Quiconque doit remplir un formulaire peut commettre de nombreuses erreurs de saisie, pas toujours faciles à repérer a posteriori. Avec Word, et plus particulièrement la version 2007, il est possible sous certaines réserves, de fixer des limites à la saisie. Par exemple en forçant à choisir dans une liste prédéfinie. La fonction Formulaire permet aussi de recueillir des données en ligne, mais cette opération, nettement plus longue à mettre en œuvre, ne sera pas traitée ici.
01. Affichez l’onglet développeur
Pour utiliser les formulaires, dans Word 2007, vous devez au préalable activer le menu Développeur. Cliquez sur le bouton Office puis sur Options Word. Activez l’onglet Standard, cochez l’option Afficher l’onglet Développeur dans le ruban et validez par OK.
02. Dessinez le formulaire
Les champs de formulaires peuvent être exploités dans tout type de document Word. Mais seul le format Word 2007 (fichiers docx) permet de profiter du maximum de fonctions. Le libellé Mode de compatibilité ne doit pas s’afficher dans la barre de titre de Word. Commencez par définir le squelette du formulaire, c’est-à-dire l’ensemble des éléments invariables (raison sociale, logos, libellés…) comme sur l’exemple ci-contre.
03. Ajoutez les premiers champs
Activez le menu Développeur et cliquez sur le bouton Mode création. Ce bouton devient orange. Ce mode devra rester actif tant que vous mettrez au point le formulaire. Au contraire, il sera inactif pendant son utilisation. Placez le pointeur devant le libellé Nom et, dans la zone Contrôles, cliquez sur le bouton Texte enrichi. Une zone de saisie se dessine devant le libellé. Ajoutez de la même façon une zone de saisie devant le libellé Prénom. Placez maintenant le point d’insertion devant le libellé Date et cliquez sur le bouton Sélecteur de dates. En cliquant sur la flèche qui jouxte la zone que vous venez d’insérer, vous faites apparaître un petit calendrier.
04. Insérez des listes de choix
L’entreprise Loca Vélos ne loue que trois types de cycles : des VTT, des vélos d’enfant et des vélos cross. Pour imposer à votre utilisateur de choisir un de ces trois modèles, placez le point d’insertion devant le libellé Type de vélo et cliquez sur Liste déroulante. Dans la zone Contrôles, cliquez sur le bouton Propriétés. Dans le champ Titre, saisissez Type vélo puis cliquez sur Ajouter. Saisissez le premier choix (VTT) et ne modifiez pas le champ Valeur. Cliquez sur OK. Faites de même pour ajouter les deux autres choix (vélo d’enfant et vélo cross). Enfin, cliquez sur OK. Faites de même pour ajouter, en face de la zone Mode de règlement, une liste ne permettant que les choix espèces, carte bancaire, virement ou chèque. Pendant la création des listes, vous pouvez en modifier l’ordre des éléments en utilisant les boutons Monter et Descendre. Profitez-en pour mettre en tête de liste l’élément qui doit apparaître par défaut : s’il correspond au choix de l’utilisateur, celui-ci n’aura qu’à valider son choix.
05. Testez le fonctionnement
Une fois tous vos champs mis en place, cliquez sur le bouton Mode création pour quitter ce mode. Les zones de saisie sont maintenant opérationnelles.
06. Protégez le formulaire
Pour éviter que l’utilisateur ne modifie la structure du formulaire (les éléments que vous avez créés à l’étape 02 ci-dessus), activez le menu Développeur, cliquez sur Protéger le document et cochez Restreindre la mise en forme et la modification. Dans le volet qui apparaît à droite du texte, cochez l’option Autoriser uniquement ce type de modifications… et, dans la liste en dessous, choisissez Remplissage de formulaires. Enfin, cliquez sur Activer la protection. Dans la fenêtre qui s’affiche, tapez à deux reprises un mot de passe et validez par OK. Désormais, seul le contenu des champs de saisie pourra être modifié. Il ne vous reste plus qu’à enregistrer ce formulaire et à le diffuser à vos clients.
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