Depuis des années, la téléconférence en réseau est annoncée comme la technologie qui démocratisera le télétravail, reposera les salariés qui n’auront plus besoin de se déplacer et améliorera les finances des entreprises en favorisant l’économie de nuits d’hôtel et autres billets d’avion. Pourtant, cette réalité tarde à se concrétiser ; les produits très spécifiques restent complexes, onéreux et difficiles à utiliser. Dans son édition 2000, Exchange Server s’accompagne d’un serveur de téléconférence, baptisé Microsoft Exchange Conferencing Server. Celui-ci mêle de manière simple la réunion virtuelle aux outils bureautiques Outlook et à Internet Explorer.
1. Préparez les plates-formes
L’utilisation individuelle de la téléconférence ne pose pas de problème particulier. La machine idéale doit comporter une carte son, un micro, un casque et une petite caméra de type webcam. Côté serveur, il convient de disposer de Microsoft Exchange Server 2000, installé sur une machine Windows 2000 Server. Le rôle de ce serveur consiste à recevoir le flux multimédia en provenance de chaque machine, à le fédérer puis à le renvoyer en multicast vers les stations. Cette technologie de diffusion réduit fortement le trafic réseau généré, puisque le flux transmis ne circule sur le réseau qu’en un seul exemplaire, même si plusieurs personnes participent à la conférence.
2. Installez Exchange 2000 Conferencing Server
Vendu séparément d’Exchange 2000 Server, Conferencing Server dispose de sa propre procédure de mise en place. En lançant le programme “Setup” sur le CD-Rom, l’installation s’initialise et vérifie la présence d’un serveur Exchange 2000 en fonctionnement. La seule question posée concerne le site d’installation : dans une grande entreprise, l’emplacement du serveur de téléconférence se révèle déterminant puisqu’il générera un trafic non négligeable. Naturellement, il est possible de mettre en ?”uvre plusieurs serveurs de téléconférence dans les différentes implantations de la société.
3. Paramétrez la conférence
Une fois l’installation terminée, lancez la console système Exchange (Dans le menu “Démarrer/Programme/Microsoft Exchange”), destinée habituellement à paramétrer les fonctions de messagerie d’Exchange Server. Avec l’installation de Conferencing Server, elle s’est enrichie d’une nouvelle entrée, située dans l’arborescence de l’organisation Exchange, dans le container du grou-pe administratif auquel appartient le serveur.Effectuez un clic droit puis choisissez l’option “Gérer sur l’objet Conférence” pour passer dans la configuration initiale du serveur. Le système vous propose alors d’élaborer le calendrier des conférences. Il contiendra les plannings des différentes réunions. Le “Gestionnaire Exchange” vous invite ensuite à créer une ressource de conférence. Il s’agit d’une salle de réunion virtuelle que les utilisateurs sélectionneront lorsqu’ils organiseront une réunion. Par la suite, vous pourrez créer d’autres ressources de conférence, de façon à autoriser la tenue simultanée de plusieurs téléconférences. Enfin, configurez les paramètres techniques du serveur de téléconférence tels que le nombre maximal de participants, les codecs employés pour l’audio et la vidéo, la taille de l’image et l’adresse multicast utilisée pour diffuser les informations. Pour le premier essai, ne modifiez pas les valeurs par défaut ; vous pourrez le faire après. La phase de configuration du serveur est désormée terminée.
4. Configurez les clients
Même si vous ne recourez pas à NetMeeting pour participer à une conférence (vous utilisez le navigateur), vérifiez le bon fonctionnement de la caméra et de la carte son du PC avec cette solution. Assurez-vous que vous vous voyez dans la fenêtre de l’application. Afin qu’Outlook soit informé de l’existence d’un système de téléconférence Exchange, ajoutez ensuite une clé dans le registre avec l’utili- taire “regedit.exe”. Positionnez-vous dans la clé “HKEY_Current_UserSoftwareMicrosoftOffice.0” et créez- y une sous-clé baptisée Exchange- Conferencing.
5. Organisez une conférence
Une téléconférence s’organise de la même façon qu’une réunion traditionnelle dans Outlook. Lancez ce dernier et positionnez-vous dans votre dossier “Calendrier”. Sélectionnez l’heure et la date de la conférence, effectuez un clic droit sur votre écran puis sur “Nouveau rendez-vous” pour entrer dans la boîte de dialogue d’organisation de la réunion. Saisissez un sujet pour la conférence, validez l’heure à laquelle elle doit commencer et s’achever, puis cochez la case “Ceci est une réunion en ligne”. Dans la zone de liste, choisissez “Microsoft Exchange Conferencing” comme outil de réunion (option NetMeeting proposée par défaut). Dans l’onglet “Disponibilité des participants”, activez le bouton “Inviter” afin de sélectionner les participants et de vérifier leur disponibilité. Profitez-en pour ajouter la pseudo-salle de conférence (créée au premier paramétrage du système) aux ressources de votre réunion. Cliquez ensuite sur “Envoyer” pour réserver la ressource et transmettre une invitation. La réunion s’inscrit alors automatiquement dans votre calendrier, et vous recevrez la réponse de chaque participant.
6. Lancez votre première conférence
Si vous le lui avez demandé, Outlook vous préviendra quelques minutes avant l’heure de début de la réunion. Lancez votre navigateur et connectez-vous à la page http://votre serveur/conferencing. Activez le lien “Assister à une conférence” de façon à visualiser la liste des téléconférences prévues à court terme. Cliquez alors sur le sujet de la téléconférence à laquelle vous souhaitez participer. Après vérification de votre identité et téléchargement des controles ActiveX (ils ne seront plus téléchargés ensuite), l’écran du navigateur affiche l’image diffusée par votre caméra auprès des autres participants ; vous pouvez également voir ces derniers. Vous êtes en train d’assister à une téléconférence !
7. Pour aller plus loin
Vous pouvez recourir aux autres outils de collaboration temps réel livrés avec Microsoft Exchange Server 2000. Ainsi, à l’instar de MSN Messenger, la messagerie instantanée vous permet non seulement de savoir qui est connecté, mais aussi de démarrer une discussion en mode texte avec un interlocuteur distant. De son côté, Microsoft Chat Server vous offre la possibilité d’entamer une discussion texte à plusieurs. Enfin, l’outil client Comic Chat (pour un usage moins professionnel) sert à vous représenter sous la forme de personnages de bande dessinée.
🔴 Pour ne manquer aucune actualité de 01net, suivez-nous sur Google Actualités et WhatsApp.
