Convertir les échanges en connaissances

Toute entreprise impliquée dans les applications de travail de groupe est obligatoirement confrontée à la gestion de la connaissance”, estime Arnaud Lépinois, directeur technique d’Inexware. Le premier pas vers le partage de l’information franchi, certaines cherchent en effet à formuler et à conserver le savoir-faire, d’autres à stimuler la réactivité et la créativité de leurs collaborateurs. Dans tous les cas de figure, la réutilisation de l’information stockée est essentielle : à l’heure de la surabondance et de la compétitivité accrue, tirer des enseignements des informations accumulées au fil des années devient une priorité pour être plus réactif et créatif que le concurrent.

Les mêmes acteurs derrière deux familles de produits

Travail de groupe et gestion de la connaissance (ou KM, Knowledge Management) étant étroitement liés, on retrouve naturellement les mêmes acteurs : Lotus et Microsoft en tête, suivis de Novell, mais également d’Arisem, d’Autonomy, de Meta4 ou encore d’Open Text. Outre les outils de travail de groupe, l’offre de gestion de la connaissance, plus ou moins riche, comprend également un moteur d’indexation de l’information non structurée, des solutions de gestion de la compétence et un portail. Comme pour le groupware, certains éditeurs proposent une offre packagée tandis que d’autres préfèrent les briques à assembler. Comme le travail de groupe, le partage de la connaissance n’est pas une activité qui s’inscrit facilement dans la culture de l’entreprise si un profond travail de sensibilisation n’a pas été fait auparavant. “Dès le départ, nous avons formé des groupes de travail constitués de représentants des utilisateurs afin de concevoir un outil qui facilite leurs tâches quotidiennes. Parce que nous avons joué la carte de la transparence, le portail a été très bien accepté, explique Stéphane Dutal, chef du service médias à la communication interne d’Atofina chargé du projet. Nous avons également réalisé un important travail pédagogique de sensibilisation qui a également contribué à la réussite du projet.” Perçu parfois comme utopique et toujours comme un danger, le projet de gestion de la connaissance déstabilise bien des individus qui ne veulent pas partager de peur de perdre leur pouvoir ou leur valeur ajoutée. Trop génériques, certains projets regroupent également des personnes qui n’ont aucune raison de partager l’information. Là encore, comme c’est le cas pour le travail de groupe, l’application de gestion de la connaissance fonctionne mieux lorsqu’elle cible un groupe restreint d’individus ayant un intérêt commun. Intérêt qu’il faut souvent stimuler par une forme de récompense ou d’obligation; dans certaines SSII par exemple, la contribution au savoir de l’entreprise est inscrite dans le contrat de travail.

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