Dans une feuille Excel, les cellules sont comme des cartes à jouer. Elles ont un côté caché (leur valeur réelle, celle que vous avez saisie, par exemple le nombre 123) et un côté visible : ce que vous lisez dans cette cellule (par exemple 123,00 euros). Ce sont les formats de cellules, vrai point fort d’Excel, qui permettent de passer du côté caché au côté visible. Le gros avantage de cette technique est que, tout en rendant la cellule plus facile à lire (on préfère lire Poids de la palette = 332 kg plutôt que le nombre “ brut ” 332), vous ne modifiez jamais son contenu, qui reste un nombre (332), et peut donc être exploité dans n’importe quelle formule de calcul. Notez que le contenu réel de la cellule (332 dans notre exemple) reste toujours visible dans la ligne d’état, juste au-dessus des en-têtes de colonnes. Il existe deux types de formats de cellules : les formats standards, que vous utilisez sans doute déjà (Date, Monétaire, Code postal, Scientifique…) et les formats personnalisés, que vous créez vous-même et qui décuplent les possibilités d’affichage. Ce sont ces derniers dont nous vous présentons ici quelques exemples.
01 – Accédez à la zone de formats
Faites un clic droit sur une cellule (ou un champ de cellules) et, dans le nouveau menu, choisissez Format de cellule et activez l’onglet Nombres. Dans la zone Catégories, s’affichent tous les formats standards disponibles (Nombre, Monétaire, Date, Scientifique…). Pour en créer un nouveau, cliquez sur Personnalisée et, dans la zone Type, remplacez Standard par votre gabarit (c’est la suite des caractères constituant votre format, nous y reviendrons). Au fur et à mesure de votre saisie, Excel affiche un aperçu du résultat dans la boîte de dialogue. Validez par OK pour terminer. C’est ce principe que nous utiliserons dans ce qui suit.
02 – Créez un gabarit numérique
Dans un format personnalisé, chaque caractère joue un rôle particulier. Le 0, par exemple, représente un seul chiffre. Ainsi, si vous appliquez le format 0000,000 à une cellule, vous obtiendrez un affichage composé de quatre chiffres, suivis d’une virgule et de trois décimales. Le nombre 21, par exemple, sera affiché 0021,000.
03 – Exploitez tous les formats de dates
Quand vous saisissez une date, par exemple 23/12, Excel affiche 23-déc (si vous ne précisez pas l’année, Excel suppose qu’il s’agit de l’année en cours). Si vous voulez afficher la date de façon plus complète, par exemple jeu 23 décembre 2010, utilisez le format jjj j mmmm aaaa. Ici, chaque caractère ou groupe de caractères joue un rôle précis. Les codes j et jj affichent respectivement le numéro du jour sur un ou deux caractères (6 ou 06), les codes jjj et jjjj, eux, donnent le jour de la semaine abrégé ou complet (Mar ou Mardi). Le principe est similaire pour les codes de mois (un ou deux m pour le numéro de mois, trois ou quatre m pour son nom). Enfin, aa ou aaaa affichent l’année sur 2 ou 4 chiffres (10 ou 2010). Il ne vous reste qu’à combiner ces caractères pour obtenir tous les affichages imaginables pour vos dates.
04 – Insérez un nombre dans une phrase
Dans une facture, vous voulez que la somme à payer soit présentée sous la forme Total TTC = 234,50 euros. Bien entendu, la cellule de total elle-même ne contient que le nombre brut : 234,5. Appliquez-lui le format suivant : “Total TTC = ” 0,00″ euros” et validez. Attention : le guillemet qui suit le zéro de droite est suivi mais non précédé d’un espace. Vous pouvez de cette façon ajouter n’importe quel libellé dans un format personnalisé. Remarquez que nous n’avons utilisé qu’un seul zéro à gauche du séparateur décimal : dans ce cas, Excel réserve à la partie entière autant de chiffres que nécessaire (3 dans notre exemple).
05 – Créez des formats conditionnels
Il est même possible d’appliquer à une cellule un format qui dépend de sa valeur numérique. Vous utiliserez, pour cela, un format fondé sur l’exemple suivant : [>100]0″ euros”;0,00. Ici, les nombres supérieurs à 100 sont affichés en nombres entiers suivis du symbole euro. Le signe point-virgule isole le format à appliquer si la condition est remplie de celui à appliquer si elle ne l’est pas. Dans notre exemple, les nombres inférieurs ou égaux à 100 seront affichés avec deux décimales et sans symbole.
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