Toute nouvelle version d’Office est toujours un événement. Selon Microsoft, sa suite bureautique Microsoft Office 2013 est aujourd’hui utilisée par plus d’un milliard de personnes dans le monde. A plus d’un titre, Office est même plus populaire que Windows. C’est aussi la principale « vache à lait » de Microsoft puisque sa division Business (qui gère Office) est aussi la plus rentable et représente la moitié de ses revenus nets.
Mais le marché évolue. Aux Etats-Unis, environ un tiers des entreprises en recherche de solutions de bureautique dans le cloud opte pour Google (ou l’envisage). Le tactile et les tablettes comme l’iPad imposent également une approche différente de la bureautique. Et les usages mobiles se sont multipliés au point que, à titre individuel comme dans le cadre du travail, on a un peu tous aujourd’hui besoin d’accéder à nos documents d’un peu partout et à n’importe quel moment.
Avec Office 2013, Microsoft compte bien apporter des réponses immédiates à ces usages et conserver à sa suite toute sa suprématie. Mais l’éditeur cherche aussi à trouver de nouvelles formules pour conserver sa rentabilité à l’heure où les tablettes tirent les prix des « apps » vers le bas et où la concurrence des solutions open source (OpenOffice.org) est indéniable.
Tout sur le cloud
Et Microsoft pense avoir trouvé une bonne réponse à tous ces challenges : l’éditeur veut étendre son offre cloud Office 365 à tous, y compris au public familial. Certes, Office 2013 peut très bien s’acheter et s’installer comme une application traditionnelle sans tenir compte des services cloud (il conserve cependant l’accès direct à Skydrive). Mais il prend sa pleine dimension lorsqu’on l’acquiert, l’installe et l’utilise avec son univers dans le nuage avec sa souscription mensuelle (dont les prix n’ont pas encore été communiqués !).
En effet, avec Office 365, vous n’avez plus à acquérir Office. Vous payez un abonnement mensuel et vous pouvez accéder à tous les services cloud associés (partage sur le Web, Web apps, 20 Go de plus sur Skydrive, etc.). Cet abonnement vous permet d’installer toute la suite sur cinq PC (ou tablettes Windows 8) de votre foyer. Par ailleurs, cette version 2013 Home Premium est bien plus riche que sa version 2010 puisqu’elle intègre Outlook et Access en plus de Word, PowerPoint, Excel, OneNote et Publisher.
Office 2013 s’installe dans le nuage.
Les avantages des fonctions cloud
Avec le cloud Office 365, vos documents vous suivent partout et il est très facile de collaborer à plusieurs autour d’un même document et simultanément. Dans sa version familiale Premium, Office 365 regroupe en réalité les services en ligne Hotmail, Skydrive, Office Web Apps ainsi que l’accès aux applications Office 2013 sous Windows. Dès que vous vous authentifiez avec un Live ID, toutes les composantes de la suite Office 2013 essayent, par défaut, de sauver vos documents directement sur Skydrive (ce comportement peut être personnalisé et l’on peut évidemment continuer à utiliser ses disques physiques).
Mais il n’y a pas que les documents qui deviennent accessibles partout et en tous lieux. Vos paramètres de personnalisation aussi sont synchronisés d’une machine à l’autre : vos personnalisations de look, de raccourcis clavier, de barres de commandes, d’onglets du ruban, etc.
Les logiciels gèrent même plusieurs profils si vous utilisez plusieurs Skydrive (un personnel et un pour le travail par exemple). Et chaque application affiche dans le coin supérieur droit un petit menu qui permet de basculer instantanément d’un profil à l’autre. Cette fonction est d’autant plus utile sous Windows 8 où l’on peut s’identifier avec un profil LiveID qui servira aussi à Office 2013.
Microsoft a une nouvelle fois revisité le look d’Office. Le ruban est toujours là mais les contours de fenêtre se font plus discrets. La volonté première est évidemment de calquer le look d’Office sur Metro sous Windows 8. La deuxième est de vous permettre de mieux vous focaliser sur les documents, l’interface se révélant moins présente et plus aérée.
Par ailleurs, alors qu’Office 2010 se contentait de trois looks (gris, noir, bleu), Office 2013 offre à l’utilisateur le choix entre différents thèmes : Calligraphy, Circuit, Clouds, etc. Chaque application Office a désormais sa propre couleur.
