Depuis le printemps dernier, Bouygues Construction déploie, à l’intention des intervenants sur ses chantiers, eDoc. Cet applicatif de gestion électronique de documents (GED) traite la documentation ?” courrier clients et architectes, plans, etc. ?” pendant toute la vie des projets. Quatre cents utilisateurs sur une quarantaine de chantiers ont vu changer leur mode de travail. Dans l’ancien système papier, le courrier était réceptionné par la secrétaire du chef de chantier. Elle en faisait des photocopies, diffusées ensuite aux intervenants Bouygues sur le chantier. A titre d’exemple, pour une construction comme celle du Stade de France, on a recensé quinze mille plans ?” révisés, chacun, de deux à quatre fois en moyenne ?”, mille cinq cents dossiers et cinq cents boîtes d’archives. En sachant qu’il y a obligation d’archiver les documents durant au moins la période de garantie légale (décennale ou trentenaire). Il s’agissait donc d’optimiser les processus de gestion documentaire.
Convaincre les chefs de chantier
Le projet eDoc a été lancé en début 1999 à la demande de responsables de chantier. Reposant sur le logiciel de Documentum, il permet de saisir, d’indexer et de rechercher les plans et courriers numérisés. Les ingénieurs de chantier et leurs secrétaires accèdent en client-serveur sur le réseau interne à la base de données ainsi créée. Les échanges de documents numérisés avec les partenaires extérieurs s’effectuent via un portail internet. L’archivage électronique devrait être opérationnel en fin 2003. En vue de préparer le cahier des charges, un comité d’utilisateurs de quatorze personnes représentatives de la profession et de la gestion documentaire a été constitué. Il a recensé les besoins auprès d’une quinzaine de chantiers à travers le monde afin de déterminer si le groupe pouvait développer un outil commun pour le BTP. “Nous avons constaté que les processus et les besoins étaient les mêmes, mais que chaque chantier utilisait son langage. Cela a conduit au choix d’un logiciel unique, mais qui pourrait être paramétré dans le langage de chaque chantier”, indique Jackie Epaillard, chef du projet fonctionnel, et directeur du centre de documentation. Le second choix s’est porté sur l’intégrateur Euriware. Il a été retenu, entre autres, pour son expérience dans ce domaine, sa connaissance de Documentum et sa proximité du siège social. Celle-ci a permis de valider les développements au fil de l’eau.“La difficulté majeure est d’arriver à bien stabiliser un tel outil. En effet, la correction des bogues n’est pas encore terminée”, note Jackie Epaillard. En outre, “la nécessité d’accompagner le changement chez les utilisateurs, qui ne doit pas se limiter à une formation au logiciel, est souvent sous-estimée par les patrons de chantier. Ceux-ci doivent prendre le temps d’organiser la gestion des documents en amont et de préparer leurs équipes aux modifications dans leur façon de travailler. Il faut d’ailleurs trouver les formateurs en interne.”e Doc pourrait, à terme, être étendu à d’autres fonctions du groupe. Mais le déploiement est lent. En effet, cet outil n’est pas imposé sur les chantiers. Toutefois, les patrons n’ont pas d’autres choix s’ils veulent utiliser un logiciel de GED.
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