Changer de taille conduit à revoir son informatique. C’est le cas d’Aster-Cephac. Cette entreprise de recherche biomédicale s’est dotée d’un progiciel de gestion intégré (PGI), afin de gérer les études et les recherches qu’elle effectue pour ses clients – laboratoires pharmaceutiques et industries cosmétiques. “Nous avions un logiciel comptable. Mais, jusqu’ici, nous ne gérions pas les devis, les factures, etc. Tout se faisait par traitement de texte “, indique Sylvie Baudet-Plazolles, directrice financière. Aujourd’hui, la société réalise près de 15 % de croissance annuelle. Elle a donc cherché un progiciel capable d’y faire face. Règle numéro un : éviter, si possible, les développements spécifiques. Règle numéro deux : adopter un outil adapté à sa taille. Plutôt que de choisir un logiciel de PSA (Professional Services Automation) dédié aux grandes entreprises de services, Aster-Cephac fait appel à un éditeur de PGI à forte composante financière.
Environ neuf mois pour mettre en place le progiciel
Le 1er janvier 2000, le produit est opérationnel. “Tous les processus sont incorporés, du devis au reporting mensuel, qui a lieu entre le 5 et le 10 de chaque mois “, précise la directrice financière. L’outil est utilisé pour la comptabilité, la réalisation et l’émission des devis, la facturation, les demandes d’achat.Neuf mois environ ont été nécessaires pour mettre en place le progiciel (développement spécifique et déploiement), y compris le guide d’utilisation, les procédures et le paramétrage. Pour ce dernier, l’équipe de projet, composée des directeurs informatique et financier et du comptable, a été assistée par un consultant de l’éditeur. Pourtant, la mise en ?”uvre n’était pas gagnée. La plupart des PGI sont plutôt adaptés au secteur industriel et non applicables tels quels à une entreprise de services. C’est pourquoi Aster-Cephac a travaillé un an sur les procédures et l’organisation des tâches avant d’adopter le sien. “Nous savions d’avance ce que nous voulions. Nous n’avons donc pas hésité dans le choix du paramétrage du progiciel, souligne Sylvie Baudet-Plazolles. De
plus, le produit de Lawson était capable de coller à notre activité, moyennant des développements spécifiques peu importants.”Ceux-ci concernaient surtout la réalisation des devis et le suivi de la production par étude.
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