Des logiciels de gestion du temps de travail, de la paye ou du recrutement aux solutions globales, qui couvrent la fonction ressources humaines (RH) dans son ensemble, l’offre d’outils a explosé ces dernières années. Au point qu’opérer un choix est devenu un vrai casse-tête pour les entreprises qui, toutes, revoient progressivement leur système d’information. Premier critère à prendre en considération : la stratégie de l’entreprise. “ Le drh n’est pas un simple fonctionnel mais un acteur qui doit connaître parfaitement la société et ses perspectives de développement à long terme pour éviter un choix réducteur, insiste Yves Pellan, directeur de l’activité Système d’information RH de CCMX, éditeur et intégrateur de systèmes d’information de gestion pour entreprises. Ainsi, une société amenée à redéployer fréquemment ses activités, ouvrant régulièrement des établissements, ne doit pas choisir une solution trop fermée.“
Revoir les pratiques
L’autre priorité est de bien identifier ses besoins et de revoir, pour partie, les processus ou les pratiques RH. “L’an dernier, nous avons voulu un outil plus moderne, car l’ancien était géré par les informaticiens, et nous avons souhaité que le personnel des ressources humaines puisse être maître de son paramétrage, observe Martine Coillot, responsable de la paye et de l’administration du personnel au Laboratoire français du fractionnement et des biotechnologies. Un chef de projet de CCMX a remis à plat notre système de paye et formé pendant trois jours nos techniciens aux nouvelles méthodes de travail “. Le meilleur moyen d’éviter les écueils dans le choix de ses outils, est de mettre sur pied une équipe dédiée au projet, dès le départ. “Pour mobiliser les collaborateurs, il faut leur montrer ce qu’ils ont à y gagner : moins de travail rébarbatif, plus de temps à consacrer à d’autres projets, explique Thierry de Beyssac, directeur général d’Hewitt Associates France, un cabinet de conseil en management. Il raconte qu'”un grand groupe de distribution a même attribué une prime collective ?” 20 % du salaire ?” aux collaborateurs impliqués dans le projet d’intégration d’un système d’information en ressources humaines.” D’autres catégories de critères entrent en jeu, à commencer par la pérennité de l’éditeur. Avant d’opter pour la solution de gestion de candidatures de l’éditeur WCN, la banque britannique Abbey National a contacté quatorze clients et recueilli leurs témoignages sur la robustesse et l’adaptabilité de l’outil… Pour Benoît Grigaut, responsable de l’activité France de WCN, “l’entreprise doit aussi s’assurer que l’éditeur a une équipe capable de prendre en charge la mise en ?”uvre, le soutien et les constantes évolutions de la solution. Elle doit tenir compte aussi de la sécurité. Par exemple, les données enregistrées dans la base ne doivent être visibles que par l’employeur, et le candidat ne doit pas pouvoir modifier le CV d’un autre candidat; C’est le minimum “.
Facteurs humains
Mais trop souvent, les entreprises négligent les facteurs culturels et humains, au risque de voir leur système informatique, très sophistiqué, inutilisé. “On ne met pas n’importe quel système d’information dans n’importe quelle entreprise, insiste Simon Elkael, PDG d’Aderhis, spécialisée dans la GRH et les systèmes d’information. Nous avons ainsi conseillé au service des ressources humaines de la Banque de France d’opter pour une solution qui demandait peut-être plus de paramétrage mais qui était la plus adaptée à leur culture et leurs procédures internes “. Le choix d’un outil n’est donc pas une mince affaire, et soigner la phase préparatoire à sa sélection, c’est indubitablement gagner en temps et en efficacité…
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