De l’indispensable analyse préalable à l’implication des utilisateurs, les précautions à prendre avant d’installer un progiciel de gestion intégré (PGI) sont identiques à celles de tout grand projet informatique. Ce n’est pas la nature de ces précautions qui entre en jeu, mais leur degré d’importance : plus le projet est structurant, plus leur utilité est grande.
Analyser les besoins en détail avant le lancement du projet
Une analyse trop peu détaillée des besoins de la PME avant la mise en place d’un progiciel de gestion intégré peut se révéler très pénalisante. Pour avoir négligé cette phase, certaines PME n’ont pas obtenu, après le démarrage, les états et les imprimés qu’elles attendaient.
D’autres ont sous-estimé la durée du paramétrage et ne lui ont pas alloué les ressources humaines nécessaires. Ce qui a entra”né des coûts supplémentaires. L’entreprise elle-même doit veiller à cette phase cruciale. “Nous avons eu recours à un cabinet de conseil pour établir notre cahier des charges, explique Marc Bocchiotti, directeur général de la société Iboco, qui distribue des protections électriques en PVC. Nous avions également un intégrateur pour analyser nos besoins. Malgré cela, nous avons eu des problèmes parce que l’analyse n’était pas très détaillée.”
En effet, Iboco a découvert tardivement que la gestion des contrats standards du progiciel Générix qu’il avait installé n’était pas compatible avec sa manière de travailler.
Entretenir de bons rapports entre éditeur et intégrateur
Veiller à ce que l’éditeur du PGI et l’intégrateur soient tous deux présents pendant la durée du projet est une précaution qui évite bien des dérives. L’absence de l’éditeur peut être pénalisante pour l’entreprise : souvent, l’intégrateur ne conna”t pas suffisamment le PGI pour réagir très vite en cas de besoin.
Par ailleurs, suivant la nature de la difficulté rencontrée, la PME a besoin de l’éditeur ou de l’intégrateur. Par exemple, chez Mailly Champagne, fabricant et commerçant du champagne Mailly Grand Cru, le développement spécifique d’un module gérant les vignerons a été réalisé par l’éditeur. A l’inverse, chez Valero, négociant de produits en rotin, c’est l’intégrateur Datasoft qui a développé des fonctions particulières dans le module comptabilité de Navision. Comme l’explique Philippe Torres, directeur informatique de Valero, “les connaissances spécifiques en comptabilité se trouvent plus facilement dans les SSII que chez un éditeur”.
Constituer l’équipe projet et définir son rôle avec soin
Une équipe dédiée au projet, constituée dès le départ au sein de l’entreprise, pourra apprendre les règles de paramétrage du progiciel. L’entreprise pourra alors intégrer seule des modifications éventuelles, ce qui facilite grandement la gestion du temps, ressource limitée dans une PME.
Par ailleurs, cette équipe permettra de mieux prendre en compte les spécificités de chaque service : l’entreprise s’appropriera le produit et le fera évoluer suivant ses besoins. “C’est une grosse erreur de se dire que l’on est une PME et que l’on doit veiller à ses ressources humaines internes, explique Fabienne Grégoire, directrice financière de Dorma France, société spécialisée dans la distribution de linge de lit. Il est préférable de dégager les membres de l’équipe projet de leur poste et d’embaucher du personnel en contrat à durée déterminée. Sinon, la durée du projet s’allongera.” Et, au bout du compte, l’entreprise sera, par exemple, obligée de faire intervenir des ressources extérieures pour terminer la mise en place du progiciel. Ce qui entra”nera bien sûr des surcoûts considérables.
Conduire le changement avec les utilisateurs finals
La technique n’est pas le seul défi que lance un projet d’implémentation d’un progiciel de gestion intégré à une PME : il faut également parvenir à faire accepter les changements que l’outil va introduire dans la manière de travailler du personnel.
Pour cela, il est nécessaire d’impliquer les différents chefs de service utilisateurs dans le projet. Leur intervention régulière auprès du personnel évitera qu’il rejette le progiciel, et, par conséquent, épargnera à l’entreprise un échec regrettable et coûteux. Ces responsables de service doivent être impliqués très tôt, dès la genèse du projet. Ils défendent les intérêts de leur service et renseignent sur la spécificité de son fonctionnement. Tenir compte des avis des uns et des autres permet ensuite l’acceptation du progiciel par tous.
Par ailleurs, la participation de ces responsables de service – ou de leurs délégués – au paramétrage ménagera les susceptibilités et les jalousies dans l’entreprise. Ce qui facilitera le changement dans la manière de travailler
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