Vous êtes trésorier d’un club ou d’une association ? Pour gérer les cotisations, vous avez créé un tableau qui comporte une colonne vous indiquant si la cotisation a été réglée ou non. Pour connaître le montant total des cotisations reçues (ou en attente), deux fonctions sont à votre disposition : le tri et les sous-totaux !
Brigitte Bourbé (Carm2i)A partir de l’illustration 1, nous proposons deux exercices : connaître le montant total des cotisations réglées ou non (exemple 1) et affiner cette information par section et par activité (exemple 2). Pour manipuler un tableau de sous-totaux, consultez l’encadré du même nom “ Manipulez…”.
Exemple 1 : Créez un sous-total simple
Comment connaître le montant total des cotisations reçues et en attente ?1 Triez la colonne contenant les éléments à regrouper, ici la colonne REGLE ? en cliquant, dans l’une des cellules de la colonne E, par exemple E5.Cliquez, en haut, sur l’onglet Accueil puis, dans la partie Edition, cliquez sur Trier et filtrer :Dans le menu qui s’affiche, cliquez sur l’option Trier de A à Z. Les cotisations reçues et non reçues sont regroupées (voir l’illustration 2).2 Sélectionnez l’ensemble du tableau (en-tête compris) en cliquant, ici, dans la colonne A3 puis en effectuant un cliquer-glisser jusqu’à la cellule E11.3 Ensuite, cliquez sur l’onglet Données :Dans la partie Plan, cliquez sur l’option Sous-total :Si un message s’affiche, cliquez sur le bouton OK.4 La fenêtre Sous-total s’affiche. Cliquez sur la flèche de la zone A chaque changement de. La liste des en-têtes du tableau s’affiche. Sélectionnez celle qui va servir de regroupement, ici REGLE ?.Cliquez sur la flèche de la zone Utilisez la fonction et choisissez, ici, l’option Somme.Dans la zone Ajouter un sous-total à, décochez les cases cochées puis cochez le libellé de la colonne qui contient les montants qui seront utilisés pour les totaux à effectuer, ici MONTANT. L’illustration 3 montre les options retenues pour notre exemple.Validez en cliquant sur le bouton OK. Trois nouvelles lignes ont été ajoutées : Total Non, Total Oui et Total général (voir l’illustration 4).Remarque : pour retrouver le tableau d’origine, reprenez les points 2 et 3. Cliquez, dans la partie inférieure de la fenêtre Sous-total, sur le bouton Supprimer tout. Validez en cliquant sur OK.
Exemple 2 : Créez des sous-totaux complexes
Vous souhaitez aller plus loin et connaître, par section et par activité, le montant des cotisations reçues et celles qui sont en attente de règlement ?1 Sélectionnez le tableau en reprenant le point 2 de l’exemple 1. Cliquez ensuite sur l’onglet Accueil et, dans la partie Edition, cliquez sur Trier et filtrer.Dans le menu qui apparaît, sélectionnez l’option Tri personnalisé :2 La fenêtre Tri s’affiche. Si la partie Colonne présente une ligne Trié par, sélectionnez-la :Puis, cliquez sur le bouton Supprimer un niveau.3 Cliquez sur le bouton Ajouter un niveau, puis cliquez sur la flèche de la zone Trier par de la ligne qui s’affiche. Dans notre exemple, la colonne B contient les libellés des différentes sections. Donc, pour ajouter un tri sur les sections, choisissez l’option Colonne B.Laissez, dans la zone Trier sur, l’option Valeur et, dans la partie Autre, l’option De A à Z.Remarque : pour rendre plus explicites les valeurs de la zone Trier par, cochez, en haut de la fenêtre, la case Mes données ont des en-têtes :Si vous cliquez à présent sur la flèche de la zone Trier par, la liste des en-têtes apparaît. Dans notre exemple, le libellé SECTION remplace Colonne B (voir l’illustration 5).4 Pour ajouter une nouvelle hiérarchie, cliquez à nouveau sur Ajouter un niveau. Cliquez sur la flèche de la zone Puis par et choisissez, selon le mode d’affichage choisi, ACTIVITE ou Colonne C. L’illustration 6 montre les options retenues. Cliquez sur OK.5 Pour afficher les sous-totaux des cotisations par section, reprenez les points 2 et 3 de l’exemple 1. Au point 4, modifiez la valeur dans A chaque changement de et choisissez SECTION. Cliquez sur OK.6 Pour ajouter un nouveau niveau de sous-totaux, ici pour les activités, reprenez le point 5 de cette étape.Dans la zone A chaque changement de, choisissez l’option ACTIVITE.Attention : pour ne pas supprimer le précédent sous-total (par section), décochez l’option Remplacer les sous-totaux existants (voir l’illustration 6).L’illustration 7 affiche le tableau avec les totaux des sections, des activités et le total général
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