Depuis la fin du confinement, beaucoup d’entreprises sortent peu à peu de leur arrêt forcé d’activité. Et si cette reprise était aussi l’occasion de prendre des bonnes résolutions ? Par exemple, enfin cesser de se laisser déborder par les tâches administratives, qui accaparent tant d’entrepreneurs, surtout les plus petits.
Une enquête menée par FTI Consulting pour Plum Consulting et l’éditeur de logiciels de gestion Sage, auprès de 3000 PME dans 11 pays dont la France, est à ce titre édifiante. Gérer la comptabilité, les paiements, la facturation, la paie, etc, coûterait en moyenne 142 jours de travail et 50 800 euros par an aux PME françaises. Autant de ressources que les dirigeants préféreraient consacrer, au moins en partie, à gagner de nouveaux clients, à développer leur offre… voire, dans le contexte actuel, à assurer leur survie.
Parmi les solutions pour alléger le fardeau, l’une est relativement simple à mettre en œuvre : le recours à un logiciel spécialisé. A l’image de Sage 50Cloud Ciel, cette solution destinée aux entreprises de moins de 20 salariés, qui regroupe en une seule interface toute la gestion comptable et commerciale. Couplée à Microsoft 365 (pour par exemple partager des données dans Excel ou Outlook), elle est pensée comme un allié de confiance pour le dirigeant, facile d’utilisation et très opérationnel.
Exemple avec la gestion commerciale. Grâce à une telle solution, les devis, factures, avoirs, bons de commande et de livraison, deviennent très simples à éditer, avec de nombreux modèles personnalisables. Surtout, le paiement et le recouvrement sont facilités et accélérés. Les factures numériques comportent un bouton permettant au client de payer directement en ligne. En cas d’impayé, l’utilisateur reçoit une alerte, et une relance est envoyée automatiquement au client – de quoi réduire ces retards qui pénalisent l’activité de tant d’entreprises ! L’interface permet également de suivre en temps réel l’activité pour chaque prospect, client ou fournisseur, la marge réalisée, le niveau précis des stocks… Un véritable assistant de gestion, qui fait gagner du temps et libère l’esprit.
La même logique vaut pour la comptabilité. Beaucoup d’entrepreneurs repoussent cette tâche fastidieuse, accumulent les retards et perdent la maîtrise de leur trésorerie. Là encore, un logiciel aide à rester à jour et à tenir une comptabilité professionnelle… sans avoir à être comptable. La saisie des écritures, d’abord, est automatisée – Sage 50Cloud Ciel peut ainsi être connecté aux comptes bancaires de l’entreprise, pour y importer en temps réel l’ensemble des paiements et rentrées d’argent. Au passage, on élimine aussi le risque d’erreurs. Autres actions devenant presque indolores : la gestion des notes de frais et des factures d’achat (fini le papier et les saisies multiples, les documents sont pris en photo et les écritures enregistrées en un clic), ou encore la TVA, qui peut être télédéclarée depuis l’interface. Quant aux documents comptables comme le bilan, le compte de résultat, le grand-livre, ils sont accessibles à tout moment en version actualisée. Le tout est bien sûr conformé en permanence aux exigences légales et fiscales en vigueur.
L’avantage d’un tel outil ne réside pas seulement dans l’ensemble des tâches qu’il permet de simplifier. Mais aussi dans la visibilité qu’il apporte au dirigeant. Tous les chiffres sont concentrés dans une interface unique, des indicateurs de performance calculés en temps réel aident à juger de la santé de l’entreprise… et le logiciel apporte ainsi un soutien précieux à l’anticipation et à la prise de décision. Et ce, en tout lieu et sur tout support : grâce au cloud, on garde l’oeil sur sa gestion même en déplacement, et on partage facilement des données avec ses collaborateurs ou son expert-comptable.
Pour l’heure, le recours à un logiciel de gestion reste encore assez bas dans les PME françaises, comparé à d’autres pays. Beaucoup gagneraient pourtant à franchir le pas. Réduire ses coûts administratifs, gagner du temps et de la productivité, cesser d’être dépassé par les affaires courantes, se concentrer sur l’avenir et le développement du chiffre d’affaires… Quel entrepreneur n’en rêverait pas ?
🔴 Pour ne manquer aucune actualité de 01net, suivez-nous sur Google Actualités et WhatsApp.
