01 informatique : Quel est l’historique d’Air Liquide en matière de gestion documentaire ?Brigitte Cochon : Le système d’information d’Air Liquide est historiquement très décentralisé. Cela s’applique aussi à la gestion documentaire. Le groupe ne compte pas moins d’une centaine de sites intranets à
travers le monde. Ils s’appuient sur quelque deux cents bases Lotus Notes et sur des répertoires partagés. Aujourd’hui, nous nous orientons vers une centralisation des systèmes. Ainsi, depuis trois ans, Air Liquide déploie le progiciel de SAP pour
piloter l’ensemble des fonctions de comptabilité, de gestion des achats et de gestion commerciale de l’entreprise. Nous reproduisons ce même principe de convergence dans la gestion documentaire. En juin 2003, le groupe a donc fait le choix de
Livelink, d’Open Text, comme plate-forme documentaire.Quels étaient les inconvénients de la précédente organisation ?J’identifierais deux grandes difficultés : arriver à trouver la bonne information et assurer sa bonne diffusion. La multiplicité des lieux de stockage pose le problème de la validité de l’information.Qu’attendez-vous de la mise en place d’une plate-forme comme Livelink ?Tout d’abord, d’accéder plus facilement à l’information en utilisant le moteur de Livelink. C’est le premier enjeu pour l’entreprise. Nous cherchons également à fluidifier les processus documentaires et à s’assurer de leur
efficacité en s’appuyant sur les mécanismes de notification, de suivi d’activité et de reporting de Livelink.N’aurait-il pas été plus économique d’opter pour un moteur de recherche qui pointe vers l’ensemble des bases et des répertoires de l’entreprise ?Non. Les moteurs de recherche permettent, certes, de localiser l’information. Mais il est tout aussi important de structurer l’information de façon logique. La centralisation favorise cette structuration. De plus, le moteur de
recherche n’apporte aucune réponse sur la validité de l’information trouvée. En revanche, un référentiel documentaire unique est un véritable gage de cohérence. Chaque notion n’est définie qu’une fois.Le choix d’une plate-forme documentaire unique n’a-t-il pas aussi été dicté par des perspectives d’économie de fonctionnement ?C’est avant tout un choix d’infrastructure. Il est vrai que l’impact financier n’est pas négligeable. En faisant le choix d’une plate-forme unique, nous limitons le nombre de compétences nécessaires dans l’entreprise. Nous réduisons
aussi les coûts de maintenance.Avez-vous chiffré ces gains ?Nous ne le ferons pas tant que l’ensemble de la solution ne sera pas déployée. Néanmoins, nous pensons économiser 20 % sur le coût de possession de notre infrastructure. La globalisation des achats procure des gains
substantiels, tant au niveau des coûts de licences que des charges administratives. Le coût des projets et de maintenance des applications devrait diminuer de manière mécanique. Nous prévoyons une économie de 20 à 30 %.Comment allez-vous procéder pour généraliser l’adoption de Livelink ? En contraignant les utilisateurs à adopter cette plate-forme ?La maison n’a pas pour habitude d’imposer un logiciel. Nous définissons des standards et des ‘ bonnes pratiques ‘ qui débouchent sur des recommandations très fortes. Nous insistons sur
les avantages d’un logiciel intégré. Mais il est toujours possible de recourir à d’autres solutions pour des besoins particuliers. Pour gérer les données techniques dans un grand projet de construction d’usine, par exemple, Livelink n’est peut-être
pas la plate-forme la plus adaptée. Ceci dit, le groupe gèle les anciens développements sous Domino/Notes, mais ce sont les équipes métier qui déterminent à quel rythme elles souhaitent passer vers la solution d’Open Text, car elles détiennent les
budgets. Nous sommes là pour accompagner leur démarche.Comment avez-vous été amenés à retenir ce logiciel ?Nous avons regardé les logiciels que nous utilisions dans le groupe et les positionnements des principales solutions, en nous appuyant sur le cabinet Meta Group. Documentum nous a semblé trop structurant pour s’adapter facilement
aux spécificités de nos utilisateurs. Et la stratégie d’évolution du couple Domino/Notes n’était pas assez claire. En fait, depuis 1999, nous utilisions Livelink dans nos centres de recherche. A ce jour, le groupe compte une centaine d’espaces qui
rassemblent près de sept cents contributeurs. Ils seront bientôt deux mille. A terme, toute personne connectée à l’intranet accédera à cette plate-forme, soit un peu plus de trente mille personnes.N’avez-vous pas eu de crainte en termes de performances ?Non, car d’autres grands groupes, tel Siemens, ont déployé cette plate-forme à grande échelle.Quel est l’impact d’un tel projet en terme d’organisation ?Multiple. Nous réfléchissons aux questions d’authentification et de gestion des droits : nous devons déterminer quelles personnes ont accès à quel type de contenu sans pour autant affecter une personne à temps plein à la
gestion des profils. Plus globalement, se posent les questions des communautés définies dans Livelink, qui ne se superposent pas nécessairement avec l’organisation de l’entreprise.Mettez-vous en ?”uvre les fonctions de collaboration de Livelink, sur lesquelles insiste tant Open Text ?Pas encore, même s’il est vrai que nous ressentons de plus en plus fort le besoin de collaboration, en particulier dans le cadre d’animation de communautés d’experts. Nous travaillons sur l’organisation de ces espaces pour qu’ils
soient vraiment efficaces. L’enjeu est dans le partage d’informations. La force d’un outil comme Livelink réside dans sa capacité à favoriser la coordination et la coopération des équipes à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise.
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