Peut-être 6 000, peut-être 7 000, voire 8 000 salariés… à quelques milliers près, personne ne connaît le chiffre exact ! C’est en partie pour compter ses troupes que le groupe Envergure déploie un intranet de gestion des ressources humaines sur son réseau français d’hôtels et d’hôtels-restaurants. En partie seulement, car la solution a bien d’autres objectifs. Dans le même temps, en effet, elle doit diviser quasiment par deux le coût de réalisation du bulletin de paie et devenir un outil de planification et d’optimisation de l’activité des salariés, dans le cadre de la réduction et de l’annualisation du temps de travail.Comme le résume Christine de Gouvion Saint-Cyr, DGA en charge des ressources humaines, de l’information et des services généraux du groupe Envergure : “Dans un même mouvement, nous centralisons et décentralisons la gestion du personnel. Grâce à l’intranet, nous avons une vision nette et globale de notre effectif salarié, ce qui nous permet de mettre sur pied et de maîtriser une véritable politique sociale, tandis que chaque directeur d’hôtel devient un acteur professionnel dans la gestion de son équipe. Le tout offrant une modélisation de notre processus d’administration du personnel.”Depuis le rachat d’Hôtels & Compagnie (juin 1999), le groupe Envergure gère, pour son compte et pour celui d’investisseurs privés, un parc hôtelier de plus de 600 unités, dont certaines sont franchisées. Son réseau national est organisé autour des enseignes Bleu marine, Balladins, Campanile, Clarine, Climat de France, Côte à côte, Kyriad, Nuit d’hôtel et Première classe. Les sites emploient de 4 à plus de 50 personnes.Dans cette configuration géographiquement et structurellement hétérogène, la réalisation d’un intranet s’est rapidement imposée. D’autant que la plupart des établissements étaient déjà reliés à un réseau privé Cegetel. À terme, ils le seront tous.
Une solution sur mesure de la gestion des ressources humaines
Mais encore fallait-il trouver un outil de gestion répondant aux besoins du groupe et apte à convaincre les responsables d’unités du bienfait de son utilisation. Un ralliement rendu indispensable depuis la signature, en janvier 2001, d’un accord portant sur la réduction et l’annualisation du temps de travail. La base hebdomadaire devant atteindre 35 heures en 2004 sans augmentation de la masse salariale. Dans ce contexte de gain de productivité et de nécessaire polyvalence, Envergure a retenu la solution de RH conçue par Sopra Group, qu’elle utilisait déjà partiellement.Pléiade, c’est son nom, propose plusieurs modules de gestion, dont ceux de la paie et de la gestion des temps et activités (GTA) (ou PTA pour Pléiades temps et activités). “La gageure, confie Xavier Guery, directeur d’agence de la division Solutions RH chez Sopra, était de fournir un outil de gestion RH, à l’origine créé pour des professionnels, qui serait exploité par des non-professionnels. On a réalisé du sur mesure.” De fait, l’interface utilisateur a été revue et simplifiée. “Dans son esprit comme dans sa concrétisation, ce projet s’apparente à une intégration. Nous avons adapté notre produit aux besoins réels du groupe : spécificités du secteur et capacités des utilisateurs.”
La chasse au temps mort est ouverte
Une fois les données administratives d’identification du salarié enregistrées dans la partie paie (un serveur est dédié à cette application), le gestionnaire travaille, via son terminal connecté au serveur web, sur le module GTA, abrité par un serveur dédié. Grâce à lui, il planifie, quasiment en temps réel, l’emploi du temps de chaque collaborateur. Le croisement des informations génère des supports de gestion globaux ou individuels (planning, graphique, etc.).L’utilisateur visualise ainsi l’état de ses services et optimise la présence de son personnel en le rendant, s’il le faut, polyvalent. Une balance cumulée indique la situation horaire de chaque personne, ce qui permet des ajustements en rapport avec l’annualisation du temps de travail. Afin de respecter au mieux la législation du travail, les concepteurs ont adjoint à la solution une assistance en ligne.Lorsqu’une anomalie survient, une boîte de dialogue la signale (non-respect des jours de repos, de la durée quotidienne de travail…). À cette étape, les informations sont prévisionnelles. Une fois les heures effectuées et les événements (maladie, congés, absence du salarié) enregistrés, une mise à jour entre les serveurs GTA et paie produit le bulletin de salaire. Lorsque les unités sont équipées de badgeuses, les informations remontent automatiquement.Auparavant, ces indications étaient fournies par téléphone ou par télécopie au cabinet comptable de l’unité qui établissait les bulletins de salaire. Si son intervention est encore nécessaire, son rôle s’est réduit, avec pour effet une diminution du coût de réalisation de chaque bulletin. De 17,53 ?, il devrait passer à 9,51 ?, une économie considérable, même si cette différence est calculée sur la base de 8 000 personnes.
Vers une réelle autonomie de gestion
“Avec l’intranet, il y a un avant et un après ! explique Céline Allau, directrice du Campanile de Fontenay-Trésigny (Seine-et-Marne). C’est l’outil que l’on attendait. Au quotidien, cela représente moins de paperasse et plus de rapidité. Et les perspectives sont encore plus intéressantes. À terme, nous pourrons éditer les fiches de paie, les contrats de travail, les documents Assedic pour les CDD…, sans aide du cabinet comptable et, par conséquent, nous n’aurons plus à le rétribuer.”Lancé en juin 2001, l’intranet ne couvre, pour l’heure, qu’une petite partie des établissements, mais d’ici au printemps prochain il sera totalement déployé.Pour Envergure, ce délai est nécessaire à la formation des utilisateurs et à la reprise de l’historique de chaque dossier. Sopra, quant à lui, mettra cette période à profit pour finaliser de nouvelles fonctions et optimiser les temps de réponse. Bref, ce n’est pas le moment de s’endormir…
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