La lettre d’information s’impose de plus en plus comme l’outil de prédilection pour fidéliser les internautes. Elle permet d’entretenir une relation régulière avec ses prospects, clients ou membres d’une communauté dans une logique de relations interpersonnelles. Édité par MessageMedia, MailKing automatise la gestion de cet outil marketing en facilitant l’envoi en nombre de messages personnalisés. Au-delà des fonctions de base de “routage”, ce logiciel permet de personnaliser le contenu du message en fonction de paramètres tels que la langue, l’adresse ou encore le centre d’intérêt de l’internaute.
Mettre en place MailKing
1. Installez et paramétrez le logiciel
Procurez-vous le logiciel à l’adresse indiquée dans la rubrique “Pour en savoir plus” et installez-le sur votre serveur (NT WorkStation ou Server). Cette mise en place ne posant pas de problème, passez au paramétrage en lançant MailKing. Choisissez l’item “Option” du menu “View” et renseignez le nom de l’expéditeur par défaut ainsi que son adresse e-mail. Cliquez sur l’onglet “Signature” et définissez celle qui sera utilisée par défaut lors de chaque envoi de courrier.2. Paramétrez le serveur SMTP
Sélectionnez ensuite l’onglet “Internet Mail” et renseignez l’adresse du serveur SMTP. Si vous utilisez un serveur mutualisé et que vous ne souhaitez pas perturber son fonctionnement, choisissez ensuite l’onglet “Delivery” et remplacez la valeur du paramètre “Pace interval” par 5. Ainsi, l’envoi de chaque message électronique sera espacé de 5 secondes.3. Importez vos données
MailKing offre par défaut une base de données reposant sur Access. Mais vous avez la possibilité d’importer vos données existantes quel que soit leur format. Cette option s’avère extrêmement prati-que puisqu’elle vous permet de prendre en compte les adresses existantes enregistrées dans votre logiciel de messagerie. Cliquez pour cela sur l’item “Close” du menu “File” puis sur “Open Contact Data”. Choisissez ensuite le format et laissez MailKing importer vos données. Lorsque l’opération est terminée, vos nouveaux contacts apparaissent dans la fenêtre de gauche. MailKing ajoute deux nouveaux items dans l’arborescence de droite. “Mail list 1” correspond à la liste par défaut de vos abonnés et “message 1” à votre première newsletter. Validez l’importation en cliquant sur “Save” dans le menu “File”.
Créer la première lettre
4. Réalisez l’en-tête de l’e-mail
Composez d’abord la première lettre d’information, puis (dans un deuxième temps seulement) choisissez les destinataires. Passez dans la fenêtre de gauche afin de modifier le nom de l’expéditeur, si nécessaire, puis ajoutez comme sujet “Bienvenue”. Effectuez ensuite un double clic sur les variables “Salutation”, “First name” et “Last name” du champ “Fields”.5. Personnalisez le corps du message
Commencez par saisir votre message de bienvenue et personnalisez-le au fur et à mesure de vos besoins. Les variables MailKing (nom, prénom, identifiant, etc.) peuvent, bien sûr, vous permettre de composer des URL dynamiquement si cela est nécessaire. Finissez le message en ajoutant la signature par défaut. Cliquez pour cela sur l’icône “Insert signature” de la barre d’outils.6. Ajoutez des contenus conditionnels
Cette lettre d’information doit favoriser la création d’une relation étroite avec l’internaute. C’est pourquoi vous pouvez personnaliser le contenu en fonction de conditions. L’utilisateur n’a pas saisi son adresse postale ? Nous allons le relancer en ajoutant un contenu conditionné par l’absence d’adresse dans la base. Positionnez-vous à l’endroit où vous souhaitez que ce message apparaisse dans la lettre, puis sélectionnez l’item “Insert conditional content” du menu “Message”. Cliquez ensuite sur “Add” et choisissez le champ “BusinessStreet” et la condition “Is Empty”. Saisissez le texte adapté dans le champ “Text” : “Nous aimerions vous faire parvenir cette lettre par voie postale mais malheureusement nous ne possédons pas votre adresse…” et ajoutez ce contenu dynamique au corps du message.7. Adaptez la langue
De la même manière, vous pouvez gérer les différences de nationalité de vos internautes en vous appuyant sur cette fonctionnalité et notamment la clause “Else” de la condition qui vous permettra de bâtir une requête du type : <% If ( [Language] = "english" ) Then %> Welcome [Salutation] [Prenom] [Nom] <% Else %> Bonjour [Salutation] [Prenom] [Nom] <% End If %>.
Envoyer la lettre d’information
8. Définissez les destinataires du courrier
Revenez dans le module de gestion des membres en cliquant sur l’objet “Members”. Activez ensuite les boutons radio “View Single” et “Include in all mail list”. Sélectionnez alors l’objet “Mail list 1” pour vérifier les membres sélectionnés. Dans cette fenêtre, vous avez la possibilité d’exclure ou d’ajouter des membres. L’option “Filter” permet de rejeter automatiquement certains d’entre eux en fonction des champs de votre base de contact. L’éditeur de filtre vous assiste, mais vous pouvez aussi choisir de créer le filtre directement en SQL.9. Testez la fusion
Lorsque vous êtes prêt à envoyer votre lettre d’information, vérifiez la fusion du message type et des variables en cliquant sur l’icône “Preview” de la barre d’outils. Vous pourrez ainsi vous faire une idée du résultat final et modifier quelques paramètres si besoin est.10. Préparez l’envoi
Quand le résultat de la fusion vous convient, déclenchez l’envoi manuellement ou programmez-le pour une date et une heure spécifiques. Si vous souhaitez accéder au calendrier, sélectionnez votre message type puis l’item “Schedule message” par un clic droit. Si vous préférez envoyer directement les messages, choisissez l’item “Send to Outbox” du menu “Messages” et cliquez sur l’objet “Outbox” afin de visualiser les envois en attente. Il ne vous reste plus qu’à déclencher l’expédition en activant l’icône “Send All”.
Pour aller plus loin
11. Éliminez les doublons
Il n’est pas rare qu’un internaute s’inscrive plusieurs fois à une même lettre d’information. Pour éliminer les doublons, positionnez-vous sur l’objet “Members”, puis sélectionnez l’item “Find duplicate data” du menu “Contact data”.12. Automatisez l’inscription des membres
MailKing s’appuie sur une base de données relationnelle pour stocker ses informations. Vous avez donc la possibilité de l’interfacer avec un serveur d’application afin de permettre aux internautes de s’abonner et de se désabonner sans votre aide.
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