” Bien souvent, les salariés parlent du poste informatique comme de leur propre ordinateur en oubliant qu’il s’agit d’un outil de travail mis à leur disposition par l’entreprise. C’est une attitude qui génère de nombreux abus : téléchargements intempestifs, mauvaise utilisation des outils, mais aussi fragilisation de la sécurité et des procédures de l’entreprise “, estime, exaspéré, le directeur informatique de cette PME de 300 personnes qui préfère garder l’anonymat. Encore peu répandue en France dans les moyennes entreprises, la charte informatique est un moyen d’expliquer les responsabilités de chacun en posant le cadre légal de l’utilisation des outils informatiques. ” Il est très important de rappeler que chaque utilisateur est responsable à son niveau de l’utilisation des moyens informatiques qui lui sont confiés.La charte indique les règles qui régissent les conditions d’utilisation de ces moyens. C’est un complément au règlement intérieur qui répond au besoin des utilisateurs d’être informés sur leurs outils de travail “, estime Michel Loyer, adjoint au responsable des moyens informatiques de l’unité de recherche de l’Inria Rocquencourt. Avant toute chose, elle est une charte de bon usage des moyens informatiques. C’est d’ailleurs son nom dans de nombreuses sociétés. ” Il convient d’y rappeler les règles de base et le contexte légal de l’utilisation des nouvelles technologies dans l’entreprise. La charte sert à informer les utilisateurs, mais aussi à protéger l’entreprise “, poursuit Michel Loyer. Au menu, l’utilisateur trouvera donc le cadre juridique, et notamment un rappel des notions de propriété industrielle, de droits d’auteur, ou des obligations de déclaration des fichiers informatiques auprès de la Cnil. À ces aspects, appuyés dans certaines chartes par les textes de loi, l’entreprise présente toutes ses règles internes : le mode d’attribution des ressources informatiques et parfois télécoms, les droits d’accès, les règles de gestion des changements, les interdictions internes comme celle d’installer des logiciels libres, etc. Enfin, les règles de confidentialité et de bon usage des outils sont expliquées. ” Nous rappelons que l’usage à des fins personnelles du matériel est toléré et que sont interdits le téléchargement, le stockage et la diffusion de documents à caractère raciste, négationniste, pornographique, ainsi que la diffusion de propos injurieux ou confidentiels à l’entreprise “, détaille Jean-Marc Le Roux, chef du service informatique d’Eneria (400 personnes et 150 000 euros de chiffre d’affaires). Selon les cas, la charte peut aussi être prétexte à la présentation des procédures de l’entreprise et à la présentation des règles de sécurité. ” Nous avons associé à notre charte une quinzaine de fiches pratiques. Elles aident à bien utiliser la messagerie, Internet ou le téléphone, mais aussi à gérer les droits d’accès, les mots de passe, etc. “, décrit Pascale Avargues, directrice de l’organisation et de l’informatique de la mairie de Bordeaux. Et de poursuivre : ” Mais ces fiches ne sont pas rédigées en langage informatique, elles doivent être faciles à lire, comme la charte, qui ne doit pas être un document technique. “ Celle-ci doit s’adresser en effet à l’ensemble des salariés, quelles que soient les compétences techniques de chacun. Elle ne doit donc pas être truffée de termes informatiques abscons, ni être trop longue. Elle doit être lue. ” La charte informatique doit présenter des points clés, clairs et compréhensibles par tous. En outre, elle doit être rappelée régulièrement “, estime Didier Rousseau, responsable technique de France Boissons. Pour ce faire, la mairie de Bordeaux a décidé de placer le document à différents endroits. Ainsi, lorsqu’un utilisateur tente de se connecter à un site interdit, une page rappelant la charte de bon usage et un lien pour la consulter apparaissent. Quant à l’instauration de la charte, elle est diffusée en complément du contrat de travail et signée par tout nouvel employé. ” Le jour où nous l’avons mise en place, nous avons bloqué tous les postes. Les utilisateurs souhaitant se connecter devaient lire la charte qui apparaissait à l’écran, la valider et par conséquent l’accepter “, raconte Jean-Marc Le Roux d’Eneria.
Un document émanant de plusieurs services
” La charte est un projet qui doit impérativement être soutenu par la direction “, considère Michel Loyer de l’Inria. Car elle n’est pas toujours créée à l’initiative du département informatique. Service du personnel et service juridique participent à la création du document. Sans compter qu’elle doit aussi être présentée au comité d’entreprise. Une obligation qui n’est pas une simple formalité. ” Pour mettre fin à certains abus et surtout garantir un certain niveau de service, nous avons souhaité définir une charte informatique. Mais elle a été refusée par le comité d’entreprise “, témoigne ce directeur informatique anonyme. Raison évoquée, la charte empiétait sur les droits des utilisateurs à cause d’un point qui prévoyait le reporting automatique des abus à la direction. Un sujet tellement épineux, que la Cnil préconise la création d’un poste de ” correspondant Informatique et libertés “ pour protéger les données personnelles dans l’entreprise.
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