Désormais, tous nos commerciaux itinérants peuvent dialoguer en direct entre eux ou avec nous, comme s’ils étaient au siège : ce ne sont plus des électrons libres.” Comme le résume Pedro Alves-Pires, directeur commercial, le projet Magellan mené par Baccarat porte aujourd’hui ses fruits. Il faut dire que l’entreprise partait de loin : ses 35 commerciaux (forces de vente, directeurs de zone export, représentants à l’étranger) communiquaient avec le siège par téléphone ou par fax, et recevaient des listings d’informations commerciales par la poste.Il devenait urgent de les relier au système d’information central. En 1998, Baccarat décide de mettre en place un système de groupware basé sur Lotus Notes et choisit la SSII Syntegra pour la mise en ?”uvre.
Plus qu’un outil commercial
Compte tenu de l’objectif à atteindre, les utilisateurs devaient être placés au c?”ur de la construction du projet Magellan, ce qui n’a pas facilité l’organisation : “Face à toutes les possibilités qui leur étaient offertes, nous ne pouvions plus les arrêter : ils voulaient obtenir toutes sortes de statistiques, telles que les marges par produit, par client, etc. Il a fallu les freiner en douceur, en leur expliquant qu’ils avaient besoin d’un outil fonctionnel et simple à utiliser. Dans ce type de projet, le but n’est pas de faire un joujou dont personne ne se sert… “, estime Pedro Alves-Pires.Les processus commerciaux ont été progressivement réécrits avec les utilisateurs. Plusieurs applications ont ensuite été développées avec Notes : une messagerie, l’accès à des fiches clients simplifiées (nom, adresse de livraison, etc. ) et à diverses statistiques, la visualisation des stocks à J – 1, la saisie de commandes, de rapports de visites, etc.Pour ce faire, des passerelles Lotus Entreprise Integrator (LEI, anciennement Notes Pump) ont été établies entre le progiciel de gestion MacPac de Baccarat, installé sur un AS/400, et le serveur de réplication Domino/Notes situé au siège (le serveur principal étant hébergé chez France Télécom). Cependant, les nouvelles informations envoyées par les commerciaux, équipés de PC portables, ne sont pas directement intégrées à MacPac : par souci de sécurité, seules les assistantes commerciales du siège effectuent les modifications directement sur l’AS/400.Plus qu’un système d’information commerciale, Magellan offre aux itinérants des outils de communication spécifiques : “Nous avons mis en place un agenda électronique commun, un forum de discussion où chacun peut s’exprimer, donner des trucs et astuces, etc. , explique le directeur commercial. Nous avons aussi développé une application de groupe, Actions, à mi-chemin entre la gestion commerciale et la messagerie. Un commercial peut l’utiliser pour demander à son assistante d’envoyer un catalogue à un prospect et suivre le traitement de sa demande : il sait quand elle a reçu le message, et elle lui signale quand l’envoi a été effectué.”La formation des commerciaux à Magellan a été assurée par les utilisateurs pilotes qui ont participé à l’élaboration du projet. Motivé par le succès du système, Baccarat envisage d’élargir l’accès de Magellan à tout son réseau de détaillants par le biais d’un extranet.
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