Dans vos documents, vous utilisez souvent des phrases type que vous retapez à chaque fois ou que vous recopiez d’un document à un autre. Finies ces manipulations fastidieuses : avec la fonction QuickPart de Word 2007, saisissez une seule fois le texte récurrent. Vous pourrez l’insérer ultérieurement dans vos documents en quelques clics !
Brigitte Bourbé (Carm2i)
Étape 1 : Créez un bloc
Un bloc est l’ensemble des éléments que vous voulez copier une bonne fois pour toutes : ici, ce sont une image et des paragraphes ayant chacun une mise en forme.1 Sélectionnez les éléments à copier qui comprennent l’image et le texte jusqu’au mot obligatoire (voir illustration 1).2 Appuyez successivement sur les touches Alt et F3 de votre clavier. La fenêtre Créer un nouveau bloc de construction apparaît (voir illustration 2).3 Pour donner un nom au bloc, utilisez la zone Nom, et tapez, ici Nauti. Ce nom vous permettra de retrouver facilement votre bloc lorsque vous voudrez le coller. Laissez, dans la zone Galerie, la valeur QuickPart.4 La zone Catégorie permet de classer les blocs stockés. La valeur par défaut est Général mais vous pouvez créer une catégorie personnelle en cliquant sur la flèche Catégorie puis sur Créer une catégorie. Dans la zone Nom de la nouvelle fenêtre, tapez, par exemple Sports et cliquez sur OK. Remarque : lors d’une prochaine création de bloc, vous cliquerez, dans la zone Catégorie, sur Sports.5 Vérifiez que les zones Enregistrer dans et Options ont bien respectivement les valeurs Building Blocks.dotx et Insérer uniquement le contenu.6 Validez en cliquant sur OK. Si vous souhaitez enregistrer d’autres blocs, recommencez les points de cette étape.
Étape 2 : Insérez un bloc
Deux méthodes sont possibles après avoir cliqué à l’endroit où les éléments du bloc doivent être ajoutés :
Tapez les lettres que vous avez choisies, dans la zone Nom, au point 3 de l’étape 1, ici Asso et appuyez sur la touche F3 du clavier.
Si vous ne vous rappelez plus du libellé associé au bloc, il suffit de cliquer sur l’onglet Insertion puis, dans la partie Texte, sur le bouton QuickPart.Avec Word 2010, cliquez sur Insertion automatique puis sur la phrase qui vous intéresse, ici Nauti. Avec Word 2007, cliquez directement sur la phrase type.
Étape 3 : Gérez les blocs
Modifiez un bloc existantInsérez le bloc dans votre document puis modifiez-le. Reprenez les points 1 et 2 de l’étape 1. Au point 3, utilisez le même nom que celui du bloc à remplacer en respectant les majuscules et les minuscules. Au point 4, choisissez la même catégorie et la même valeur pour Enregistrer dans et pour Options. Cliquez sur OK puis sur Oui.Supprimez un blocCliquez, dans l’onglet Insertion, sur QuickPart puis, avec Word 2010, sur Insertion automatique.Quelle que soit la version de Word, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le bloc dont vous ne voulez plus et choisissez Organiser et supprimer. La fenêtre Organisateur de blocs de construction s’affiche et le bloc préalablement sélectionné est surligné. Cliquez sur le bouton Supprimer, et lorsqu’un message de confirmation s’affiche cliquez sur Oui puis sur Fermer.
Étape 4 : Enregistrez les blocs
Enregistrez votre document en cliquant en haut à gauche sur le bouton Office ou Fichier. Cliquez sur Enregistrer. Sélectionnez le dossier de sauvegarde du fichier puis cliquez sur Enregistrer.Pour réutiliser ultérieurement les blocs et les catégories créés, quittez le logiciel Word.Un message propose d’enregistrer les blocs créés ou modifiés. Cliquez sur Oui
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