La SSII Aubay Technology est en train de terminer, sur ses implantations françaises, un projet de gestion d’affaires initié en octobre 2001. Pour récolter les informations sur les contrats en cours, transcrire ces données en facture et suivre l’évolution d’un projet, les uns avaient leur application Excel, et les autres une base Access. “Au fur et à mesure que le groupe grossissait, les limites des constructions maison sont apparues “, admet le directeur général, Christian Andrieux.La SSII a voulu faire table rase de cet existant disparate. Et, pour éviter aussi tout favoritisme, elle a opté pour un produit externe, le progiciel GIP.SSI, d’Altride. Cet éditeur a été choisi en partie parce qu’il partageait le même référentiel qu’Aubay et respectait son modèle organisationnel. “Ils obéissaient plus à un réflexe de comptabilité que de ressources humaines “, ajoute Christian Andrieux. Les produits de gestion de ressources humaines ont ainsi été écartés.Pour toutes ces raisons, c’est la direction des finances du groupe qui a pris le projet en charge et servi d’intermédiaire avec l’éditeur. Avec ce point d’entrée unique, la SSII centralise toutes les informations de chaque contrat : temps effectués, affectation des ressources, indicateur de rentabilité, avancée des projets… jusqu’à l’édition automatique de la facture.
Le paramétrage reste une étape importante
Les modes d’accès sont, bien sûr, différenciés selon les utilisateurs. Les collaborateurs renseignent leurs comptes rendus d’activité, mais n’ont accès qu’à leurs affaires. Et si les assistantes n’ont de vue que sur l’ensemble de leur centre de profit, la direction générale, enfin, peut les regarder tous. Le progiciel a été déployé dans une première société du groupe, en janvier 2002, et à la mi-mars, le projet a commencé à s’étendre. Le paramétrage, même s’il peut être rapidement effectué, reste une étape importante. “Si l’on veut fiabiliser la sortie, il faut fiabiliser l’entrée. Et, donc, entrer énormément d’informations au départ.” Le déploiement international viendra après. Le gros du travail consistera à traduire entre mille cinq cents et deux mille champs pour l’Espagne et l’Italie. “Sinon, le modèle de gestion des affaires, des contrats est le même partout.”Si Aubay Technology espère gagner du temps sur les opérations de saisie de comptes rendus et limiter les erreurs, il souhaite avoir un meilleur apperçu de ses effectifs. “Nous pouvons obtenir le taux d’intercontrats à la semaine, sur le mois écoulé. Avant, nous ne le connaissions pas !”
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