiliser ce classeur, qui contient tous vos formats, pour créer le modèle.2 Sélectionnez l’ensemble du classeur en utilisant la combinaison des touches Ctrl et A du clavier, puis appuyez sur la touche Suppr. Cochez la case Tout supprimer et cliquez sur OK.3 Dans le menu Fichier, cliquez sur Modèles et Enregistrer :4 Dans la zone Nouveau modèle de document, tapez, dans notre exemple, Format Bridget et cliquez sur le bouton OK.Fermez votre document Exercice.Cliquez ensuite sur le bouton Ignorer lorsqu’un message vous informe que votre document a été modifié.
Étape 4 : Réutilisez vos formats
1 Pour réutiliser, dans un nouveau classeur, le modèle que vous avez créé, cliquez, dans le menu Fichier, sur Nouveau puis sur Modèles et documents.Dans le bandeau horizontal de droite, cliquez sur Modèles :Dans la zone Titre du volet central, cliquez ici sur Format Bridget, puis sur Ouvrir.2 Reprenez le point 1 de l’étape 1. Dans la zone Catégorie, sélectionnez Défini par l’utilisateur puis, dans la liste Formats, cliquez sur celui qui vous intéresse puis sur le bouton OK.Remarque : si vous avez créé plusieurs formats similaires et que vous leur avez attribué un commentaire, son affichage, sous la zone Description de format, permet de vérifier que vous avez bien sélectionné le bon.
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