Trois mois. C’est le temps que passe une entreprise chaque année à chercher ses documents, si l’on en croit une étude publiée par la société 3M. Pire : 5 à 7 % des documents émis seraient définitivement égarés tous les ans, impliquant des pertes considérables de temps et d’argent. Ces chiffres surprenants mettent surtout en exergue un problème récurrent : excepté les banques et les assurances, rares sont les entreprises qui pratiquent une véritable politique d’archivage. Pourtant, pour des raisons légales, tout document concernant les relations avec l’extérieur (factures, bulletins de paie, écritures comptables, etc.) doit être impérativement archivé. En fait, à l’ère numérique, les entreprises n’ignorent pas l’archivage – surtout après les catastrophes récentes -, mais les solutions retenues relèvent plus souvent du bricolage que d’une véritable stratégie à long terme.
Complexe à mettre en ?”uvre
“Tous nos documents légaux sont conservés mais ils restent en ligne sur notre serveur. Les documents personnels des employés, comme les mails, sont conservés une année, puis effacés”, explique le DSI d’un cabinet de statistiques, qui a tenu à rester anonyme. Première raison évoquée, l’archivage de documents (dont les formats sont forcément hétérogènes) est très complexe à mettre en ?”uvre. “Certaines entreprises vont jusqu’à conserver leurs vieilles machines pour être sûres de pouvoir relire des anciens documents dans quelques années. Pour chaque type de donnée, il faut une technologie d’archivage différente ou des applications spécifiques. C’est un fait : l’archivage doit être pensé dès le début, sinon, c’est un vrai casse-tête”, poursuit le DSI du cabinet de statistiques. Une constatation réaliste, bien que les solutions actuelles résolvent ces problèmes. “Il n’est plus nécessaire de détenir le programme qui a généré les données pour pouvoir les consulter. Les solutions ont bien évolué à ce sujet”, tempère Christian Berthet, directeur informatique de la société lyonnaise Métifiot Pneus. Celle-ci a opté pour une solution d’archivage entièrement numérique proposée par Damaris, spécialiste de la gestion électronique de documents.Quelle que soit la solution choisie, il faut tenter de finaliser un langage commun à tous les documents pour faciliter les échanges, et assurer une certaine pérennité. “Si le format d’origine du document n’est plus important, nous sommes toujours tributaires de la solution d’archivage choisie, qui peut consolider de multiples sources papiers et numériques”, souligne Jean-Paul Garnier, directeur informatique de la PME Meritor, qui a décidé aussi de faire migrer toutes ses données comptables et de production papier ou numériques vers un système d’archivage unique. “Il était temps ! Nous avions remarqué que les anciennes éditions comptables sur papier, conservées dans nos cartons, s’effaçaient au fil du temps, jusqu’à devenir illisibles ! Il fallait donc les capturer numériquement avant qu’il ne soit trop tard”, ajoute-t-il. La procédure peut être longue et donc coûteuse. “C’est en effet un investissement important. Cela dit, compte tenu du coût humain nécessaire pour gérer des documents mal archivés, on s’y retrouve. Mais, tout dépend de la volumétrie et du métier de chacun”, ajoute Christian Berthet. Pour Emmanuel Charton, ingénieur systèmes et réseaux pour le site d’e-commerce Telemarket, un investissement au coût le plus juste était primordial. “Toutes nos données doivent être disponibles 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24. Mais nous ne sommes qu’une PME, sans les moyens d’un grand compte. La solution retenue, encore jeune sur le marché, coûte 5 à 7 fois moins cher que les solutions habituelles”, explique-t-il. Telemarket a opté pour l’archivage de tous ses documents à l’aide du logiciel de sauvegarde Arkeia 5.0, sur une bibliothèque Overland avec lecteurs de bandes AIT-2, toutes les machines étant doublées pour assurer une redondance à 100 %.
L’avantage de la traçabilité
Le plus complexe demeure la prise en compte de l’existant. Difficile d’archiver une quantité de documents accumulés depuis des années. Lorsque les entreprises prennent conscience de leur besoin en archivage, elles se trouvent démunies face à la quantité d’informations à traiter. Il s’agit tout d’abord de capturer les documents, quelles que soient leurs sources (papier, numérique, scan, spool d’impression), ce qui est souvent fastidieux. “Nous recevons plus de 2 000 récépissés de transports par jour ! Nous avons décidé de n’archiver sous forme numérique que les nouveaux documents, à partir de l’instant où nous avons mis en place la solution, les plus anciens restant conservés sur papier”, souligne Marc Joubert, directeur informatique de la société stéphanoise Rivoire Transports (membre du groupe Ziegler). Pour d’autres, la procédure est un peu différente. “La majorité de nos documents était sauvegardée sous forme numérique, mais sans solution centralisée. Nous avions donc de nombreux formats différents : DAT, LTO, 8 mm, etc., et nous avions une quantité importante d’OS, de solutions matérielles et logicielles. Cela devenait trop lourd à gérer”, souligne Emmanuel Charton. L’objectif était donc de trouver une solution unique et centralisée. “Désormais, nous n’avons qu’un seul type de licence à gérer, un seul type de support, un seul média à maîtriser et à adminis-trer. Notre solution actuelle d’archivage nous a offert un gain de productivité important”, ajoute-t-il. C’est en effet l’un des avantages qui pousse finalement les entreprises à sauter le pas. “Nous avons une solution légère, facile à paramétrer, avec indexation par le contenu et des temps d’accès à des documents sécurisés réduits. La traçabilité est aussi intéressante : nous pouvons suivre l’historique des données informatiques contenues dans les documents depuis leur création”, conclut Jean-Paul Garnier.
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