Cortal se présente comme “le spécialiste de l’épargne pour les particuliers”. Téléphone, internet, minitel, serveur vocal ou fax… ses clients ont le choix pour gérer leurs comptes. En dépit de cet accès multicanal, la banque sans guichet du groupe BNP Paribas continue de recevoir un abondant courrier. Une demande d’ouverture de compte nécessite, en effet, l’envoi d’un contrat papier signé, accompagné d’un chèque et de justificatifs de domicile et d’identité. “Nous avons profité du passage à l’an 2000 pour mettre en place un processus de gestion électronique des documents (GED)”, avance Jean-Marie Grenet, directeur organisation internationale et responsable des projets de GED et de workflow.
Passage au bureau “sans papier”
Sur appel d’offres, la banque a retenu Tower IDM, de Tower Technology. Dans un premier temps, Cortal s’est concentrée sur le contrôle de signature et les ouvertures de comptes. Le système assure un traitement automatisé de l’image du chèque, assortie de ses données. La signature numérisée est, quant à elle, présentée à l’opérateur, qui n’a plus qu’à la confirmer. Elle est ensuite indexée, entre autres, par la référence de dossier et le numéro de compte.Ce passage au “bureau sans papier ” n’a pas rencontré de réticence en interne grâce à une bonne sensibilisation en amont. D’une moyenne d’âge inférieure à trente ans, la quarantaine d’utilisateurs se montre même demandeuse d’évolutions et de nouveaux services. “La GED offre également une aide à la gestion et à l’évaluation des compétences. Le manager gère mieux les flux.”Après ce premier retour d’expérience probant, Cortal prévoit de mettre en place le traitement des réclamations des clients et l’enregistrement des modifications de compte. Dans le cadre de son développement européen, la société entend aussi s’appuyer sur la GED pour centraliser les services de back office à son siège social. Ainsi, pour la nouvelle filiale espagnole, il est question que Madrid assure la numérisation, puis transmette les images au site francilien, qui en assurera le traitement.
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