Vous souhaitez pouvoir retrouver rapidement dans un long document des termes ou des thèmes. Pour cela, nous vous conseillons d’insérer un index (voir l’illustration 1) au début ou à la fin de votre document. Pour faciliter cette création, OpenOffice.org Writer met à votre disposition la fonction Indexation : vous lui indiquez les mots à intégrer dans l’index et la liste des mots est automatiquement générée avec les numéros de pages correspondants
Patricia Frein (Carm2i)
Étape 1 : Définissez les mots à indexer
Il existe deux méthodes.Méthode 1 : choisissez les mots dans le texte1 Ouvrez le document et effectuez un cliquer-glisser sur le mot ou sur l’expression à indexer, ici pollinisation :2 Choisissez, dans le menu Insertion, l’option Index et tables et cliquez sur Entrée :3 Dans la fenêtre affichée, cliquez dans la zone Type :Puis dans le menu déroulant, cliquez sur Index lexical :4 Le mot sélectionné dans le point 1 apparaît dans la zone Entrée :Ne modifiez pas cette zone. Si ce mot apparaît plusieurs fois dans le document, vous pouvez marquer toutes les occurrences en une seule fois en cochant la case Appliquer à tous les textes similaires. Cliquez sur Insérer et sur Fermer.5 Pour repérer les mots indexés, OpenOffice.org Writer affiche une couleur de fond (plus foncée que la sélection) sur les mots (voir l’illustration 2).Si vous ne voyez pas ce repère, affichez-le en choisissant, dans le menu Affichage, l’option Trame de fond des champs.6 Une fois que vous avez marqué tous les mots à indexer, passez à l’étape 2.Méthode 2 : utilisez un tableau de concordancePour éviter d’avoir à rechercher chaque mot dans le document et ainsi à le manipuler, vous pouvez créer une liste de mots à faire apparaître dans l’index à partir d’un autre fichier.1 A partir du document à indexer, choisissez, dans le menu Insertion, l’option Index et tables et cliquez sur Index et tables :2 En haut de la fenêtre affichée, cliquez sur l’onglet Index :Cliquez dans la zone Type de la partie Type et titre :Ensuite sur l’option Index lexical :3 Puis, dans la partie Options de cette fenêtre, cochez Fichier de concordance et cliquez sur Fichier :Dans le menu qui se déroule, cliquez sur Nouveau :4 Pour le retrouver facilement, nous vous conseillons de choisir le même emplacement de sauvegarde que celui du long document. Ensuite cliquez dans la zone Nom du fichier, nommez le fichier (ici Concordance) et cliquez sur l’option Enregistrer.5 Un tableau apparaît. Remplissez les deux premières colonnes :
Terme recherché : tapez le mot exactement comme il apparaît dans le texte, ici pollinisation ;
Entrée de remplacement : tapez le mot tel qu’il doit apparaître dans l’index ici Pollinisation :Ajoutez de la même manière d’autres mots dans le tableau. Nous vous conseillons de répertorier toutes les formulations d’un mot. Un exemple est proposé dans l’illustration 3.Cliquez sur les boutons OK et Annuler. Pour l’instant aucun mot n’a été indexé dans le document.6 Si vous voulez modifier le contenu de ce tableau, répétez les points 1 à 3 de cette méthode. Puis, dans le bouton Fichier, cliquez sur l’option Editer.
Étape 2 : Créez l’index
1 Dans le document, cliquez à l’endroit où doit apparaître l’index, par exemple en dernière page (créée pour l’occasion). Pour cela, appuyez simultanément sur les touches Ctrl et Fin (à droite de la touche Suppr) du clavier. Puis insérez un saut de page en appuyant simultanément sur les touches Ctrl et Entrée.2 Choisissez, dans le menu Insertion, l’option Index et tables et cliquez sur Index et tables. Puis, dans l’onglet Index, cliquez dans la zone Type et sur Index lexical.3 Dans la partie Options, décochez la case Avec sv. Puis :
si vous avez choisi d’indiquer directement les mots dans le texte (voir méthode 1 de l’étape 1), décochez la case Fichier de concordance et passez au point 4 ;
si vous avez choisi d’utiliser un tableau de concordance (voir méthode 2 de l’étape 1), cochez la case Fichier de concordance, puis cliquez sur le bouton Fichier et sur Ouvrir. Recherchez et cliquez sur le fichier créé dans la méthode 2 (ici Concordance.sdi) et sur Ouvrir.4 Cliquez sur OK. Vous obtenez l’index suivant :5 Pour supprimer un mot indexé par erreur, cliquez avec le bouton droit de la souris sur ce mot ou sur le repérage de couleur :Puis cliquez sur l’option Entrée d’index et sur Supprimer et Fermer.Mettez ensuite à jour l’index en cliquant, avec le bouton droit de la souris, sur l’index et cliquez sur Actualiser l’index/la table.
Étape 3 : Modifiez l’apparence de l’index
Vous pouvez améliorer la présentation de l’index en cliquant, avec le bouton droit de la souris, dans le texte de l’index et sur l’option Editer l’index/la table. Voici trois exemples de modifications :Pour obtenir une séparation à chaque changement de lettre (voir l’illustration 1), cliquez dans l’onglet Entrées et cochez, dans la partie Formatage, la case Séparateur alphabétique.Pour présenter l’index sur deux colonnes, cliquez sur l’onglet Colonnes puis, dans la partie Paramétrages, cliquez dans la zone deux colonnes :Vous pouvez ensuite ajouter un espace entre les colonnes pour les aérer. Pour cela, tapez dans la zone Espacement, la valeur souhaitée, ici 0,50 cm :Cliquez sur OK.Pour modifier l’apparence des caractères à l’intérieur de l’index, ici le séparateur alphabétique (A, B…), cliquez sur l’une des lettres séparatrice, ici A :Cliquez ensuite, avec le bouton droit de la souris, sur cette lettre et sur l’option Editer le style de paragraphe.Vous souhaitez que le texte soit en gras, de taille 14, et que l’espace avant la lettre soit aéré :
cliquez dans l’onglet Police, puis dans la zone Style, cliquez sur Gras, et dans la zone Taille, sur 14 pt.
cliquez dans l’onglet Retrait et espacement, puis, dans la zone Au-dessus du paragraphe, tapez 0,50. Validez en cliquant sur OK
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