La communication interne en entreprise trouve dans l’intranet un support idéal pour publier et diffuser l’information maison selon des règles plus ou moins fines. Chez l’industriel Plastic Omnium (PO), ce pas a été franchi et le groupe bénéficie depuis deux ans d’un intranet d’entreprise assez généraliste.“L’étape suivante a consisté à affiner cette première initiative transversale, en personnalisant l’intranet, le rapprochant ainsi de l’utilisateur”, explique Nathalie Purdom, responsable de la communication chez PO. Le coup d’envoi est donné avec un projet concernant la Division Auto Exterior (DEA) du groupe, mené par Brainsoft, filiale de la SSII Neurones. “Un choix motivé par leur approche orientée utilisateurs.”
Huit bouquets d’intranets accessibles à partir du portail
Le dispositif repose sur un portail ombrelle commun à l’ensemble de la division, abritant une kyrielle d’intranets métier accessibles depuis un point d’entrée unique.“Nous voulions offrir un accès simple à l’information, une certaine homogénéité tout en respectant les spécificités de chacun des corps de métier : finance, marketing, achats, etc.” Au total, près de 8 intranets métier différents seront mis en place d’ici au début de 2002. Chaque déploiement s’affranchit de tout développement spécifique, tous s’appuyant sur le moteur, capable de générer à la demande un intranet selon la fonction du créateur, ses besoins et ses choix graphiques et ergonomiques. Ce moteur possède 15 manières différentes de publier l’information, allant de la carte interactive (repérage d’usines et informations connexes) à l’abécédaire (retrouver une information sous une forme alphabétique) ou encore par logos (pour les informations des constructeurs par exemple). Ces modèles de présentation ont été étudiés pour répondre à l’ensemble des besoins et se chargent d’un simple clic. Il est aussi possible d’ajouter à son gré des menus déroulants ou de nouvelles rubriques. Une marge de man?”uvre large, s’inscrivant néanmoins dans un cadre prédéfini. On évite ainsi les problèmes des développements sauvages et anarchiques.
Des points de contrôle avant publication
“Plusieurs niveaux de contrôle ont été définis pour la publication de contenu.” La validation de l’information est gérée par un premier workflow entre rédacteurs de rubriques et rédacteur en chef de l’intranet métier. Il est prévu en outre un système de contributions de la part des salariés. “Contributions essentielles à la vie de l’intranet”, souligne Nathalie Purdom, qui n’élude pas la question de l’organisation humaine qu’un tel projet implique. Chaque contribution sera soumise à l’approbation d’un chef de rubrique.
La durée de vie du contenu est surveillée
Par ailleurs, un système original de péremption de l’information a été instauré. “Tout contenu publié est affecté d’une durée de validité dans le temps. À échéance, des alertes par e-mail avertissent l’auteur de la péremption puis élimine le contenu ou le proroge.” Toutefois la souplesse préside à l’ensemble du projet. Ainsi, la validation et le niveau de péremption restent des options sans aucun caractère systématique. Prochaines étapes : le déploiement sur d’autres divisions et l’extension fonctionnelle des intranets vers plus de transactionnel (mises en place d’applications telle que l’ERP). En un mot, l’évolution vers un intranet de deuxième génération…
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