Étape 1 : activez les macros
Par défaut, les outils nécessaires à l’exécution des macros ne sont pas directement accessibles dans Word. Vous allez les dévoiler.1 Déroulez le menu Fichier et cliquez sur Options. Activez l’onglet Personnaliser le ruban. Dans la liste de droite Onglets principaux, cochez Développeur et validez par OK.2 Activez l’onglet Développeur, cliquez sur le bouton Sécurité des macros. Sous Paramètres des macros, cochez Activer toutes les macros… et OK. Même si l’option n’est pas recommandée, soyez sans crainte : les macrovirus sont stoppés par la plupart des logiciels antivirus.
Étape 2 : préparez le terrain
Exemple : vous devez donner aux textes que vous recevez une présentation uniforme : police Verdana, taille 10, ni gras ni italique, paragraphes en simple interligne, sans aucune marge.1 Gardez à l’esprit qu’une macro fait ce que vous lui demandez. Si vous voulez que les commandes de formatage s’appliquent à tout le texte, il doit être sélectionné. Soit la macro s’en charge, soit vous le faites manuellement (Ctrl + A) avant de la lancer. Nous préférons ici la première solution.2 Pour ne pas perdre de temps, assurez-vous que vous connaissez parfaitement l’enchaînement des commandes à exécuter. Vous pouvez essayer de vous entraîner sur un texte-test par exemple.
Étape 3 : lancez l’enregistrement…
1 Ouvrez un document qui vous servira de test et activez le menu Développeur.2 Cliquez sur Enregistrer une macro. Donnez-lui un nom, par exemple Formatage et, dans la liste Enregistrer la macro dans…, choisissez Tous les documents (Normal.dotm). Pour que votre macro soit facilement accessible, associez-lui une touche. Cliquez sur Clavier, puis dans le champ Nouvelle touche de raccourci. Tapez une combinaison de touches que vous n’utilisez pas, par exemple Alt + Ctrl + F10. Cliquez sur Attribuer, puis sur Fermer.Attention : désormais, toutes les commandes que vous lancez seront stockées dans la macro. Si vous vous trompez, arrêtez l’enregistrement et recommencez.3 Faites maintenant une par une les commandes que vous voulez automatiser. Pour notre exemple, tapez Ctrl + A pour sélectionner le document entier. Activez le menu Accueil. Dans le ruban, cliquez sur le petit bouton placé à droite de la zone Polices. Choisissez la police Verdana, le style Normal et la taille 10. Validez par OK.4 Cliquez sur le bouton placé à droite de la zone Paragraphe. Dans la zone Espacement, mettez 0 dans les champs Avant et Après. Enfin, dans la liste Interligne, choisissez Simple et OK.
Étape 4 : … puis arrêtez-le
Activez l’onglet Développeur et cliquez sur Arrêter l’enregistrement (stop.png). Désormais, une pression sur Alt + Ctrl + F10 applique votre formatage à n’importe quel document, en une fraction de seconde. Simple et efficace.
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