De nombreux moyens de communication permettent aux employés de collaborer à distance. Toutefois, peu d’entre eux garantissent l’interactivité d’une rencontre en face à face comme le font les logiciels de conférence pour le web. Ces applications mettent à la disposition des participants d’une réunion virtuelle des fonctions grâce auxquelles ils interagissent et échangent des informations. Le tout grâce à un navigateur Internet. “L’organisateur d’une réunion sur le web peut diffuser des présentations PowerPoint vers les ordinateurs de l’assistance. Il peut, en outre, autoriser l’accès à une application présente sur son poste de travail. Il y a même des fonctions de tableau blanc et d’autres conçues pour réaliser un vote ou un sondage”, explique Laurent Jéhanin, directeur des affaires économiques du groupe Snecma, utilisateur du service Genesys Conferencing de Genesys.
Des réticences à la voix sur IP
Les fonctions des logiciels utilisées varient selon le but de la réunion, comme le confirme Philippe-Emmanuel Douziech, responsable produits logiciels chez Orsyp, l’éditeur qui souscrit à Viaconferencing de France Télécom : “Lorsque nous formons nos forces de vente, nous exploitons simplement la fonction de partage de documents. Elle ne les autorise qu’à faire des annotations à l’aide des outils idoines. En revanche, les réunions avec nos départements marketing américains sont centrées sur la fonction de partage d’applications permettant une participation active à la création d’un document.” En plus de ces outils destinés à l’exploitation de données, les entreprises souhaitent parfois ajouter la voix. Plusieurs solutions sont alors possibles. “L’option de voix sur IP a été déterminante dans le choix de Centra e-meeting de Centra. Le logiciel utilise un protocole propriétaire, autre que les H.323 ou T120, et peu gourmand en bande passante. Il donne la priorité aux flux vocaux sur les flux de données. Au final, les communications sont de bonnes qualité”, estime Éric Juin, responsable des e-services chez Bouygues Construction. Ce spécialiste du bâtiment met ainsi en relation ses chantiers et des intervenants extérieurs. Mais, c’est une exception tant les entreprises interrogées sont, parfois sans avoir effectué de tests, réticentes à la voix sur IP. La société Kodak dispose, quant à elle, d’un moyen tout aussi économique. “Nous utilisons le réseau téléphonique interne à Kodak lorsque nous réalisons nos cours d’e-learning pour nos employés avec Placeware Conference Center de Placeware. Les factures téléphoniques en sont considérablement réduites”, explique Vincent Bianco, directeur formation et développement de Kodak pour la région EMEA. Pour l’Afrique et le Moyen-Orient, où le réseau interne n’existe pas, l’entreprise envisage de mettre en place un système de voix sur IP.
Des gains difficiles à chiffrer
D’autres choisissent de souscrire à un service tout-en-un qui associe conférence téléphonique et conférence web. “Coupler ce type de service présente l’avantage de gérer les prises de parole depuis l’interface du logiciel. C’est indispensable au-delà d’une dizaine de personnes”, assure Laurent Jéhanin. Cette gestion, qui incombe au président de la réunion, est aisée, au même titre que la participation à une réunion et l’organisation préalable de la séance elle-même. Seul un PC doté d’une connexion à Internet est nécessaire. Une simplicité qui tranche avec les systèmes de visioconférence néces-sitant des salles spécifiques, un matériel très coûteux et la présence d’un administrateur. “Pour ouvrir une session, il suffit de s’identifier sur le site de conférence sur le web choisi, de réserver un créneau horaire et de séléctionner les participants dans une liste. Ensuite, le système envoie automatiquement un e-mail contenant une URL et les horaires de la réunion”, explique Philippe-Emmanuel Douziech. Pour faciliter la convocation des participants, la société a synchronisé son annuaire Microsoft Exchange avec les serveurs de son prestataire. Si nombre de logiciels de conférence pour le web réalisent cette opération, ils ne sont pas compatibles avec tous les types d’annuaires. “Le logiciel de Genesys ne se synchronise pas avec l’annuaire de Lotus Notes. Nous avons donc dû en créer un manuellement sur les serveurs de notre prestataire”, regrette Laurent Jéhanin. En dépit de cet inconvénient, l’utilisation d’un logiciel de conférence pour le web reste triviale. Ce qui ne signifie pas pour autant qu’il ne peut y avoir de problème technique. “Lorsque Genesys met à jour son logiciel ou que les paramètres de notre coupe-feu sont modifiés, il arrive que le système se bloque”, poursuit Laurent Jéhanin.Au final, les entreprises utilisatrices s’estiment satisfaites de ce nouvel outil de communication. Les économies et les gains de temps en sont l’intérêt principal. Mais, curieusement, peu d’entre elles parviennent à chiffrer les gains réalisés. Seul Kodak évalue à 50 % la baisse de ses dépenses en formation. Chez Orsyp, les commerciaux disposent de plus de temps pour prospecter une nouvelle clientèle.“Ils utilisent les conférences pour établir des propositions commerciales après avoir déjà rencontré nos partenaires”, se réjouit Philippe-Emmanuel Douziech. Preuve que, malgré les moyens qu’ils offrent, les logiciels de conférence pour le web ne permettent pas de s’affranchir des rapports directs.
🔴 Pour ne manquer aucune actualité de 01net, suivez-nous sur Google Actualités et WhatsApp.
