Apporter une meilleure qualité et de la visibilité à tous les documents échangés avec ses mille cinq cents clients et ses fournisseurs, et développer des fonctions nouvelles qui améliorent ses communications internes. Tels étaient les besoins de Deprat, un constructeur français de pièces détachées pour fabricants de volets roulants. Il y parvient, en installant le système de vente interentreprises en ligne Baan E-Sales et le logiciel de gestion de flux de sortie Streamserve qui viennent compléter le progiciel intégré de Baan. “Streamserve, tout comme Baan E-Sales, nous apportent chacun des bénéfices importants “, tient à préciser Pierre-Alain Vielvoye, directeur général de Deprat. L’introduction du système Baan E-Sales a permis à l’équipementier d’effectuer dans les temps 55 % de ses livraisons. Le délai pour prendre les commandes est passé de vingt-quatre heures à quelques minutes depuis que les clients les saisissent directement par internet.
La cohérence des commandes est contrôlée automatiquement
arallèlement, Deprat s’est réorganisé. Par exemple, il a séparé les services de production et de distribution. Ce qui a contribué à réduire aussi le délai de livraison des pièces. En fait, l’industriel a ouvert son système d’information. Ses clients se connectent par internet, via login et mot de passe. Ils ont accès à leur état biquotidien, passent leurs commandes qui arrivent directement dans le progiciel de gestion intégré de Baan. Ce dernier lance ensuite un ordre de fabrication. En même temps, un message électronique est envoyé au client pour l’informer de la réception de son ordre. Les erreurs de saisie éventuelles, qui peuvent être à l’origine de la fabrication de pièces non adaptées, sont supprimées. Le nouveau système permet de contrôler automatiquement la cohérence d’une commande. Si un client fait une demande de cent mille joues gauches, sans mentionner aucune joue droite – les pièces complémentaires -, c’est qu’il y a un problème. Auparavant, Deprat recevait ses commandes par télécopie et vingt-quatre heures pouvaient s’écouler avant que les données ne soient saisies. Streamserve a été ajouté en juillet 2000. La nécessité d’un logiciel de gestion des flux de sortie était apparue en 1999, après l’installation du progiciel de gestion intégré de Baan. En effet, celui-ci injectait parfois des informations inappropriées, dans une facture par exemple. En outre, il générait trop de documents. C’est ainsi que, pour un seul ordre de fabrication, il en produisait cinq différents. Par ailleurs, certains d’entre eux n’étaient pas conformes à l’attente des clients. Streamserve a permis de résoudre ces difficultés en faisant appliquer des règles de gestion et de distribution. “Nous devions être capables de diffuser nos informations sous n’importe quel format, et par tout type de canal, conformément
aux besoins de nos clients, précise Pierre-Alain Vielvoye. Aujourd’hui, tous les documents que nous traitons passent par ce système.”
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