Mettre en place un PGI s’apparente à une révolution. Surtout s’il s’agit de SAP. Or, pour l’entreprise Condat Lubrifiants, le basculement s’est fait sans accroc, dans les délais. “Pour nous, c’est le résultat tangible d’une démarche très rigoureuse, méthodique”, explique Guy Chemisky, DOI de cette PMI familiale spécialisée dans la fabrication de lubrifiants et de produits de traitement du bois.
L’opération s’est effectuée avec la collaboration de la SSII Soleri. Condat Lubrifiants partait d’un système d’information entièrement redéveloppé en spécifique en 1996, mis à part la comptabilité et la gestion de production, pour laquelle l’entreprise utilisait des progiciels. “Cette étape nous a permis de faire évoluer la compréhension du système d’information dans l’entreprise”, indique Guy Chemisky. L’entreprise était alors prête à mettre en place un grand PGI, comme SAP R/3. Le DOI ne voit pas de différence majeure entre progiciels pour PME et grandes entreprises. “Ce qui différencie un grand PGI d’un petit, c’est le nombre de points de fonctions.” Autrement dit, sa complexité. Tout tient dans la façon de mener le projet. “Nous avons voulu rester patron du projet, et ne pas le confier en forfait à un prestataire. Il vaut mieux apprendre à conduire que prendre une assurance tous risques.” C’est ainsi que Condat a constitué avec le prestataire Soleri une équipe mixte pour mettre en place le PGI.
” Les utilisateurs ont trouvé SAP simple ! “
“Nous avons choisi cette SSII pour sa connaissance de la PME plutôt que pour celle de SAP. Il était aussi important que ce soit une société à notre taille : l’enjeu de la réussite était aussi fort pour eux que pour nous”, ajoute Guy Chemisky. Chaque module est confié à un binôme, constitué d’un consultant de Soleri et d’un utilisateur. Quant à la direction du projet, elle est assurée par le DOI de Condat, en association avec le directeur du projet chez Soleri. Le premier résultat de cette collaboration est la mise en place des modules comptabilité-finance de SAP en deux mois. Ils sont opérationnels en janvier 1999. Avant d’installer les autres fonctions, l’entreprise se penche sur ses processus avec les objectifs suivants : aller au bout du paramétrage et faire coller le système d’information aux flux physiques.
Du coup, les utilisateurs ne sont pas trop déroutés par le logiciel. Cela implique, pour Condat, d’accepter de modifier des processus s’ils n’apportent pas plus de valeur que ceux de SAP. Afin d’aider les utilisateurs à s’approprier le nouveau système, Condat les forme et met en place une messagerie. “Avec cette première étape, nous avons fait en sorte que les utilisateurs se sentent bien en les prenant en charge. Cela a eu un effet bluffant : les utilisateurs ont trouvé SAP simple !” L’ensemble des modules a ainsi pu être mis en place dans les délais, et le basculement s’est fait à la date fixée, le 1er avril 2000.
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