Vous recevez chaque jour de nombreux mails et vous craignez d’être débordé. La méthode de classement la plus rapide est le tri. En cliquant sur les en-têtes des différentes colonnes (De, Objet et Reçu), vous classez les courriers selon le critère choisi. Cette fonction vous permet, par exemple, d’effectuer un tri par date de réception dans le dossier Eléments supprimés, afin d’effacer définitivement les messages supprimés depuis plus d’un mois.
Définissez des critères de tri
Un vrai classement ne se conçoit pas sans classeurs ! De la même façon que vous créez des répertoires sur votre disque dur, constituez des dossiers dans votre logiciel de messagerie. Archivez vos messages dans chacun d’eux, en fonction du contenu (personnel, projet ABC, projet XYZ…) ou de l’expéditeur.Vous pouvez transférer les courriers d’un dossier vers un autre par un glisser-lâcher. Mais, pour que chaque message reçu soit automatiquement classé dans le bon dossier, vous avez intérêt à employer l’Assistant de gestion des messages (dont le nom diffère selon les logiciels). Cet outil permet de filtrer les e-mails en fonction de critères que vous définissez : terme précis dans l’en-tête ou le corps du message, nom de l’expéditeur, présence d’une pièce jointe… Il sert aussi à appliquer le traitement de votre choix aux courriers répondant à ces critères : suppression, rangement dans un dossier spécifique, transmission à une autre personne, etc.En définissant plusieurs règles de classement, vous pouvez réduire à un strict minimum le nombre de messages non triés dans votre boîte de réception.
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