Manque d’espace pour conserver les factures et mauvaise qualité des copies réalisées sur microfiches. Ce sont deux des principales contraintes qui ont poussé le siège de la banque Dexia à déployer une solution de gestion électronique de documents. L’objectif était de faciliter le traitement des relevés de dépenses reçus et des pièces des dossiers de crédit à la consommation.Lancé dès 1997, le chantier s’est achevé deux ans plus tard. Il repose sur le logiciel Enterprise Imaging, d’Eastman Software, qui assure la numérisation des imprimés, puis le stockage et la présentation des fichiers bitmap qui en résultent. Un tel procédé évite aujourd’hui de photocopier quelque deux cent cinquante mille factures par an. Dès leur réception au siège de la banque, celles-ci se voient attribuer un numéro de série unique par le biais d’un code-barres. Dans un deuxième temps, elles sont scannées dans un centre équipé de trois machines de production, traitant, au quotidien, environ soixante mille documents. L’image ainsi récoltée est ensuite automatiquement envoyée sur le serveur central sous Unix, à une adresse spécifiée par le code-barres.
L’original est jeté, l’image digitale ayant valeur de preuve
la demande de l’utilisateur, la facture remonte directement à l’écran depuis le logiciel SAP. Son numéro de série sert de passerelle entre ce dernier et l’application d’Eastman. “Outre le gain d’espace, ce procédé offre l’avantage, pour les services de comptabilité, de permettre de contrôler les signatures sans avoir à se déplacer. Par ailleurs, il n’est plus nécessaire d’adresser des copies aux correspondants budgétaires, puisque ces derniers ont accès aux pièces comptables qui sont introduites dans leur centre de frais”, explique Eric Moyaerts, directeur systèmes. Quant aux applications de gestion des crédits ou des successions, qui tournent sur grands systèmes, elles ont été interfacées selon le même principe, avec les fichiers bitmap. Et cela sans que la visualisation de l’utilisateur ait été modifiée. Ces opérations de numérisation sont réalisées par les différentes entités de Dexia à Anvers, Liège, Gand, etc. Seul le stockage est effectué au siège. Une fois scanné, le dossier original est jeté, l’image digitale ayant valeur de preuve juridique. Là encore, la place gagnée est considérable. D’autant que les documents doivent être conservés environ dix ans après l’échéance du prêt. Autre bénéfice : “Il est désormais possible d’imprimer une seule pièce à la fois. Auparavant, pour ce faire, nous devions accéder au dossier dans son intégralité”, précise Eric Moyaerts.Après le siège et les entités régionales, c’est maintenant au tour des agences d’utiliser ce système d’imagerie. D’ici à la fin de l’année, les personnes qui y travaillent disposeront de tous les documents scannés pour un client déterminé.
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