Quarante personnes en 1994 ; plus de cinq mille en 1999 : Bouygues Telecom est une jeune entreprise dont les effectifs explosent. Cette croissance, à raison de cent cinquante nouveaux venus par mois, voire deux cent cinquante actuellement, a rapidement engendré des problèmes de communication. “La prolifération des sources et des émetteurs a mis en évidence la nécessité de structurer et de diffuser les informations”, confirme Jean-François Villard, directeur du développement ressources humaines et communication interne en charge du projet.
Une enquête interne, menée fin 1998, a révélé plusieurs problèmes : augmentation des flux de données en tout genre, dérives dans l’utilisation de la messagerie électronique, ou encore difficulté croissante des collaborateurs à trouver de l’information utile. Par conséquent, elle lance six mois plus tard la première version de son intranet, baptisé Wooby. “Le principal objectif était alors de concevoir un vecteur d’informations structuré par familles de services tout en mettant en place un outil fédérateur qui favorise la réactivité de l’entreprise”, relate Jean-François Villard. Wooby regroupait alors six services focalisés autour de la communication d’entreprise, dont les actualités et la veille, l’animation de grands projets d’entreprise et le journal interne. Poussé par une direction générale très impliquée, Wooby devient même dans sa seconde version, en fin 1999, le passage obligé de tous les employés de Bouygues Telecom. “Le choix du démarrage des ordinateurs sur la page d’accueil de notre intranet plutôt que sur le bureau de Microsoft a été une décision politiquement très importante, insiste Sylvain Doriath, responsable éditorial du site. En outre, cela nous oblige à faire vivre le site en l’actualisant quotidiennement.”Pour ce faire, outre les deux responsables affectés à la mise à jour du contenu, plus de cinquante collaborateurs participent quotidiennement à l’enrichissement du site, qui compte aujourd’hui trente-sept services.
Si le démarrage sur Wooby a fortement contribué à l’adhésion des employés au projet, 70 % d’entre eux consultaient déjà régulièrement l’intranet. “Nous avons confié le design du site à un prestataire spécialisé dans la communication afin de concevoir un outil attrayant et convivial.” Se plaçant dans un contexte semblable à celui des sites Internet, qui cherchent à attirer des visiteurs, Wooby joue sur l’ergonomie. Fort de son succès, Jean-François Villard veut aller plus loin dans le travail de groupe : “Wooby reste focalisé sur la communication interne. Mais notre objectif pour l’année 2000 est d’en faire un véritable outil de travail de groupe avec, notamment, des fonctions de gestion électronique de documents et de workflow.” .
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