Chez BNP Paribas Equities France, l’application, en 2000, des trente-cinq heures a mené le service du personnel à une situation quasi ingérable. L’accord d’entreprise prévoyait un effet rétroactif. En même temps, la société modifiait la période de prise de congés pour la caler sur celle des RTT ?” soit de janvier à décembre, au lieu d’une période à cheval sur deux années civiles. “Sur 2000 et 2001, résume Jean-Pierre Allot, directeur du personnel, nous avons dû absorber les congés pris dans le cadre de l’ancien régime et ceux pris dans le nouveau cadre. S’y ajoutaient la prise des deux demi-journées de RTT par mois. D’où une avalanche de demandes de congés, qui a mené à un embouteillage au service du personnel.” Validation, vérification, familiarisation des salariés avec le nouveau dispositif… Le tout sur quatre sites à Paris et à Lyon. BNP Paribas Equities a donc eu besoin rapidement de chercher un outil informatique. Elle s’est tournée vers son prestataire habituel de services de paie, Cegedim SRH. “Ils avaient développé en interne un logiciel pour gérer les présences que nous leur avons demandé d’adapter pour la gestion des congés.”
” Nous avons gagné six jours de saisie par mois “
Le cahier des charges a été rédigé en octobre 2001, et le projet lancé en janvier 2002. Il est opérationnel depuis juin. L’outil est en fait hébergé chez le prestataire. Chez le client, le dispositif a consisté à ajouter une entrée “congés” à l’intranet existant. Le salarié dispose d’un accès personnalisé. Il pose ses congés ?” RTT ou non. L’appareil vérifie alors automatiquement s’il est possible de les prendre, et la demande arrive sur l’écran du chef de service. “Il a une vue sur tout son service et sur les congés passés, présents et à venir. Ce qu’il n’avait pas directement auparavant.”Une fois validée, la demande part au service du personnel, qui n’a plus qu’une tâche de contrôle. “Auparavant, il fallait compter une journée ou une journée et demie de saisie par semaine. Nous avons gagné six jours par mois”, évalue Jean-Pierre Allot. Si la prise de congés se fait en temps réel, le basculement dans la paie se déroule dans la nuit. Le lendemain, le salarié est donc à jour.La technicité du projet s’est limitée à paramétrer l’intranet. “Les problèmes sont venus principalement de l’habitude de l’obtention de la validation sur feuilles de papier. Dans un logiciel, il y a des règles fixes incontournables, comme les délais à respecter.” Ce qui a entraîné des modifications pour parvenir à plus de souplesse. Depuis, le prestataire a transformé ce développement spécifique en une nouvelle offre.
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