- Créez des modèles de documents personnalisés
- Enregistrez et utilisez votre modèle
- Modifiez et partagez votre modèle
- Découvrez les modèles d’OpenOffice
Si, le plus souvent, les documents que vous concevez avec Writer, le traitement de texte d’OpenOffice, sont identiques, pourquoi ne pas créer un modèle type ? Cela vous évitera de devoir tout retaper à chaque fois. Voici la marche à suivre.
Nicolas Robaux
Étape 1 : concevez un répertoire de modèles
Vous pouvez créer autant de modèles de documents que nécessaire. Avant toute chose, définissez dans quel dossier OpenOffice vous les rangerez afin de les retrouver facilement avec ou sans OpenOffice. Lancez le module Writer, cliquez sur Outils, Options, module OpenOffice.org ; dans le sous-module Chemins, sélectionnez la ligne Modèles ; cliquez sur Editer puis sur Ajouter. Sélectionnez un dossier (par exemple, Mes modèles dans Mes Documents), et validez par OK. Cochez ensuite le bouton correspondant au chemin à utiliser, puis cliquez sur OK deux fois de suite.
Étape 2 : mettez en forme votre modèle
1 Dans Writer, commencez par mettre en forme votre document. Ecrivez, par exemple, vos nom et adresse en haut à gauche, une formule de politesse en bas, un champ avec le lieu et la date. Pour les éléments variables, écrivez un mot générique, comme Titre, Introduction, ou Signature, afin de fixer les endroits où seront situés ces éléments sur le document.2 Préparez ensuite la mise en forme de modèle type : gras, italique, largeur des marges… Si vous êtes à l’aise, vous pouvez passer par la fenêtre des styles (touche F11), en modifiant les styles Corps de texte et Signature et en créant un style Adresse ou Introduction.
Étape 3 : enregistrez-le
Une fois votre document terminé, enregistrez-le en tant que modèle et non pas comme un document classique ! Cliquez sur Fichier, Modèles, Enregistrer. Donnez un nom significatif à votre modèle, par exemple Courrier-association, sélectionnez la catégorie Mes modèles, puis validez par OK. Les modèles de texte portent l’extension.ott et sont stockés dans le dossier spécifié à l’étape 1. De la même façon, vous pouvez préparer des modèles de présentation, des feuilles de calcul…
Étape 4 : utilisez-le
1 Vous voulez utiliser l’un de vos modèles pour commencer un nouveau document. Lancez Writer, cliquez sur Fichier, Nouveau, Modèles et documents. Choisissez le module Modèles, dossier Mes modèles, cliquez sur le modèle à utiliser puis sur Ouvrir. Commencez à travailler, puis sauvegardez votre document en lui donnant un nom ; le modèle, lui, ne sera pas modifié. Ainsi, vous le retrouverez dans sa forme initiale lors de sa prochaine utilisation.2 Vous travaillez systématiquement sur le même modèle et souhaitez qu’il s’ouvre à chaque lancement d’OpenOffice Writer ? Allez dans Fichier, Modèles, Gérer. Utilisez la liste déroulante située en bas pour afficher les Modèles dans un des deux modules, puis double-cliquez sur Mes modèles. Sélectionnez le modèle qui devra s’afficher par défaut, à chaque nouvelle ouverture de Writer. Cliquez ensuite sur le bouton Commandes, Définir comme modèle par défaut. Validez par Fermer.
Étape 5 : modifiez-le
Vous avez envie de transformer l’un de vos modèles. Pour cela, cliquez sur Fichier, Modèles, Gérer. Dans Mes modèles, localisez celui à améliorer comme à l’étape ci-dessus, et cliquez sur Commandes, Editer. Vous pouvez aussi utiliser le menu contextuel d’un clic droit sur votre modèle. Appliquez vos améliorations (mise en page, texte, polices, etc.), et cliquez sur Fichier, Enregistrer pour valider vos modifications.
Étape 6 : partagez-le
1 Si vous travaillez sur plusieurs ordinateurs, vous pouvez retrouver votre répertoire de modèles sur toutes vos machines. Dans le dossier Mes modèles de la fenêtre Fichier, Modèles, Gérer, sélectionnez le modèle à réutiliser. Cliquez avec le bouton droit sur Exporter le modèle, puis validez par OK. Si vous l’exportez pour la première fois, choisissez un dossier ou un support (vous pouvez l’exporter vers une clé USB), et validez par Enregistrer. Maintenant, il vous est possible d’envoyer ce modèle par mail ou de le faire circuler par clé USB. Retenez que vos modèles sont tous rangés dans votre PC dans le dossier spécifique choisi à l’étape 1 : vous pouvez aussi les récupérer depuis celui-ci.2 Pour utiliser votre modèle transféré sur un autre PC, effectuez simplement un double-clic dessus ! OpenOffice comprend que ce fichier est un modèle et l’ouvre.3 Si vous voulez l’exporter vers la collection de modèles de cet autre PC, rendez-vous de nouveau dans Fichier, Modèles, Gérer, sélectionnez Mes modèles, Commandes, Importer un modèle, localisez votre modèle, validez par Ouvrir. Une nouvelle entrée apparaît dans Mes modèles (cliquez éventuellement sur Commandes, Actualiser pour forcer la mise à jour des entrées).
Étape 7 : effacez-le
Vous n’avez plus besoin d’un modèle et souhaitez le supprimer du dossier des modèles défini à la première étape, sélectionnez-le via la fenêtre Fichier, Modèles, Gérer, puis cliquez sur Commandes, Supprimer. Si vous l’aviez mis en ouverture automatique, et que vous souhaitez revenir à l’état initial des documents vierges de Writer, cliquez sur Commandes, Rétablir le modèle par défaut, Texte.
Étape 8 : découvrez les modèles d’OpenOffice
Enfin, si vous êtes en panne d’inspiration pour créer de belles mises en page, sachez qu’OpenOffice a pensé à vous : de nombreux exemples sont inclus lors de l’installation standard d’OpenOffice. Pour les voir, cliquez sur Fichier, Nouveaux, Modèles et documents, module Modèles, cliquez éventuellement sur l’icône du dossier jaune et la flèche rouge pour remonter d’un cran dans l’arborescence des dossiers, puis sur le bouton bleu Aperçu. Prenez connaissance du contenu des dossiers autres que Mes modèles : courrier, exposé, fax, livre, il y en a pour tous les goûts ! Notez aussi que les modèles préinstallés ne peuvent être ni supprimés ni modifiés.
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