Étape 1 : reliez la lettre type à la base de données
Dans un premier temps, vous allez rédiger (ou ouvrir) la lettre type, c’est-à-dire la base commune à tous les courriers. Indiquez-y votre nom ou le nom de votre entreprise, ainsi que les parties de texte communes à tous les destinataires.1 Le deuxième élément dans un mailing est le fichier de données d’où seront extraites les informations. Il peut s’agir d’une base de contacts Outlook, d’un tableau incorporé dans un autre document Word ou d’un classeur Excel. C’est l’exemple que nous avons retenu ici, intitulé Basenoms.xlsx.2 Dans notre classeur Excel, nous avons les colonnes suivantes : Nom, Prénom, Genre (1=Monsieur, 2=Madame, 3=Mademoiselle), Adr (adresse postale), CP (code postal), Ville, Inscription (année d’inscription) et Commandes (total des commandes passées). Fermez le classeur Excel.3 Revenez dans Word et ouvrez votre lettre type. Activez alors l’onglet Publipostage. Cliquez sur Démarrer la fusion et le publipostage puis choisissez Lettres.Cliquez maintenant sur le bouton Sélection des destinataires et choisissez Utiliser la liste existante…Parcourez ensuite l’arborescence de votre disque dur jusqu’au classeur intitulé Basenoms.xlsx et validez. Comme ce classeur contient plusieurs feuilles (comme on le voit ci-dessous). Vous devez alors indiquer celle qui contient vos données (ici Feuil1$).
Étape 2 : utilisez des champs de données
1 Pour insérer l’adresse de votre destinataire sur le courrier, placez le point d’insertion en tête du document, puis cliquez sur le bouton Bloc d’adresse du Ruban. Word essaie alors d’identifier, dans votre base, les champs adéquats (nom, prénom, adresse…).2 Si la recherche n’aboutit pas, vous verrez un affichage incomplet de l’adresse du premier destinataire dans la zone d’aperçu. Vous devrez alors indiquer où aller chercher les informations dans votre base. Pour cela, cliquez sur Faire correspondre les champs. En face de chaque élément (nom, prénom, adresse, code postal…), déroulez la liste et indiquez le champ correspondant dans votre base. Laissez sans correspondance les données vides (par exemple, le suffixe, assez peu utilisé en français). N’essayez pas d’insérer ici le champ Genre (Monsieur, Madame ou Mademoiselle). Comme ce dernier fait l’objet d’une condition, il fera l’objet d’un traitement séparé.3 En bas de la fenêtre, cochez Mémoriser cette correspondance…, puis validez par OK. Vous devez voir maintenant un aperçu correct de l’adresse du premier destinataire dans le champ Aperçu. Cliquez sur OK pour insérer le bloc d’adresse dans votre lettre type. Ce dernier est symbolisé par la mention Bloc adresse.4 Dans votre courrier, une phrase indique “ Nous avons le plaisir de vous compter parmi nos clients depuis… ”. Il faut ajouter l’année d’inscription à la fin de cette phrase. Pour cela, placez le point d’insertion en fin de ligne, puis cliquez sur le bouton Insérer de ligne, puis cliquez sur un champ de fusion et choisissez Inscription.
Étape 3 : ajoutez des paragraphes conditionnels ou variables
1 Vous voulez accorder un cadeau aux seuls clients ayant commandé pour plus de 1 500 euros ? Le montant de cette commande se trouve dans le champ Commandes de la base de données. Placez le point d’insertion à l’endroit où devra se trouver le paragraphe. Cliquez alors sur le bouton Règles et choisissez Si… Alors… Sinon. La fenêtre qui apparaît vous permet de spécifier la condition à remplir. Modifiez les listes déroulantes jusqu’à obtenir respectivement Commandes, Supérieur ou égal à, 1500. Dans le champ Insérer le texte suivant, tapez votre paragraphe. Dans le champ Sinon, tapez (c’est optionnel) le texte qui s’affichera pour les destinataires ne remplissant pas la condition. Enfin, cliquez sur OK. Le paragraphe apparaît dans votre lettre type.2 Lancez une simulation pour vérifier le bon fonctionnement. Commencez votre courrier par Monsieur (Genre=1) ou Madame, Mademoiselle (Genre>1).3 Une information manque au moment de votre mailing ? Vous voulez que la lettre soit signée d’un responsable des ventes, mais vous n’avez pas encore son nom. En fin de courrier, saisissez Avec les compliments de, puis cliquez sur Règles et Remplir. Saisissez un intitulé, par exemple Tapez le nom du responsable des ventes, puis une réponse par défaut. Ne cochez pas la case Demander une seule fois. Lorsque vous lancerez la fusion, Word affichera le message et recueillera votre réponse qui sera insérée dans chaque lettre à l’endroit choisi.
Étape 4 : faites une dernière vérification… et envoyez!
Sans attendre d’avoir terminé votre lettre type, vous pouvez à tout moment faire un essai de mailing.1 Cliquez sur Aperçu des résultats. Le bouton se colore en jaune : il le restera tant que vous serez en mode Aperçu. Dans ce mode, les noms des champs de données sont remplacés par leur contenu lu dans la base de données. Vous pouvez faire défiler les différents destinataires en utilisant les boutons Premier, Précédent, Suivant et Dernier, placés dans la Barre d’outils.2 Si vous avez un doute sur un destinataire précis, cliquez sur le bouton Rechercher un destinataire. Tapez un extrait de son nom ou de son adresse dans le champ Rechercher et cochez l’option Tous les champs, puis cliquez sur Suivant. Une fois que vous avez contrôlé l’insertion des données dans votre courrier type, cliquez de nouveau sur le bouton Aperçu des résultats pour revenir en mode d’édition.3 Si tout est correct, cliquez sur le bouton Terminer et fusionner et choisissez Modifier des documents individuels puis choisissez Tous. Word crée alors un nouveau document contenant une page pour chaque destinataire. Il ne vous reste plus qu’à imprimer ces documents.
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