Vous souhaitez envoyer le même courrier par mail à plusieurs personnes en le personnalisant afin de le rendre plus convivial. Word 2010 vous permet d’automatiser ce processus grâce à sa fonction de publipostage.
Amine Meslem
Étape 1 : préparez vos documents
1 Commencez par faire la liste des destinataires dans un tableau Excel. Les colonnes devront indiquer les informations personnelles que vous souhaitez faire apparaître dans votre courrier. Par exemple : genre (Mademoiselle, Madame, Monsieur), nom, prénom et adresse postale. Le tableau doit aussi indiquer les adresses mail de vos destinataires.2 Lancez Word et créez votre courrier. Il doit contenir uniquement les informations identiques à tous les destinataires.
Étape 2 : reliez le courrier au fichier de destinataires
1 Ouvrez votre courrier dans Word. Activez l’onglet Publipostage et cliquez sur Démarrer la fusion et le publipostage puis sélectionnez Messages électroniques :Allez maintenant dans le menu Sélection des destinataires et cliquez sur Utiliser la liste existante. Ouvrez le document Excel contenant les coordonnées des destinataires que vous avez précédemment créé. Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez votre feuille Excel ? feuil 1$, par exemple, si votre tableau se trouve sur la première feuille ? puis cliquez sur OK.2 Si vous souhaitez envoyer votre courrier à une partie seulement de vos destinataires, cliquez sur Modifier la liste de destinataires puis décochez les personnes à exclure.
Étape 3 : insérez les champs de votre base de contacts
Votre courrier est toujours ouvert dans Word, à onglet Publipostage. Placez le curseur à l’endroit où vous désirez insérer le contenu du premier champ. Allez dans le menu Insérer un champ de fusion et cliquez sur le nom du champ à insérer (dans notre exemple, le genre du destinataire).Dans la lettre, le nom du champ apparaît entouré de chevrons. Répétez l’opération pour tous les champs à insérer.
Étape 4 : vérifiez le mailing et lancez-le
1 Pour voir à quoi vont ressembler vos courriers, cliquez sur le bouton Aperçu des résultats. Puis cliquez sur les petites flèches adjacentes pour afficher l’aperçu des destinataires :Cliquez à nouveau sur le bouton Aperçu des résultats pour quitter ce mode.2 Si l’aperçu vous satisfait, allez dans le menu Terminer & fusionner à droite du ruban (toujours dans l’onglet Publipostage) et cliquez sur Envoyer des messages électroniques. Dans la petite fenêtre qui s’affiche, vérifiez que le champ contenant l’adresse électronique de vos destinataires soit bien en face de À. Indiquez l’objet de votre message. Si votre courrier ne comporte ni image ni enrichissement typographique, optez pour Texte brut. Sinon, choisissez HTML. Evitez Pièce jointe car cela obligerait vos destinataires à ouvrir le fichier joint pour lire votre message. Validez par OK :Votre logiciel de messagerie se lance automatiquement et chaque destinataire reçoit son mail personnalisé.
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