Nous avons installé le système de gestion électronique de documents Documind CS, de la société Novadys, en remplacement de nos outils propriétaires, explique Roger Artigue, directeur de la Médecine du travail de Toulouse. Il a amélioré le travail de nos secrétaires médicales et a apporté plus de sécurité dans l’archivage de nos dossiers médicaux. ” Pour les médecins et les secrétaires médicales, la solution résout l’obligation légale de conserver à vie des dossiers médicaux et leur accessibilité.
Les infirmières disposent ainsi de plus de temps pour leurs tâches principales de prévisite médicale, telles que le renseignement administratif des dossiers médicaux, les prises de rendez-vous, l’observation du poids, de la taille, de la vue, etc. des personnes en consultation. Aujourd’hui, à partir de leur PC, elles accèdent aux dossiers médicaux des patients, contenant tous types de documents, y compris des radios et des microfiches. Ces dossiers, dont la taille varie de 150 Ko à 2 Mo, s’affichent en six à quinze secondes. Un gain de temps considérable. Auparavant, les secrétaires descendaient deux fois par jour du premier étage, où elles travaillent, pour rechercher des dossiers médicaux. Chaque déplacement pouvait durer plus de trente minutes. Les dossiers étaient stockés sur des disques optiques. Il fallait donc insérer ces disques dans un PC, rechercher, visualiser et remonter les documents une fois qu’ils étaient imprimés.
Un stockage plus sûr et toutes les semaines
La sécurité de l’archivage des dossiers a également été améliorée. D’abord, la solution Novadys stocke les dossiers sur une baie de stockage Raid 5 d’Hitachi, disposant de 80 Go de mémoire. Elle garantit une très forte sécurité dans la sauvegarde et la récupération des données. Ensuite, toutes les semaines, le contenu de la baie de stockage est archivé sur trois jeux différents du système Mammouth autochargeur d’Exabyte, disposant de 140 Go de capacité de stockage. Chacun des trois jeux est conservé dans des locaux différents afin de prévenir tout risque d’accident.
Il a fallu que ce centre de Médecine du travail se trouve dans une situation d’urgence pour ins-taller un système de gestion électronique de documents. Les lecteurs de ses disques optiques étaient devenus inutilisables, et la société éditrice du logiciel propriétaire n’existait plus. Dans ce contexte, au lieu de lancer un appel d’offres, les responsables du centre se sont tournés vers la société Novadys. Celle-ci, un an auparavant, leur avait présenté tous les risques d’un système propriétaire et leur avait suggéré de mettre en place une solution standard.
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