Le logiciel myBooster.com de l’éditeur éponyme s’affiche comme une solution alternative souple aux logiciels de gestion de projets traditionnels. La version en ligne du logiciel simplifie en effet son utilisation par les intervenants internes et externes d’un projet.Une phase de personnalisation reste toutefois indispensable : nous avons commencé par représenter l’organisation d’une entreprise fictive sous forme d’arborescence. Celle-ci peut, par exemple, être composée de filiales, de divisions ou encore de zones géographiques couvertes par la société. S’ensuit la création des profils des responsables du projet.Le module d’administration permet de modifier les libellés des champs du logiciel ainsi que les options des menus déroulants. En revanche, les droits d’accès affectés aux trois profils proposés par myBooster.com (manager, utilisateur interne, utilisateur externe) ne sont pas modifiables. Par le biais de leur identifiant et de leur mot de passe, les chefs de projet accèdent à une page d’accueil personnalisée qui contient également des liens vers les différentes fonctions du logiciel, à commencer par la fonction Dossier. Chaque dossier créé correspond à la fiche signalétique d’un éventuel partenaire, qu’il s’agisse d’une entreprise cliente ou d’un prestataire.
L’intégration d’Outlook
La rubrique Interlocuteurs vient compléter la constitution des dossiers puisqu’elle consiste à renseigner des contacts pour chaque dossier. Par ailleurs, pour éviter la saisie de ces informations, le logiciel dispose d’une fonction d’import de l’agenda d’Outlook. Si besoin est, l’utilisateur peut également renseigner la rubrique Ressources qui correspond à l’ensemble des moyens mis à la disposition des entreprises pour réaliser les projets (matériels, services, compétences).Une fois ces bases constituées, un projet peut alors être lancé, en déterminant notamment le dossier qui y est associé, sa date de début et de fin, ainsi que le montant qu’il représente. La rubrique Activités (tâches) correspond aux actions concrètes à mettre en ?”uvre pour mener le projet à bien.Détail intéressant, chaque activité étant attribuée à un interlocuteur déclaré pour un dossier, il suffit de cliquer sur une icône pour déclencher l’ouverture du client de messagerie présent sur le poste, afin d’avertir l’intervenant concerné. Le chef de projet a la possibilité d’affecter des ressources à chaque activité. Plusieurs activités pouvant être affectées à un même projet, le logiciel inclut une fonction pratique de création automatique de planning : en précisant la corrélation entre différentes activités et leur date de début et de fin, l’utilisateur obtient un échéancier des tâches à accomplir.
Consolider les coûts dans un budget global
Dès la deuxième manipulation du logiciel, les espaces destinés à recevoir les informations personnalisées sont aussitôt enrichis : sur la page d’accueil de myBooster.com, les rubriques Mes Dossiers et Mes projets affichent les cinq derniers éléments manipulés par l’utilisateur. De plus, un espace Alerte Prochaines Activités prévient l’utilisateur des actions arrivant à échéance grâce à un tableau sur la page d’accueil.Outre ses fonctions de gestion de projets, le logiciel comporte aussi des fonctions de suivi comptable. L’ensemble des informations relatives aux coûts d’un projet ou encore d’une activité peuvent être consolidées au sein d’un budget prévisionnel et ensuite dans un budget réel. De même, myBooster.com permet d’éditer des devis, des factures et des bons de livraison. Et pour simplifier davantage son utilisation, le logiciel propose une rubrique d’aide à l’utilisation et un moteur de recherche pour assister l’utilisateur à tout moment.
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