Microsoft a doté sa suite de trois aides. Le Sommaire ? Adapté aux débutants. La Recherche libre ? Pour les experts. Et l’Index ? Pas pratique !
Qui ne connaît pas le Compagnon Office, ce fameux trombone baptisé Trombine (mais remplaçable par un chat ou une bille de clown), qui s’affiche à l’écran au démarrage des applications Office ? Son rôle est d’émettre des suggestions et de répondre aux questions qui lui sont posées. Son complément, le menu d’aide symbolisé par un point d’interrogation, propose trois onglets donnant accès à trois méthodes de recherche différentes : sommaire, index et recherche ou aide intuitive (le terme varie selon les versions).Ces trois méthodes renvoient à la même base d’informations : des pages d’aide, caractérisées par leur titre et reliées éventuellement entre elles par des liens hypertextes. Elles apparaissent dans le sommaire sous différents chapitres et sous-chapitres, symbolisés par des livres. Les mots clés qui y figurent sont présents dans l’index : saisir un mot clé appelle la ou les pages dans lesquelles celui-ci est présent. Enfin, la fonction Recherche permet de formuler la phrase de votre choix. Un moteur y pioche les mots utiles et propose les pages correspondantes.Ce principe de recherche à trois volets existe dans toutes les versions d’Office depuis plusieurs années. La dernière version, Office XP , ne faillit pas à la règle commune mais lui apporte un complément intéressant : il s’agit de la zone “Tapez une question” qui figure dans la barre de menus et permet d’accéder rapidement à l’aide depuis son interface de travail, comme si la fonction Recherche s’était dédoublée pour apparaître à deux niveaux différents du logiciel.Evidemment, les trois solutions ne se valent pas. L’Index est vraiment la moins pratique. D’abord parce qu’il vous impose de connaître précisément ce que vous cherchez et d’employer les termes adéquats, mais aussi et surtout parce que des mots qui devraient logiquement s’y trouver en sont absents : “étiquettes” dans Word ou “consolidation” dans Excel, par exemple. Reste à choisir entre le sommaire et la recherche libre.Plusieurs critères entrent en ligne de compte. Le premier concerne les compétences de l’utilisateur. Le néophyte aura intérêt à privilégier la démarche pas à pas du sommaire, qui lui permet d’apprendre le fonctionnement de son logiciel. L’utilisateur un peu plus expérimenté pourra aussi trouver dans le sommaire des explications pour effectuer dans le détail des tâches qui lui semble complexes. En revanche, la personne experte préférera aller directement dans la recherche libre pour se perfectionner sur tel ou tel sujet.
L’ordre des mots à son importance
Le deuxième critère à prendre en compte est celui de la pertinence des réponses trouvées. Lorsque l’utilisateur passe par le Sommaire, il n’obtient qu’une seule page d’aide. Lorsqu’il effectue une recherche libre, il peut se voir proposer une, dix, voire vingt pages de réponses.Selon Microsoft, les réponses sont affichées par ordre décroissant de pertinence. Dans la réalité, cela dépend aussi de la manière dont l’utilisateur a formulé sa question puisque l’ordre des mots a son importance.
