Un projet de gestion de la connaissance doit être géré comme un projet informatique et suivre une méthodologie dont la majeure partie est plus organisationnelle que technique.
Ce n’est pas parce qu’on parle de gestion de la connaissance que l’expérience acquise par les entreprises en matière de gestion de projet n’est pas applicable, souligne Jean-Bernard Stacchini, directeur du marketing de Knowledge Management de Lotus. Or, beaucoup d’entreprises abordent le projet en oubliant précisément qu’il s’agit d’un projet.”De ce constat sont nées des méthodologies de déploiement d’une application de gestion de la connaissance chez les grandes SSII ou les éditeurs de logiciels. Globalement, elles reprennent les mêmes étapes : définition des objectifs, identification des gisements d’information et classement, élaboration des profils des utilisateurs et enfin, choix de l’infrastructure technique.
Un projet à mener en quatre temps
La première étape permet de définir le périmètre de l’application et les personnes concernées. Un projet de gestion de la connaissance doit répondre à des objectifs métier précis, qu’il s’agisse d’améliorer la production d’un produit ou de formaliser un savoir, avant un départ à la retraite par exemple. Ensuite, il s’agit d’identifier les sources d’informations existantes dans l’entreprise. Celles-ci peuvent être explicites (documents bureautiques, vidéos, bases de données) ou implicites (connaissances non formalisées, souvent dans la tête des gens). Tout ce qui est explicite entre dans le cadre de l’intégration technique, l’implicite demande en revanche un audit de la société afin de localiser les individus susceptibles d’apporter leur expertise. Une fois les sources classées, les besoins en information de chaque individu doivent être recensés. En procédant à un audit, l’entreprise peut élaborer des profils types. Stockés dans un serveur d’annuaires, ils permettent d’automatiser la diffusion d’informations personnalisées ou la rétention de certaines informations sensibles ne devant pas être divulguées à certains types de profils. Enfin, et seulement une fois ces étapes franchies, l’entreprise peut procéder au choix des outils de classification et de publication des informations, des mécanismes de diffusion, des formulaires à créer pour alimenter le système, etc. Cette dernière phase comprend aussi la création d’une cellule d’accompagnement du changement, chargée à la fois de préparer le terrain du côté des utilisateurs et de créer l’animation indispensable à la réussite du projet.
