S’il est une évidence pour les plus technophiles, le stockage en ligne gagne encore à être connu du plus grand nombre et notamment dans les TPE/PME. OneDrive est le service de stockage « cloud » de Microsoft, au cœur de la solution Microsoft 365. Concrètement, au sein d’une entreprise, chaque utilisateur de Microsoft 365 ne dispose pas simplement des applications Office mais également de cet espace de stockage de 1 To, accessible depuis n’importe où, et qui permet de sauvegarder tous ses documents tout en se prévenant des aléas de la sauvegarde locale. Un disque dur qui flanche, une clé USB qui se perd ou pire, victime d’un vol peut être problématique. Dans le contexte d’une petite entreprise, cela peut même avoir des conséquences graves pour l’activité. Avec une solution comme OneDrive, vous enregistrez vos documents sur des serveurs distants et sécurisés. Vous pouvez y accéder depuis n’importe quels ordinateur, tablette ou smartphone connectés à Internet, synchroniser vos fichiers avec ces derniers pour y accéder localement, et retrouver vos modifications synchronisées. Cela signifie que, où qu’ils soient, qu’ils travaillent de chez eux ou en déplacement, les membres d’une équipe disposent toujours des dernières versions de leurs fichiers.
Stockage en ligne : vos fichiers vous suivent
Comment en profiter ? Lors de la première installation de OneDrive, par exemple sur un PC, un dossier OneDrive est créé. En enregistrant votre travail ou en copiant des fichiers dans ce dossier, le logiciel client OneDrive va synchroniser vos fichiers sur les serveurs de Microsoft pour que les deux emplacements disposent des mêmes données. Vous pouvez ensuite utiliser OneDrive sur un autre appareil, comme un smartphone ou une tablette, et retrouver vos fichiers exactement là où vous les avez laissés. Cela permet de transférer des documents d’un appareil à l’autre sans passer par une clé USB ou un disque dur externe, et surtout d’être toujours synchronisé, en ligne comme hors connexion, grâce à une application qui existe sur Windows, macOS, iOS ou Android. En éliminant les risques et les désagréments liés aux supports externes, et notamment aux supports externes personnels des collaborateurs pendant cette période de télétravail, on protège l’activité de sa TPE/PME, tout en offrant un confort supplémentaire avec des fichiers toujours à jour et facilement accessibles sur n’importe quel appareil.
Travailler et collaborer à distance
OneDrive n’est pas qu’un espace de stockage. Dans la solution Microsoft 365, OneDrive est le moteur des applications Office pour permettre le travail et la collaboration à distance. Cette fonctionnalité prend tout son sens dans la situation actuelle qui peut imposer le télétravail et disperser géographiquement les collaborateurs ou les membres d’une même équipe. OneDrive est un socle qui va empêcher cette dispersion et permettre de travailler ensemble avec la même énergie créative que lorsqu’on est dans une même pièce. Comme on l’a dit, les applications Office comme Word, Excel ou PowerPoint existent sur toutes les principales plateformes : Windows, macOS, iOS, Android et le web. Un collaborateur peut donc accéder à un document, une feuille de calcul ou une présentation avec n’importe quel appareil connecté à un compte Microsoft 365 et le modifier où qu’il soit, au bureau, en déplacement ou depuis son domicile. Avec les améliorations apportées par les dernières mises à jour des applications Office, on peut aller plus loin avec OneDrive. Aujourd’hui, toutes les versions de Word, Excel ou PowerPoint prennent en charge la collaboration en temps réel sur un même document, avec un suivi immédiat des mises à jour. Pour cela, il suffit de partager un document sur l’espace OneDrive avec d’autres collaborateurs. Pour chaque personne ajoutée au partage, il est possible de spécifier si elle peut modifier le document ou non. Quand chacun se connecte au document, quelle que soit la plateforme utilisée (web, mobile ou PC/Mac), tout le monde voit les modifications, les demandes de révision ou les commentaires de chacun en temps réel, rendant la collaboration aussi dynamique que s’ils étaient dans le même espace. Microsoft Teams, qui fait également partie des offres Microsoft 365, apporte un espace unifié pour travailler sur ces documents, y compris lors de réunions. La collaboration, l’émulation et les échanges subsistent, et sont même fluidifiés.
Sécuriser ses fichiers avec OneDrive
Utiliser OneDrive permet de sécuriser ses fichiers, déjà de la manière la plus simple qui soit : en étant déportés sur un espace en ligne, vos fichiers sont à l’abri des accidents qui peuvent arriver à votre ordinateur ou à vos supports externes ou, même sans arriver à ces extrêmes, des modifications sur lesquelles on ne peut pas forcément revenir en arrière, avec à la clé une perte de temps qui peut se traduire par un ralentissement sur un projet. OneDrive propose une fonctionnalité qui permet de remédier à ce dernier cas avec un historique de 30 jours sur les modifications apportées aux fichiers. Depuis l’application web OneDrive ou depuis l’application Office utilisée pour créer le fichier, l’accès à l’historique affiche toutes les versions successives sauvegardées, pour revenir à l’une d’entre elles.
Quand on parle de sécurité, il faut bien sûr évoquer le problème beaucoup plus préoccupant des attaques de pirates, particulièrement sensibles dans les PME/TPE pendant cette période de crise sanitaire. Ces dernières années ont vu se développer les « ransomwares » ou rançongiciels dont le principe est de chiffrer des fichiers sur le disque de l’utilisateur afin de les rendre inutilisables à moins de payer une rançon pour récupérer la clé de déchiffrement. Cela n’est d’ailleurs pas une garantie : rien ne permet d’assurer que le paiement de la rançon rendra les fichiers à leur utilisateur. Si c’est problématique dans tous les cas, cela devient critique lorsqu’on parle de données d’une entreprise qui peuvent être compromises et générer un impact négatif sur l’activité et les résultats d’une PME. OneDrive intègre au cœur même du service un module de détection des ransomwares. En analysant le comportement de ces logiciels malveillants, il permet de résoudre une attaque. Concrètement, l’outil va d’abord vous proposer de passer en revue les fichiers suspects d’avoir été victime d’une attaque. Puis il vous permettra de nettoyer vos périphériques grâce à une solution antivirus (Windows Defender sur Windows 10), et au cas où un appareil ne pourrait être désinfecté, vous guider à travers les étapes de sa restauration. Enfin, il vous sera possible de télécharger à nouveau les versions saines de vos fichiers depuis OneDrive. Précisons pour terminer que ces derniers sont chiffrés sur les serveurs de Microsoft, au repos comme en transit.
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