“Lorsque la direction financière a exprimé le besoin d’améliorer le suivi du recouvrement, nous avons immédiatement étudié les possibilités de notre PGI, SAP R/3. Rapidement, nous nous sommes aperçus que les paramétrages et les développements nécessaires seraient très coûteux et très longs pour un résultat inadapté”, relate Roland Debekker, responsable des applications de gestion financière et administrative d’Alcatel ETCA, la PME belge filiale d’Alcatel ASPI. Parmi les fonctions qui n’auraient pu être développées dans SAP R/3, un reporting fin figure en première place. “Il nous manquait aussi la gestion des actions nécessaires au recouvrement d’une créance”, note le responsable.
Une interface idéale avec le PGI
Le coût d’un tel développement est estimé à 40 000 euros et il nécessite deux mois de travail pour deux personnes. Rapidement, les logiciels spécialisés apparaissent donc mieux adaptés. Parmi eux, Coveris d’Essential Software répond à toutes les fonctions nécessaires à la direction financière : reporting fin, gestion des actions, partage des informations, etc. Mais surtout, il présente des fonctions d’import-export assurant une interface idéale avec SAP R/3. “Les fichiers sont extraits et transformés en fichiers plats pour être importés dans Coveris. Grâce aux champs que nous avons définis dans ce dernier, nous retrouvons facilement nos données”, poursuit Roland Debekker. L’interface d’extraction des données de SAP a été réalisée par Alcatel ETCA. Les extractions sont automatisées selon un calendrier. Les données sont stockées dans un dossier partagé, puis récupérées et exécutées automatiquement par Coveris. Pour le suivi de la gestion des actions par d’autres employés que le service de recouvrement, comme les responsables de comptes, les données sont extraites de Coveris et transformées au format CSV compatible avec Excel. Ces fichiers sont modifiés par les responsables de comptes et régulièrement “réinjectés” dans Coveris pour assurer la cohérence des informations.
Des bénéfices financiers et fonctionnels
Autre condition sine qua non pour l’adoption de Coveris : son fonctionnement en mode client-serveur. Il a donc été installé sur un serveur ProLiant de Compaq qui utilise Windows NT. “Cette installation s’est déroulée sans souci. Le conseil que je donnerais est d’équiper l’utilisateur final d’un écran de 17 pouces, voire de 19 pouces, pour faciliter la lecture des données”, relève Roland Debekker. L’achat et l’installation de Coveris ont coûté 8 000 euros ht environ, contre 40 000 euros ht pour un développement de SAP. “Ajoutons à ces bénéfices financiers, les bénéfices fonctionnels que nous offre Coveris. Il est spécialisé dans le recouvrement, contrairement aux développements que nous aurions pu faire à partir de SAP. Nos utilisateurs disposent de fonctions de publipostage, de relevé de comptes automatiques, etc. Ce qui prenait quatre à six heures s’effectue désormais en trente minutes”, se félicite Roland Debekker.
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