Fonctions tactiles
Mais la principale révolution ergonomique est à chercher du côté des tablettes et de l’arrivée prochaine de Windows 8. Une seule application bénéficie pour le moment d’une déclinaison sous l’interface Metro : OneNote. Les autres composantes de la suite restent cantonnées au Bureau. Mais Microsoft a beaucoup travaillé l’expérience utilisateur d’Office sur les écrans tactiles et les tablettes. Toutes les applications peuvent basculer d’un clic (ou tape du doigt) en mode « spécial tactile ». L’application occupe alors toute la superficie de l’écran, les icônes et menus s’élargissent, les bordures et ruban disparaissent (le ruban réapparaît à la demande d’une tape sur la bordure supérieure de l’écran pour vous permettre de choisir une fonction).
Toutes les applications permettent de manipuler les objets (images, graphiques, zooms) avec les doigts mais aussi avec le Stylet. Comme la plupart des tablettes Windows 8 sous Intel seront livrées avec un stylet, Microsoft a enrichi les fonctions d’annotation sur chaque composante.
Nouvelle interface de backstage de Word.
Ecran d’accueil et nouveau Backstage
Les nouveautés ergonomiques ne se limitent pas au look. S’inspirant de ce que l’équipe Mac d’Office proposait dans Office 2011 Mac, Office 2013 affiche un nouvel écran au démarrage de chaque application. Celui-ci présente d’une part les derniers fichiers sur lesquels vous avez travaillé mais aussi des miniatures des différents modèles de documents disponibles. Microsoft a modernisé ces modèles. Et pour un thème choisi, plusieurs déclinaisons sont souvent disponibles. Notez qu’il suffit d’appuyer sur la touche Entrée pour passer outre cet écran et débarquer sur une feuille vierge.
L’écran Backstage qui s’affiche lorsque l’on clique sur l’onglet Fichier a été repensé et s’affiche désormais avec une jolie (et discrète) petite animation. Sur cette version d’Office, la fonction Partage prend un rôle plus déterminant et exploite les nombreuses fonctions « connectées » d’Office comme la publication des documents sur les réseaux sociaux ou encore la diffusion en direct à travers Internet d’une présentation Word ou PowerPoint.
Lorsqu’on réouvre un document sur lequel on a travaillé, que ce soit sous PowerPoint, Word ou Excel, Office affiche une bulle Welcome back qui indique quand le document a été ouvert pour la dernière fois. En cliquant dessus, Office vous amène automatiquement à l’endroit où vous étiez (la page, la feuille de calcul, la diapositive) lorsque vous avez quitté le document.
Collaboration intensive
Aussi incroyable que cela puisse paraître, seul OneNote permettait jusqu’ici à plusieurs personnes de travailler simultanément sur un même document. Google Docs offre une telle possibilité depuis très longtemps. Office 2013 se dote enfin de vrais mécanismes de collaboration simultanée sur toutes les composantes de sa suite : on peut travailler sur un même document ouvert par plusieurs utilisateurs en même temps, et ceci que l’on soit sur Word, Excel ou PowerPoint.
Cette collaboration renforcée donne une nouvelle dimension aux fonctions de révision très riches dont dispose Office depuis plusieurs versions.
La colloration au coeur d’Office 13.
Bientôt un Office Store
Même si ce n’est pas encore très visible sur cette Consumer Preview, Office 2013 se veut une vraie plate-forme évolutive sur laquelle les éditeurs peuvent venir simplement greffer de nouveaux outils et de nouvelles fonctions. Lors de sa conférence, Microsoft a montré comment Outlook pouvait ainsi s’enrichir d’une fonction qui analyse automatiquement un courrier et transforme son contenu en rendez-vous ou affiche automatiquement un plan derrière les adresses contenues dans le courrier. Mais toutes les composantes de la suite peuvent ainsi être enrichies de nouvelles possibilités commercialisées par des tiers. Selon certaines rumeurs, Microsoft envisage même d’intégrer un véritable « Office Store », similaire à « Windows Store » mais dédié aux extensions Office.
Au final, bien plus que dans le look ou les fonctions, c’est bien d’avantage dans les usages collaboratifs et la mobilité que cette suite 2013 innove vraiment. Pour Microsoft le challenge est important. Office 2010 a été un grand succès. La plupart des utilisateurs « classiques » n’éprouveront pas le besoin de changer. Nombre d’entre eux seront probablement décontenancés par ce discours et percevront difficilement l’attrait d’Office 365 et de l’intégration cloud. Mais pour Microsoft, il est essentiel de venir concurrencer Google et Apple sur ces nouveaux usages. C’est aussi une autre façon pour l’éditeur de lutter contre le piratage et conserver à sa division Business toute sa rentabilité. Reste que tant que Microsoft n’officialisera pas ses prix, difficile de se faire une opinion. Au vu des tarifs attractifs pratiqués sur Windows 8, on peut toujours espérer une bonne surprise.
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